Ako sa stať plným zdrojov v projekte 2013

Po vytvorení a usporiadaní úloh v projekte je ďalším krokom zvyčajne vytvorenie jeho zdrojov. Pred vytvorením zdrojov v Projecte 2013 však chtiac-nechtiac musíte pochopiť, ako ovplyvňujú váš projekt.

Pochopenie zdrojov

Zdroj je v prvom rade aktívum, ktoré pomáha realizovať projekt, či už je aktívom osoba, zariadenie, materiál alebo dodávka. Jedným z aspektov efektívnej práce so zdrojmi je riadenie pracovného toku akéhokoľvek zdroja, ktorý má obmedzenú časovú dostupnosť pre váš projekt. Keď vytvárate zdroje, uvádzate ich dostupnosť podľa hodín počas dňa alebo dní v týždni.

Napríklad jedna osoba môže byť k dispozícii 50 percent času alebo 20 hodín v štandardnom 40-hodinovom pracovnom týždni, zatiaľ čo iná môže byť k dispozícii na plný úväzok (40 hodín). Keď k projektu priradíte tieto druhy zdrojov, môžete použiť rôzne zobrazenia, zostavy a nástroje, aby ste zistili, či niektorý zdroj nie je v ktoromkoľvek bode projektu preplnený.

Môžete tiež vidieť, či ľudia sedia a krútia palcami, keď môžu pomôcť pri inej úlohe. Môžete dokonca počítať so zdrojmi, ktoré pracujú na viacerých projektoch v rámci vašej organizácie, a zabezpečiť, aby sa využívali efektívne.

Ďalším aspektom efektívnej práce so zdrojmi je pochopenie toho, ako počet zdrojov, ktoré priradíte k práci na úlohe, ovplyvňuje trvanie tejto úlohy. Inými slovami, ak máte vykonať určité množstvo práce, ale málo ľudí, ktorí túto prácu vykonávajú, dokončenie typickej úlohy trvá dlhšie, ako keď je k dispozícii množstvo ľudí.

Typ úlohy určuje, či sa trvanie úlohy zmení na základe počtu zdrojov, ktoré sú k nej priradené.

Nakoniec zdroje zvyšujú náklady projektu. Ak chcete vo svojom projekte zaúčtovať náklady – ako napríklad osoba pracujúca veľa hodín na úlohe, počítače, ktoré si musíte kúpiť, alebo služby, ktoré si vyžadujú poplatky – musíte vytvoriť zdroje a priradiť ich k jednej alebo viacerým úlohám.

Typy zdrojov: Práca, materiál a náklady

Na účely plánovania zdrojov Project rozpoznáva iba tieto tri typy zdrojov:

• Práca: Táto osoba, napríklad programátor alebo inštalatér, môže byť preradená, ale nie vyčerpaná. Pracovné zdroje sú priradené k úlohám na vykonanie práce.

• Materiál: Materiál má jednotkové náklady a nespotrebuje pracovný čas, ale môže sa vyčerpať. Príkladmi materiálových nákladov sú oceľ, drevo a knihy.

• Cena: Použitie zdroja nákladov vám poskytuje flexibilitu pri špecifikovaní príslušných nákladov, ako sú cestovné alebo prepravné, pri každom použití zdroja.

Rozhodovanie o tom, ktorý typ zdroja použiť pri pridávaní externého dodávateľa alebo zdroja vybavenia do projektu, môže byť zložité. Ak sa chcete vyhnúť pridávaniu hodín práce do projektu, keď sa tento zdroj používa, nenastavujte zdroj ako pracovný zdroj. Namiesto toho použite nákladový zdroj alebo prístup s fixnými nákladmi.

Ako zdroje ovplyvňujú načasovanie úloh

V rámci predvolených nastavení Projectu 2013 je plánovanie riadené úsilím vypnuté pre manuálne aj automaticky naplánované úlohy. Takže bez ohľadu na to, koľko pracovných zdrojov pridelíte, trvanie úlohy zostáva rovnaké a Project nahromadí viac hodín práce na úlohe, aby odrážal viac úsilia.

V niektorých prípadoch typu úlohy s pevnou jednotkou alebo pevnou prácou by však pridanie alebo odstránenie zdrojov priradených k úlohe malo mať vplyv na čas potrebný na dokončenie úlohy. V podstate starú zásadu „Dve hlavy sú lepšie ako jedna“ možno upraviť na „Dve hlavy sú rýchlejšie ako jedna“.

Predpokladajme, že na úlohu Dig Ditch je pridelená jedna osoba, ktorá si vyžaduje štyri hodiny úsilia. Dvaja ľudia pridelení k úlohe Dig Ditch dokončia prácu za dve hodiny, pretože každý zdroj pracuje dve hodiny súčasne, čím sa dosiahnu štyri hodiny úsilia za polovičný čas.

Aby plánovanie úlohy fungovalo týmto spôsobom, musíte najskôr zmeniť úlohu na automaticky plánovanú úlohu pomocou tlačidla Auto Schedule v skupine Plán na karte Úloha. Potom musíte zapnúť plánovanie riadené úsilím dvojitým kliknutím na úlohu, kliknutím na kartu Pokročilé v dialógovom okne Informácie o úlohe, začiarknutím políčka Riadené úsilím a kliknutím na tlačidlo OK.

Priradenie ďalších ľudí k úlohám nie vždy úmerne skráti pracovný čas, aj keď to Project počíta. Keď máte viac ľudí, máte napríklad aj viac stretnutí, poznámok, duplicitného úsilia a konfliktov. Ak k úlohe pridáte viac zdrojov, zvážte aj zvýšenie množstva úsilia potrebného na dokončenie tejto úlohy, aby ste zohľadnili nevyhnutnú neefektívnosť pracovnej skupiny.

Ako odhadnúť požiadavky na zdroje

Zvyčajne viete, koľko materiálnych zdrojov je potrebných na dokončenie úlohy: Vo väčšine prípadov môžete použiť štandardný vzorec na výpočet počtu libier, ton, yardov alebo iného množstva. Ako však viete, koľko úsilia musia vaše pracovné zdroje investovať, aby ste splnili úlohy v projekte?

Zahrňte určité množstvo dodatočných materiálových zdrojov, ak si myslíte, že ich budete potrebovať na prepracovanie alebo zošrotovanie.

Rovnako ako pri mnohých aspektoch informácií, ktoré vkladáte do plánu projektu, určenie úrovne úsilia závisí do veľkej miery na vašich vlastných skúsenostiach s podobnými úlohami a zdrojmi. Napriek tomu si zapamätajte tieto upozornenia:

• Zručnosť sa počíta. Menej kvalifikovaným alebo menej skúseným zdrojom bude pravdepodobne trvať viac času na dokončenie úlohy. Experiment – ​​predĺžte trvanie napríklad o 20 percent pre menej kvalifikovaný zdroj alebo ho znížte o 20 percent pre viac kvalifikovaný zdroj.

• História sa opakuje. Pozrite si predtým dokončené projekty a úlohy. Ak ste sledovali čas ľudí, môžete pravdepodobne vidieť, koľko úsilia bolo potrebné na dokončenie rôznych typov úloh na iných projektoch a nakresliť paralely s vaším projektom. Táto technika odhadu trvania úsilia je podobná analogickému odhadu.

• Požiadajte a dostanete. Požiadajte samotných zdrojov, aby odhadli, ako dlho si myslia, že úloha bude trvať. Koniec koncov, ľudia vykonávajúci prácu by mali najlepšie vedieť, ako dlho to trvá.

Počítajte s časovou rezervou v projekte, aby ste zohľadnili nepredvídané okolnosti, ako napríklad menej kvalifikované zdroje, ako ste plánovali. Aby sa zabezpečilo splnenie dátumov míľnikov, mnohí ľudia pridávajú do svojich plánov úlohu s názvom Rezerva na nepredvídané udalosti bezprostredne pred doručením míľnika alebo pred koncom fázy.