Ako triediť údaje v Accesse 2016

Veľmi málo databáz programu Access je usporiadaných do pekných, pohodlných abecedných zoznamov. Svoje záznamy nezadávate podľa abecedy; zadáte ich v poradí, v akom vám prídu. Čo teda robiť, keď práve teraz potrebujete zoznam produktov v poradí podľa čísla produktu alebo zoznam adries v poradí podľa PSČ?

Triedenie podľa jedného poľa

Riešenie spočíva v príkazoch na triedenie, ktoré sa neuveriteľne ľahko používajú. Príkazy zoradenia sú na karte Domov na páse s nástrojmi v časti Zoradiť a filtrovať. Dve tlačidlá (Vzostupne a Zostupne) plnia svoju úlohu celkom dobre:

• Zoradiť vzostupne zoradí vaše záznamy zhora nadol:

  • Záznamy začínajúce na A sú na začiatku a záznamy, ktoré začínajú na Z, sú na konci.

  • Ak vaše pole obsahuje číselné údaje (či už ide o skutočné čísla alebo polia s krátkym textom, v ktorých sú uložené PSČ, alebo v poliach meny, v ktorých sú uložené ceny), zoradenie Vzostupne ich zoradí od najnižšieho čísla po najvyššie.

• Sort Descending zoradí vaše záznamy zdola nahor:

  • Záznamy, ktoré začínajú na Z, sú navrchu a záznamy, ktoré začínajú na A, sú na konci zoznamu.

  • Ak vaše pole obsahuje číselné údaje, zostupné zoradenie zoradí záznamy od najvyššieho čísla po najnižšie.

Ak po zoradení vo vzostupnom alebo zostupnom poradí chcete vrátiť veci tak, ako boli – v poradí tesne pred kliknutím na niektoré z týchto tlačidiel – kliknite na tlačidlo Odstrániť zoradiť, ktoré sa nachádza hneď pod tlačidlami Vzostupne a Zostupne v ponuke Zoradiť a Skupina filtrov.

Triedenie na viac ako jednom poli

Čo ak chcete triediť podľa viacerých polí – napríklad podľa PSČ, a potom v rámci tohto triedenia chcete, aby sa všetci ľudia s rovnakým PSČ zobrazovali v poradí podľa priezviska? Alebo možno chcete zoradiť všetkých svojich zákazníkov podľa poľa Stav a potom v rámci každej skupiny zákazníkov, ktorú vytvoríte, zoradiť podľa aktuálneho zostatku? Na vnorenie jedného druhu do druhého budete musieť použiť nasledujúce kroky.

Môžete triediť podľa viacerých stĺpcov naraz takto:

Kliknite na hlavičku prvého stĺpca, podľa ktorého ho chcete zoradiť.

Celý stĺpec je zvýraznený.

Podržte stlačený kláves Shift a kliknite na hlavičku posledného stĺpca, podľa ktorého chcete zoradiť.

Všetky stĺpce od prvého po posledný sú zvýraznené.

Vyberte buď Zoradiť vzostupne alebo Zoradiť zostupne.

Triedenie sa vždy vykonáva zľava doprava.

Inými slovami, nemôžete triediť podľa obsahu štvrtého stĺpca av rámci toho podľa obsahu tretieho stĺpca.

Pri práci s číslami v textovom poli má triedenie svoju zvláštnosť. Pri triedení poľa, v ktorom sú čísla zmiešané s medzerami a písmenami (napríklad adresy), Access zoradí čísla tak, ako keby to boli písmená, nie čísla. Toto správanie znamená, že Access umiestni (povedzme) „1065 W. Orange Street“ pred „129 Mulberry Street“. (Vďaka zvláštnemu spôsobu, akým váš počítač triedi informácie, je 0 na druhej pozícii 1065 pred 2 na druhej pozícii 129.)