Ako udržať odpadky mimo vašej databázy Accessu

Ak sú údaje, ktoré prechádzajú do vašej databázy prostredníctvom tabuliek a formulárov, odpadky, potom akýkoľvek výstup alebo analýza, ktorú vykonáte s dotazmi a zostavami, vám tiež prinesie odpad. Našťastie Access ponúka množstvo nástrojov, ktoré vám pomôžu uistiť sa, že údaje, ktoré sa dostanú do každého poľa, sú údaje, ktoré sa do tohto poľa dostanú. Mnoho nástrojov na zamedzenie odpadu nájdete v zobrazení Návrh tabuľky:

• Typ údajov : Použite správny typ údajov, aby ste zabránili zadávaniu údajov nesprávneho typu.

• Veľkosť poľa: Obmedzuje počet znakov. Ak napríklad viete, že pole by nikdy nemalo presiahnuť štyri znaky, nastavte veľkosť poľa na 4 znaky.

• Formát: Zabezpečuje správny vzhľad údajov. Môžete napríklad zmeniť text na veľké alebo malé písmená. Vstupné masky napríklad pracujú s vlastnosťou poľa Formát.

• Input Mask : Vstupná maska obmedzuje poskytovanie informácií v oblasti určením, aké znaky môžete zadať. Vstupnú masku použite, keď viete, akú formu majú mať údaje – napríklad ak má číslo objednávky dve písmená, za ktorými nasledujú štyri číslice. Telefónne čísla a PSČ sú ďalšími príkladmi polí, v ktorých sú užitočné vstupné masky.

• Predvolená hodnota : Definuje hodnotu, ktorá sa zobrazí predvolene, ak nie je zadaná žiadna iná hodnota. Predvolená hodnota sa zobrazí v poli, kým nezadáte inú hodnotu.

• Pravidlo overenia poľa alebo záznamu : Pravidlo, ktoré musia údaje prejsť pred ich zadaním. Táto vlastnosť funguje s pravidlom vlastnosti Validačný text.

• Povinné : Určuje, že pole musí mať hodnotu, aby ste mohli uložiť záznam. Keď nezadáte žiadnu hodnotu, Access po stlačení klávesu Tab alebo Enter nevytvorí nový záznam a tlačidlo Nový záznam bude sivé.

• Povoliť nulovú dĺžku : Určuje, či je povolená položka s nulovou dĺžkou, ako napríklad „“ (úvodzovky bez medzier medzi nimi) (len pre polia Text, Memo a Hyperlink). Pole s nulovou dĺžkou vám umožňuje rozlišovať medzi informáciami, ktoré neexistujú, a hodnotou null (prázdne), ktorá je neznáma alebo nebola zadaná. Keď je táto možnosť nastavená, povoľuje reťazec nulovej dĺžky v povinnom poli. Možno budete chcieť použiť vstupnú masku, aby pole s nulovou dĺžkou vyzeralo inak ako nulová hodnota, keď sú obe povolené.

• Indexované: Keď sa rozhodnete indexovať pole, môžete určiť, že v poli nie sú povolené žiadne duplicitné hodnoty. Táto vlastnosť je dostupná aj zo zobrazenia údajového hárka – je to začiarkavacie políčko na karte údajový hárok na páse s nástrojmi.

• Vyhľadávacie polia : Umožňuje používateľovi vybrať hodnotu pre pole, ktoré je uložené v inom poli. To eliminuje veľa preklepov a štandardizuje možnosti pre pole. Na vytvorenie vyhľadávacieho poľa použite Sprievodcu vyhľadávaním.