V okne databázy kliknite na kartu Vytvoriť na páse s nástrojmi a potom kliknite na tlačidlo Sprievodca zostavou. (Nachádza sa priamo na karte v časti Prehľady.)
Zobrazí sa dialógové okno Sprievodca zostavou so zoznamom všetkých polí v aktívnej tabuľke. Nájdete tu aj rozbaľovací zoznam, z ktorého si môžete vybrať ďalšie tabuľky a dotazy, a dva stĺpce Vybrané a Dostupné polia, pomocou ktorých určíte, ktoré polia z vybratých tabuliek sa použijú vo vašej zostave.
Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Tabuľky/Dotazy vyberte tabuľku, s ktorou chcete začať.
Polia z tabuľky, ktorú vyberiete, sa zobrazia v poli Dostupné polia.
Pridajte polia do zostavy tak, že na ne dvakrát kliknete v poli Dostupné polia.
Dvojitým kliknutím pridáte polia do poľa Vybrané polia a stanú sa súčasťou zostavy. Môžete tiež kliknúť na pole raz a potom kliknúť na tlačidlo so symbolom >.
Pridajte polia do zostavy tak, že na ne dvakrát kliknete v poli Dostupné polia.
Dvojitým kliknutím pridáte polia do poľa Vybrané polia a stanú sa súčasťou zostavy. Môžete tiež kliknúť na pole raz a potom kliknúť na tlačidlo so symbolom >.
Opakujte kroky 2 a 3 pre každú tabuľku a/alebo dotaz v databáze, ktorý chcete zahrnúť do zostavy. Kliknutím na Ďalej prejdete na ďalšiu stránku Sprievodcu zostavou; potom znova kliknite na tlačidlo Ďalej.
Ak budete chcieť kedykoľvek pridať všetky polia v danej tabuľke alebo dotaze, stačí kliknúť na tlačidlo >> a pridať všetky dostupné polia do zoznamu Vybrané polia.
Dvojitým kliknutím na Ďalej obídete problémy so zoskupovaním, ktoré sú pre jednoduchú správu často zbytočné.
Vyberte si poradie zoradenia správy – zvyčajne triedenie na poli, ktoré ľudia používajú na vyhľadanie informácií v správe. Kliknite na tlačidlo Ďalej.
Ak napríklad vaša zostava dokumentuje zoznam zamestnancov, dobrou voľbou môže byť Priezvisko. Prehľad o predaji produktov by bol užitočný v poradí podľa čísla produktu alebo názvu produktu. Môžete zoradiť podľa viac ako jedného poľa, pričom vyberiete až štyri polia, podľa ktorých sa má zoradiť, a buď vzostupne alebo zostupne pre poradie zoradenia v každom poli.
Zobrazia sa možnosti prehliadky pre rozloženie a orientáciu.
Vyberte rozloženie a orientáciu z dvoch sád prepínačov a kliknite na Ďalej.
Možnosti rozloženia (tabuľkové alebo stĺpcové) sú jednoduché – buď chcete svoj prehľad vidieť ako zoznam (tabuľkový) alebo v sekciách (stĺpcový), v ktorých sa každý záznam zobrazuje samostatne v sekcii. Zarovnané je podobné ako tabuľkové, ale zoskupuje polia do akejsi naukladanej spleti.
Rozhodnutia o orientácii (na výšku alebo na šírku) sú vo všeobecnosti jednoduchšie, ak si správu predstavíte v hlave – je tam viac polí, ako sa zmestí na hárok papiera so šírkou 8,5 palca? Ak áno, vyberte možnosť Na šírku, aby ste si dali 11 palcov papiera (alebo 10 palcov, aby ste mali čo najmenší okraj), na ktorých sa budú zobrazovať vaše polia.
Vyberte rozloženie a orientáciu z dvoch sád prepínačov a kliknite na Ďalej.
Možnosti rozloženia (tabuľkové alebo stĺpcové) sú jednoduché – buď chcete svoj prehľad vidieť ako zoznam (tabuľkový) alebo v sekciách (stĺpcový), v ktorých sa každý záznam zobrazuje samostatne v sekcii. Zarovnané je podobné ako tabuľkové, ale zoskupuje polia do akejsi naukladanej spleti.
Rozhodnutia o orientácii (na výšku alebo na šírku) sú vo všeobecnosti jednoduchšie, ak si správu predstavíte v hlave – je tam viac polí, ako sa zmestí na hárok papiera so šírkou 8,5 palca? Ak áno, vyberte možnosť Na šírku, aby ste si dali 11 palcov papiera (alebo 10 palcov, aby ste mali čo najmenší okraj), na ktorých sa budú zobrazovať vaše polia.
Kliknite na tlačidlo Ďalej.
V tomto ďalšom kroku sprievodcu sa teraz zobrazí predvolený názov pre váš prehľad.
Pomenujte svoj prehľad.
Zadajte názov do dlhého poľa v hornej časti dialógového okna. V tomto bode sa tiež musíte rozhodnúť, ako veci dokončiť – pomocou ukážky zostavy alebo skokom priamo do zobrazenia návrhu, aby ste vykonali ďalšie zmeny vo vzhľade a obsahu zostavy. Nateraz vyberte možnosť Ukážka zostavy, čo je predvolené nastavenie.
Keď kliknete na tlačidlo Dokončiť, správa sa zobrazí v okne s ukážkou, kde si ju môžete vytlačiť alebo uložiť pre budúce použitie. (Stlačte Ctrl+S alebo kliknite na tlačidlo Uložiť a po zobrazení výzvy pomenujte prehľad, aby ste sa postarali o sporenie.)
Po uložení – alebo ak ho nepotrebujete uložiť alebo pokračovať v prezeraní – ho môžete zavrieť kliknutím pravým tlačidlom myši na záložku zostavy a výberom možnosti Zavrieť z kontextovej ponuky. Ak vykonáte ďalšie zmeny a nezvolili ste uloženie, zobrazí sa otázka, či chcete zavrieť bez uloženia.