V Office 365 môžete súčasne vytvárať dokumenty vo Worde, PowerPointe a OneNote alebo kolekciu dokumentov. Ak používate webovú aplikáciu Excel (nie počítačovú verziu), môžete tiež vykonávať spolutvorbu v reálnom čase s ostatnými. Táto funkcia je možná pomocou technológií SharePoint Online.
Pre Word a PowerPoint povoľte sledovanie hlavnej aj vedľajšej verzie v knižnici dokumentov skôr, ako začnete spolutvoriť. To vám umožní uchovávať históriu dokumentu, keď prechádza fázou úprav, v prípade potreby sa vrátiť k staršej verzii a označiť míľniky dosiahnuté v procese spolupráce označením dokumentu ako hlavnej verzie.
V ideálnom prípade pre poznámkové bloky OneNote by ste mali povoliť iba hlavné verzie, pretože príliš veľa menších verzií môže spôsobiť chyby synchronizácie, ktoré môžu viesť k strate údajov. Jedinou nevýhodou je však to, že pre svoje poznámkové bloky OneNote musíte vytvoriť samostatnú knižnicu dokumentov.
Alternatívne môžete obmedziť počet uložených verzií, aby ste predišli chybám. Berte do úvahy potreby vašej firmy určiť, či je potrebné zapnúť hlavnú aj vedľajšiu verziu pre prenosné počítače OneNote.
Keď zapnete vytváranie verzií pre knižnicu dokumentov, máte možnosť povoliť funkciu Vyžadovať odhlásenie. Ak vyberiete možnosť Áno v časti Vyžadovať odhlásenie dokumentov pred ich úpravou?, v podstate hovoríte, že nikto iný nemôže upravovať dokument, kým ho máte vyhradený.
Ostatní používatelia si môžu stále prezerať kópiu dokumentu len na čítanie, ale nebudú ju môcť upravovať a uložiť späť do knižnice dokumentov. Pretože je to v rozpore s tým, čo chcete dosiahnuť, keď sa podieľate na tvorbe dokumentov, nepovoľujte túto funkciu.
V predvolenom nastavení to nemajú knižnice SharePointu zapnuté. Napriek tomu máte stále možnosť odhlásiť si dokument z knižnice, a keď to urobíte, nikto iný nebude môcť na dokumente pracovať, kým ho budete mať vypísaný.
Excel Web App 2010 je cloudová verzia desktopovej aplikácie, ktorú je možné zobraziť z webového prehliadača vo vysokej vernosti, čo vedie k vizuálne známemu vzhľadu a pocitu ako jej desktopový náprotivok. Technológia pre matematické výpočty je vo webovej aplikácii rovnaká ako v aplikácii pre stolné počítače.
Preto bez ohľadu na to, či ste vzorec zadali do tabuľky z webovej aplikácie alebo desktopového klienta, môžete získať rovnaké výsledky.
Spolutvorba v Excel Web App je ako mágia. Úpravy vykonané vaším spoluautorom sa automaticky objavia na obrazovke, len čo sa váš spoluautor presunie do inej bunky. Kliknutím na stavový riadok spolutvorby v pravom dolnom rohu obrazovky môžete vidieť, kto upravuje tabuľku.