Ako spustiť Sprievodcu zostavou v Accesse 2016

Sprievodca zostavou vyžaduje od vás niekoľko rozhodnutí viac ako nástroj na vytváranie prehľadov, ale je flexibilnejší ako okamžitý nástroj na vytváranie prehľadov. Tu to je:

V okne databázy kliknite na kartu Vytvoriť na páse s nástrojmi a potom kliknite na tlačidlo Sprievodca zostavou. (Nachádza sa priamo na karte v časti Prehľady.)

Zobrazí sa dialógové okno Sprievodca zostavou so zoznamom všetkých polí v aktívnej tabuľke. Nájdete tu aj rozbaľovací zoznam, z ktorého si môžete vybrať ďalšie tabuľky a dotazy, a dva stĺpce Vybrané a Dostupné polia, pomocou ktorých určíte, ktoré polia z vybratých tabuliek sa použijú vo vašej zostave.

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Tabuľky/Dotazy vyberte tabuľku, s ktorou chcete začať.

Polia z tabuľky, ktorú vyberiete, sa zobrazia v poli Dostupné polia.

Pridajte polia do zostavy tak, že na ne dvakrát kliknete v poli Dostupné polia.

Dvojitým kliknutím pridáte polia do poľa Vybrané polia a stanú sa súčasťou zostavy. Môžete tiež kliknúť na pole raz a potom kliknúť na tlačidlo so symbolom >.

Opakujte kroky 2 a 3 pre každú tabuľku a/alebo dotaz v databáze, ktorý chcete zahrnúť do zostavy. Kliknutím na Ďalej prejdete na ďalšiu stránku Sprievodcu zostavou; potom znova kliknite na Ďalej.

Ak budete chcieť kedykoľvek pridať všetky polia v danej tabuľke alebo dotaze, stačí kliknúť na tlačidlo >> a pridať všetky dostupné polia do zoznamu Vybrané polia.

Dvojitým kliknutím na Ďalej obídete otázky na zoskupovanie, ktoré sú pre jednoduchú správu často zbytočné.

Zvoľte si poradie zoradenia prehľadu – zvyčajne zoraďte podľa poľa, ktoré ľudia použijú na vyhľadávanie informácií v prehľade. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

Ak napríklad vaša zostava dokumentuje zoznam zamestnancov, dobrou voľbou môže byť Priezvisko. Prehľad o predaji produktov by bol užitočný v poradí podľa čísla produktu alebo názvu produktu. Môžete zoradiť podľa viac ako jedného poľa, pričom vyberiete až štyri polia, podľa ktorých sa má zoradiť, a buď vzostupne alebo zostupne pre poradie zoradenia v každom poli.

Ďalej, ak ste vybrali polia z viac ako jednej tabuľky, budete vyzvaní, aby ste si vybrali, ako ich chcete zobraziť.

To v podstate naznačuje, ktorá tabuľka je dominantná alebo hlavná tabuľka pre zostavu. V prípade ukážky tu vyberte Udalosti, čo je predvolené nastavenie, pretože je to tabuľka, z ktorej ste vybrali prvé polia prehľadu.

Ďalší krok, ktorý sa zobrazí, ak ste zahrnuli polia z viac ako jednej tabuľky, je uvedený nižšie.

V tomto kroku si vyberiete, ako budete zoskupovať záznamy prehľadu. Tu je vybratý EventType, takže všetky kolekcie sú spolu, potom Vzdelávanie a potom Fundraising v tomto poradí. Ak chcete použiť zoskupenie, kliknite na názov poľa v poli vľavo a potom kliknite na šípku ukazujúcu doprava. Tým sa vybrané pole umiestni namodro nad ostatné polia zahrnuté v zostave.

Vyberte rozloženie a orientáciu z dvoch sád prepínačov a kliknite na Ďalej.

Možnosti rozloženia (tabuľkové alebo stĺpcové) sú jednoduché – buď chcete svoj prehľad vidieť ako zoznam (tabuľkový) alebo v sekciách (stĺpcový), v ktorých sa každý záznam zobrazuje samostatne v sekcii. Zarovnané je podobné ako tabuľkové, ale zoskupuje polia do akejsi naukladanej spleti.

Rozhodnutia o orientácii (na výšku alebo na šírku) sú vo všeobecnosti jednoduchšie, ak si správu predstavíte v hlave – je tam viac polí, ako sa zmestí na hárok papiera so šírkou 8,5 palca? Ak áno, vyberte možnosť Na šírku, aby ste si dali 11 palcov papiera (alebo 10 palcov, aby ste mali čo najmenší okraj), na ktorých sa budú zobrazovať vaše polia.

Kliknite na tlačidlo Ďalej.

V tomto ďalšom kroku sprievodcu sa teraz zobrazí predvolený názov pre váš prehľad.

Pomenujte svoj prehľad.

Zadajte názov do dlhého poľa v hornej časti dialógového okna. V tomto bode sa tiež musíte rozhodnúť, ako veci dokončiť – pomocou ukážky zostavy alebo skokom priamo do zobrazenia návrhu, aby ste vykonali ďalšie zmeny vo vzhľade a obsahu zostavy. Nateraz vyberte možnosť Ukážka zostavy, čo je predvolené nastavenie.

Po kliknutí na tlačidlo Dokončiť sa správa zobrazí v okne s ukážkou, v ktorom si ju môžete vytlačiť alebo uložiť pre budúce použitie. (Stlačte Ctrl+S alebo kliknite na tlačidlo Uložiť a po zobrazení výzvy pomenujte prehľad, aby ste sa postarali o sporenie.)

Po uložení – alebo ak ho nepotrebujete uložiť alebo pokračovať v prezeraní – ho môžete zavrieť kliknutím pravým tlačidlom myši na záložku zostavy a výberom možnosti Zavrieť z kontextovej ponuky. Ak vykonáte ďalšie zmeny a nezvolili ste uloženie, zobrazí sa otázka, či chcete zavrieť bez uloženia.

Samozrejme, pravdepodobne budete chcieť vykonať zmeny v prehľade, ako je napríklad zmena šírky stĺpcov, kde sa informácie orezávajú, ako sú názvy polí (pozrite si štítky FundsNeeded a FundsRaised) a ich údaje (pozri štítok a údaje EventDate). , ako je ukázané nižšie. Toto sa vykonáva buď v zobrazení Návrh alebo Rozloženie, a ak chcete prepnúť na jedno zobrazenie, kliknite pravým tlačidlom myši na kartu zostavy a z kontextového okna vyberte zobrazenie, v ktorom chcete pracovať.