Ako vložiť polia hromadnej korešpondencie v Office 2016

Ak zlučujete zoznamy pošty v balíku Microsoft Office 2016, budete musieť vložiť polia tam, kde chcete, aby bolo prispôsobenie. Najprv správne umiestnite bod vloženia:

• V prípade písmen kliknite na miesto, kde sa má zobraziť zlučovací kód. Budete chcieť meno a adresu príjemcu v hornej časti dokumentu, hneď pod dátumom. Môžete tiež chcieť pozdrav ako (Milé meno ). Možno budete chcieť aj iné prispôsobenie, ako napríklad uvedenie mesta alebo štátu danej osoby v odseku tela.

• V prípade e-mailových správ kliknite na miesto, kde sa má zobraziť prvý kúsok prispôsobenia. V e-mailových správach nie je obvyklé umiestnenie prispôsobených údajov, ako je to v prípade obchodného listu.

• V prípade obálok umiestnite kurzor do prázdneho textového poľa v strede štítku.

• V prípade štítkov umiestnite kurzor do pravej hornej bunky tabuľky. Ak tabuľku nevidíte, vyberte Rozloženie nástrojov tabuľky → Zobraziť mriežku.

• V prípade adresára kliknite na miesto, kde sa má zobraziť zlučovací kód. Ak chcete, aby sa medzi záznamami objavil nejaký oddeľovač, vytvorte ho (napríklad vodorovnú čiaru alebo prázdny riadok) a potom presuňte kurzor nad tento oddeľovač.

Po umiestnení kurzora ste pripravení vložiť zlučovací kód. Na zjednodušenie procesu vkladania polí Word ponúka dva špeciálne zlučovacie kódy, ktoré môžete použiť:

• Blok adresy vloží všetky polia potrebné na vytvorenie správne naformátovaného bloku adresy vrátane medzier a zalomení odsekov medzi nimi, asi takto:

  Amy Jones
  3855 W. Main St.
  Arcadia, IN 46958

• V riadku pozdravu sa vloží pozdrav, ako napríklad Vážení, za ktorým nasleduje meno príjemcu. Keď vložíte riadok s pozdravom, môžete si vybrať, či chcete použiť ich krstné meno, priezvisko alebo oboje. Môže to vyzerať nejako takto:

  Vážená pani Jonesová:

  Môžete tiež vložiť jednotlivé zlučovacie polia. Môžete napríklad spomenúť mesto danej osoby v odseku, ako je tento:

  Do 30. júna naša predajňa v Indianapolise ponúka zľavu 20 % na všetky výpredajové položky.

Vložte blok adresy

Ak chcete vložiť blok adresy (napríklad na obálku, štítok alebo na vrch listu), postupujte takto:

Na karte Korešpondencia kliknite na položku Blokovanie adresy.

Vyberte formát, v ktorom sa má zobraziť meno osoby.

Ak nechcete, aby sa zobrazoval názov spoločnosti (ak existuje), začiarknite políčko Vložiť názov spoločnosti.

Zadajte, ako sa majú zobrazovať adresy mimo predvolenej krajiny.

Skontrolujte ukážku a uistite sa, že blok adresy sa zobrazuje podľa očakávania.

Ak ukážka adresy nevyzerá správne, kliknite na položku Priradiť polia a pomocou zobrazeného dialógového okna porovnajte polia zo súboru s údajmi o zlúčení s poľami použitými pre blok adresy.

Kliknutím na OK vložte kód.

Zadajte možnosti pre blok adresy.

Kód bloku adresy sa v dokumente zobrazí s dvojitými lomenými zátvorkami, napríklad takto: >.

Opravte problém s medzerami v blokoch adries

Jeden problém s predvoleným blokom adries je, že medzi riadkami necháva príliš veľa vertikálneho priestoru kvôli predvolenému rozstupu medzi odsekmi. (Každý riadok bloku adresy je samostatný odsek.) Ak si to chcete pozrieť sami, vyberte Korešpondenciu → Ukážka výsledkov. Opakovaním tohto príkazu vypnete náhľad.

Ak chcete problém vyriešiť, postupujte podľa týchto krokov:

Vyberte kód >.

Na karte Domov kliknutím na tlačidlo Medzery medzi riadkami a odsekmi otvorte jej ponuku.

Kliknite na položku Odstrániť medzeru za odsekom.

Odstráňte nadbytočnú medzeru za odsekmi v bloku adresy.

Vložte riadok s pozdravom

Ak chcete vložiť riadok s pozdravom, postupujte takto:

Na karte Korešpondencia kliknite na položku Riadok s pozdravom.

Pomocou rozbaľovacích zoznamov v časti Formát riadku pozdravu zadajte, ako bude pozdrav vyzerať.

Zadajte uvítací riadok pre neplatné mená príjemcov (napríklad záznam, v ktorom nebolo zadané žiadne meno príjemcu).

Skontrolujte oblasť náhľadu, aby ste sa uistili, že riadok pozdravu je taký, aký chcete.

• Kliknutím na tlačidlo Ďalej môžete prechádzať všetkými záznamami a kontrolovať každý z nich.

• Ak sa polia nezhodujú, kliknite na položku Porovnať polia a zadajte, ktoré polia zo zoznamu údajov majú byť zahrnuté do pozdravu.

Kliknite na tlačidlo OK.

Zadajte nastavenia pre uvítací riadok.

Vložte jednotlivé zlučovacie pole

Ak chcete vložiť samostatné pole, postupujte takto:

Na karte Korešpondencia kliknite na šípku na tlačidle Vložiť zlučovacie pole, čím sa otvorí ponuka.

Kliknite na požadované pole, ktoré chcete vložiť.

Vyberte jednotlivé pole, ktoré chcete vložiť.

Tu je alternatívna metóda. Kliknutím na prednú stranu tlačidla Vložiť zlučovacie pole (grafická časť, nie text a šípka pod ním) otvoríte dialógové okno Vložiť zlučovacie pole. Odtiaľ si môžete vybrať pole a kliknúť na Vložiť.