Tu je desať najbežnejších problémov s Microsoft Access a ich riešenia. Nevzdávajte sa nádeje, ak váš problém nie je na tomto zozname. Je pravdepodobné, že ak máte problém vy, niekto ho už mal a prišiel na riešenie. Preto je internet cenným zdrojom.
Jedna z najťažších vecí (ale najdôležitejšia pri budovaní databázy) je správne zostavenie štruktúr tabuľky. Tento proces je známy ako normalizácia. Správne normalizovaná databáza by nikdy nemala mať iba jednu tabuľku obsahujúcu nadbytočné informácie. Zvážte nasledujúcu tabuľku:
| Zákazník | Adresa | Mesto | Štát | PSČ | Telefón |
| Jones | Hlavná ulica 125 | Jonestown | NJ | 08 000 | 609-555-1244 |
| Jones | Hlavná ulica 125 | Jonestown | NJ | 08 000 | 609-555-7890 |
| Smith | 1542 Jones Hwy | Laramie | WY | 82051 | 307-555-5412 |
| Wilson | 78 Smithov kruh | Jones | CA | 90 000 | 451-555-8645 |
Vidíte nadbytočné informácie? Máš pravdu. Je to meno a adresa zákazníka. Čo spôsobuje nadbytočnosť? Opäť správne! Sú to dve telefónne čísla zákazníka Jonesa. Správnym spôsobom normalizácie tejto tabuľky by bolo rozdeliť ju na dve tabuľky – jednu pre meno a adresu zákazníka a druhú pre telefónne čísla. Tým by sa eliminovala potreba opakovať druhý Jonesov záznam v tabuľke Zákazníci.
Ak máte problémy s normalizáciou prázdnych tabuliek, vyplňte každú tabuľku piatimi až desiatimi záznamami. Zobrazenie tabuliek s údajmi zvyčajne uľahčuje rozpoznanie problémov s normalizáciou.
Tu je návod, ako začať normalizovať svoje tabuľky:
Preskúmajte každú tabuľku tak, ako je momentálne štruktúrovaná.
Zbytočne opakujete nejaké informácie (ako ste už videli pri adrese a mene zákazníka)?
Ak máte duplicitné informácie, zistite, prečo ich opakujete (napríklad viaceré telefónne čísla jedného zákazníka).
Rozdeľte jednu tabuľku na dve tabuľky, aby ste odstránili nadbytočnosť.
Opakujte kroky 1 až 3 pre každú tabuľku, kým sa neodstráni všetka nadbytočnosť.
Možno zistíte, že rozdelenie jednej tabuľky na dve stále neodstráni všetku redundanciu v tabuľke. V takom prípade pokračujte v rozdeľovaní tabuliek, kým nezmizne všetka nadbytočnosť.
Automatické zaokrúhľovanie môže zmariť živé denné svetlo, ale náprava je jednoduchá. Access predvolene nastaví všetky číselné polia tak, aby akceptovali dlhé celé čísla. Ako si možno pamätáte z matematických čias na strednej škole, celé číslo je záporné alebo kladné celé číslo. Ak chcete použiť desatinné miesta, zmeníte nastavenie veľkosti poľa tak, aby akceptovalo desatinné miesta. Tu je postup:
Otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení a potom kliknite na pole, ktoré nespolupracuje.
Na karte Všeobecné v oblasti Vlastnosti v dolnej časti obrazovky kliknite na pole Veľkosť poľa.
Kliknite na šípku nadol na konci poľa a potom v zobrazenej rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Single, Double alebo Decimal.
Uložte tabuľku a problém s automatickým zaokrúhľovaním je hotový.
Podrobnosti o rozdieloch medzi veľkosťou polí Single, Double a Decimal získate stlačením klávesu F1 v poli vlastnosti Veľkosť poľa. Obrazovka Pomocník poskytuje podrobný popis každej veľkosti poľa, čísla, ktoré bude obsahovať, a množstvo priestoru vyhradeného pre túto veľkosť. Prístup vyžaduje internetové pripojenie, aby ste mohli používať systém pomoci.
Niekedy môžu byť tieto „užitočné“ funkcie v Accesse otravné. Jedna z takýchto funkcií sa nazýva automatické opravy. Možno ho poznáte z Microsoft Wordu, kde je to často skvelá vec. Databázy však často obsahujú skratky, čísla dielov a podobne. Automatické opravy môžu mať s takýmito „slovámi“ deň. Pri zadávaní údajov si to možno ani neuvedomíte.
Na vyriešenie tohto problému máte dve možnosti.
1. Kliknite na kartu Súbor v ľavom hornom rohu obrazovky Prístup.
2. Kliknite na tlačidlo Možnosti v ponuke na ľavej strane obrazovky.
Zobrazí sa dialógové okno Možnosti prístupu.
3. V zozname naľavo kliknite na položku Korektúra.
Zobrazia sa vaše možnosti korektúry.
4. Kliknite na tlačidlo Možnosti automatických opráv.
Zobrazí sa dialógové okno Automatické opravy.
5. Zrušte začiarknutie niektorých alebo všetkých políčok v dialógovom okne Automatické opravy.
Môžete zakázať niektoré alebo všetky funkcie automatických opráv v závislosti od toho, čím vás automatické opravy v súčasnosti obťažujú. Zrušte začiarknutie možnosti Nahradiť text pri písaní, ak už nechcete, aby Access „opravoval“ vaše „pravopisné chyby“.
6. Kliknite dvakrát na OK, aby ste uložili zmeny.
Teraz môžete napísať problémový text správne bez zásahu automatických opráv a nechať ho tak, ako ste ho zadali.
V priebehu rokov ste už možno veľa počuli: „Databáza vymazala môj záznam!“ No, mám pre vás správu: Databáza nerobí nič bez toho, aby sme jej prikazovali my ľudia. A ľudia môžu urobiť niekoľko chýb:
Príkaz Späť (Ctrl+Z) nevráti vymazanie záznamu.
Vrátenie späť
Neprepadajte panike. Skôr ako urobíte čokoľvek iné, stlačte Ctrl+Z. To je príkaz Späť. Ak sa záznam vráti, máte šťastie. Vrátiť späť zruší chyby zadávania údajov, ktoré môžu spôsobiť, že záznam bude vyzerať ako vymazaný. Toto však bude fungovať iba vtedy, ak vykonáte príkaz Späť hneď po tom, ako dôjde k chybe pri zadávaní údajov.
Vyhľadajte chýbajúci záznam
Ak vyskúšate príkaz Späť a záznam sa nevráti, stále existuje šanca, že ho skryje chyba pri zadávaní údajov tým, že ho umiestnite tam, kde by ste ho neočakávali. Otvorte tabuľku, ktorá obsahovala záznam, a vyhľadajte ho iným spôsobom, ako by ste normálne robili. Na podobných záznamoch hľadajte niečo neobvyklé. Tu je niekoľko príkladov:
Obnova zálohy
Ak záznam nemôžete nikde nájsť, skopírujte záznam zo zálohy databázového súboru.
Toto riešenie funguje iba vtedy, ak ste zálohovali databázu od pôvodného pridania záznamu. Ak zálohujete v noci a záznam bol zadaný v ten istý deň, kedy sa stratil, tento záznam nebude vo vašej zálohe.
Písanie dopytov je forma umenia. Aj odborníci občas niečo pokazia. Tu je niekoľko bežných riešení neočakávaných výsledkov dotazov:
1. Otvorte problémový dotaz v návrhovom zobrazení.
Zobrazí sa karta Návrh na páse s nástrojmi.
2. Kliknite na tlačidlo Hárok vlastností v skupine Zobraziť/skryť pás na karte.
Napravo od mriežky dotazu sa otvorí okno Hárok vlastností.
3. Kliknite do sivej oblasti medzi zoznamami polí v hornej polovici mriežky dotazu.
Hárok vlastností by teraz mal zobrazovať vlastnosti dotazu. (Pozrite si to priamo pod záhlavím hárka vlastností.)
4. Kliknite na riadok Jedinečné hodnoty na hárku vlastností.
Na konci riadku Jedinečné hodnoty sa zobrazí šípka rozbaľovacieho zoznamu.
5. Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte Áno a spustite dotaz.
Zdvojenie by malo zmiznúť.
1. V návrhovom zobrazení kliknite pravým tlačidlom myši na spojenie (čiara spájajúca dve tabuľky) a v zobrazenej ponuke vyberte položku Vlastnosti spojenia.
2. Preskúmajte ponúkané typy spojení a vyberte ten, ktorý hovorí niečo ako „Zahrnúť VŠETKY záznamy z 'Zákazníkov' a len tie záznamy z 'Objednávky', kde sú spojené polia rovnaké“.
Skutočný text, ktorý vidíte, sa líši v závislosti od názvov vašich tabuliek. Ak chcete požiadať fanúšikov, toto sa nazýva vonkajšie spojenie. Úžasné.
3. Kliknite na tlačidlo OK a spustite dotaz.
Teraz by ste mali mať všetky záznamy z tabuľky Zákazníci bez ohľadu na to, či existujú alebo neexistujú zodpovedajúce záznamy v tabuľke Objednávky.
Ak váš dotaz zahŕňa niekoľko kritérií, niektoré vypočítané polia a početné vzťahy, skúste úlohu rozdeliť na niekoľko menších krokov namiesto toho, aby ste sa pokúsili vyriešiť problém naraz. Postup krok za krokom vám umožní sústrediť sa na každý kus, jeden po druhom, pričom sa uistite, že každý funguje perfektne, než prejdete na ďalší.
Ak váš dopyt stále nefunguje bez ohľadu na to, čo robíte, požiadajte niekoho iného, aby sa pozrel. Často som hodiny pracoval na náročnom probléme s dopytom, ukázal som ho niekomu inému a počul som tie magické slová: „To je jednoduché. Len urob toto." A problém je vyriešený. Získanie nového páru očí na problém často vyrieši veci rýchlo.
V určitom okamihu, keď otvárate dotaz, formulár alebo zostavu, uvidíte dialógové okno Parameter, keď nechcete, aby sa zobrazovalo dialógové okno Parameter. Hádžete rukami do vzduchu a preklínate vesmír? Samozrejme, že nie! Vždy, keď sa neočakávane zobrazí dialógové okno Parameter (môžete ho nastaviť zámerne), znamená to, že Access nemôže nájsť pole, na ktoré odkazuje formulár alebo zostava, ani dotaz za formulárom alebo zostavou. Povedzme, že problém je v správe. Ak chcete problém vyriešiť, začnite dopytom, ktorý sa nachádza za prehľadom. Otvorte tento dotaz v údajovom zobrazení a zistite, či získate parameter. Ak áno, v akej oblasti sa to pýta? Toto pole je pole, ktoré Access nedokáže nájsť. Takže prepnite dotaz do návrhového zobrazenia a nájdite stĺpec s poľom, ktoré Access nedokáže nájsť. Problémové pole je zvyčajne vypočítané pole, ktoré odkazuje na iné polia. Je každý názov poľa a tabuľky napísaný správne? Ak nie, opravte pravopisné chyby. Je každé pole v tabuľke, v ktorom má byť? Ak napríklad váš odkaz znie Objednávky.Priezvisko a pole Priezvisko je v tabuľke Zákazníci, opravte chybu zadanímZákazníci.Priezvisko .
Ak sa dotaz spustí bez parametra, problém je v zostave. Otvorte zostavu v návrhovom zobrazení a skontrolujte každý ovládací prvok zostavy, ktorý je viazaný na pole. Ak Access nedokáže nájsť jedno z polí, ktoré má ovládací prvok zobraziť, do ľavého horného rohu ovládacieho prvku umiestni zelený trojuholník. Skontrolujte, či každý z nich neobsahuje zelený trojuholník. Ak nájdete zelený trojuholník, skontrolujte pravopis v poli, na ktoré odkazuje ovládací prvok. Napríklad, ak má ovládací prvok zobrazovať Priezvisko (bez medzery) a odkaz v ovládacom prvku hovorí Priezvisko (medzera), odstráňte medzeru, aby sa ovládací prvok v zostave zhodoval s názvom poľa z dotazu. Skontrolujte aj základný dotaz zostavy, aby ste sa uistili, že je v dotaze vybraté pole problému.
Databáza Accessu môže skončiť na spoločnom disku firmy, takže je dostupná každému, kto ju potrebuje. Problém s umiestnením celej databázy Accessu na zdieľaný disk je v tom, že často beží pomaly na pracovnej stanici každého používateľa (to je vymyslené slovo pre individuálny počítač). Tiež pravdepodobne narazíte na chyby, ak sa databázu pokúsi použiť viacero ľudí súčasne. Sťažnosti sa začnú valiť a vy neviete, čo robiť.
Riešenie tohto problému spočíva v rozdelení databázového súboru programu Access na dva samostatné súbory:
Predná časť sa nachádza na pracovnej stanici používateľa.
Back end sa nachádza na zdieľanom serveri.
Predná časť je spojená so stolmi na zadnej strane.
Všetko, čo skutočne zdieľate, sú dáta – takže dáta sú všetko, čo by malo ísť na zdieľaný disk. Ak sa veci nastavia týmto spôsobom, jedinou informáciou, ktorá musí cestovať po sieti, sú údaje požadované používateľom. Takéto nastavenie výrazne zrýchľuje výkon databázy a umožňuje viacerým používateľom zadávať a upravovať údaje súčasne.
Rozdelenie súboru údajov nie je také ťažké, ako si možno myslíte. Vďaka Sprievodcovi rozdeľovaním databázy je to hračka. Pri rozdelení databázy postupujte podľa týchto krokov:
Zálohujte databázu, ktorú chcete rozdeliť.
Ak sa niečo pokazí (nepravdepodobné, ale hej, pokiaľ ide o údaje, nikdy nemôžete byť príliš v bezpečí!), môžete to skúsiť znova so záložnou kópiou.
V prípade potreby presuňte databázu, ktorú chcete rozdeliť, do priečinka na zdieľanom disku.
Tento krok umožňuje, aby Database Splitter za vás správne nastavil prepojenia na tabuľky.
Otvorte databázový súbor, ktorý chcete rozdeliť zo zdieľaného priečinka.
Skôr ako budete pokračovať, uistite sa, že máte záložnú kópiu tejto databázy. Tiež sa uistite, že všetky databázové objekty sú zatvorené.
Kliknite na kartu Databázové nástroje na páse s nástrojmi.
Na páse s nástrojmi sa zobrazí skupina Presunúť údaje. Obsahuje tlačidlo s názvom Access Database.
Kliknite na tlačidlo Access Database.
Zobrazí sa dialógové okno Database Splitter Wizard.
Kliknite na tlačidlo Rozdeliť databázu a nechajte sprievodcu urobiť svoju vec.
Budete vyzvaní na zadanie názvu koncovej databázy. Zadajte meno, posaďte sa a sledujte, ako sa zábava odohráva pred vašimi očami.
Skopírujte front-end súbor (pôvodný súbor, ktorý ste rozdelili) do pracovnej stanice každého používateľa.
Nechajte používateľov otvoriť súbor zo svojich pracovných staníc – a uvidíte, ako žasnú nad vylepšenou rýchlosťou databázy! Si hrdina. áno!
Nemáte spoločný disk alebo sa chcete svojho podielu zbaviť? Stále môžete mať v databáze viacero používateľov naraz umiestnením údajov do cloudu.
Ako čas plynie, zistíte, že váš databázový súbor sa zväčšuje a zväčšuje. Je to dôsledok odstraňovania objektov a záznamov v priebehu času. Ak napríklad vytvoríte dotaz a neskôr ho odstránite, pretože už nie je potrebný, Access automaticky neodstráni priestor zaberaný týmto dotazom z databázového súboru. To isté platí pre rekordy. Keď vymažete záznamy z tabuľky, zostane priestor, ktorý tieto záznamy zaberali v databázovom súbore. V konečnom dôsledku môže byť veľkosť súboru štyri alebo päťkrát väčšia ako veľkosť potrebná na uloženie údajov a objektov v ňom.
Prečo by vás malo zaujímať, ak sa veľkosť súboru zväčší? Tu sú dva dôvody:
Príkaz Kompaktovať a opraviť prebytok odstráni. Je dobrou praxou pravidelne komprimovať databázu (raz týždenne je zvyčajne v poriadku). Po vykonaní akýchkoľvek zmien dizajnu ho vždy zhutnite. Tu je postup:
Otvorte nafúknutú databázu a kliknite na kartu Databázové nástroje na páse s nástrojmi.
Skupina Nástroje sa zobrazí úplne vľavo na páse s nástrojmi.
Kliknite na tlačidlo Zkomprimovať a opraviť databázu zo skupiny Nástroje.
Stavový riadok (v pravom dolnom rohu obrazovky) zobrazuje pruh postupu, ktorý vás informuje o tom, ako postupuje proces zhutnenia. Keď indikátor priebehu zmizne, zhutňovanie je dokončené – a zostane vám oveľa orezanejší (rýchlejší a stabilnejší) databázový súbor. Ak ste databázu rozdelili, nezabudnite skomprimovať front-end aj back-end súbory.
Chcete, aby sa súbor databázy skomprimoval pri každom zatvorení? Nasleduj tieto kroky:
Kliknite na kartu Súbor na páse s nástrojmi.
Kliknite na tlačidlo Možnosti prístupu na paneli s ponukami na ľavej strane obrazovky.
Zobrazí sa dialógové okno Možnosti prístupu.
V zozname naľavo kliknite na položku Aktuálna databáza.
Zobrazia sa možnosti pre aktuálnu databázu.
Začiarknite políčko Zhutniť pri zatvorení.
Kliknutím na tlačidlo OK uložte zmeny.
Vo výslednom okne so správou kliknite na tlačidlo OK.
Zatvorte databázu a všimnite si pravý dolný stavový riadok.
Databáza sa pred zatvorením zhutňuje!
Kompaktné pri zatvorení sa najlepšie používa iba na front-end súbore. Zhutnenie back-endu pri zatvorení môže spôsobiť poškodenie back-endového súboru, ak by v ňom bol iný používateľ, keď ho zatvoríte. Nezapínajte možnosť Zmeniť pri zatvorení na koncovom súbore.
Je bežnou praxou inovovať kolekciu tabuliek na databázu Accessu, keď tabuľkové riešenie už nevyhovuje vašim potrebám. Je tiež bežné nájsť importované údaje tabuľky (teraz tabuľkové) v stave neporiadku. Najjednoduchší spôsob, ako vyriešiť tento problém, je vyčistiť tabuľku pred jej importovaním. Tu je niekoľko tipov na prehľadný dovoz:
Začalo to ako deň ako každý iný. V tento deň sa však pri otvorení frontendu vašej rozdelenej databázy Accessu zobrazuje chyba. Zdá sa, že nemôžete otvoriť žiadne formuláre alebo zostavy. Je smiešne, ako vám pár malých správ dokáže pokaziť deň. Začnete premýšľať, či ste včera večer zálohovali dátový súbor a kedy bol súbor skutočne poškodený. Potom sa začnete pýtať, ako sa z tejto šlamastiky dostanete.
Neboj sa. Na poškodenú databázu existuje jednoduché riešenie. Tu sú kroky:
Prejdite do priečinka, ktorý obsahuje koncový súbor.
Dvojitým kliknutím na súbor ho otvoríte.
Spustí sa Access a pokúsi sa súbor opraviť. V pravej časti stavového riadku by ste mali vidieť indikátor priebehu opravy. Ak je všetko v poriadku, súbor sa otvorí.
Zatvorte súbor s koncovými údajmi.
Znova otvorte front-end súbor a všetko by malo fungovať normálne.
Ak sa poškodený súbor ani po vykonaní predchádzajúcich pokynov neotvorí, máte vážny problém, ktorého vyčistenie môže vyžadovať určité úsilie. Ďalším krokom je uchýliť sa k záložnej kópii databázy. Skontrolujte, aké údaje chýbajú medzi zálohou a spomienkou na poškodený súbor. Áno, budete musieť znova zadať všetky chýbajúce údaje. Prepáč!
Ak nemáte zálohu, všetka nádej nie je stratená. Môžete si kúpiť softvér navrhnutý špeciálne na opravu poškodených databázových súborov programu Access. Skúste na webe opraviť poškodené databázové súbory programu Microsoft Access. Uistite sa, že softvér funguje s Microsoft Access 2019 a že pochádza od legitímnej spoločnosti.
Ako zablokovať Microsoft Word otváranie súborov v režime len na čítanie v systéme Windows Microsoft Word otvára súbory v režime len na čítanie, takže ich nie je možné upravovať? Nebojte sa, metódy sú uvedené nižšie
Ako opraviť chyby pri tlači nesprávnych dokumentov Microsoft Word Chyby pri tlači dokumentov Word so zmeneným typom písma, chaotickými odsekmi, chýbajúcim textom alebo strateným obsahom sú pomerne časté. Avšak, nie
Ak ste použili pero alebo zvýrazňovač na kreslenie na powerpointové snímky počas prezentácie, môžete si kresby uložiť pre ďalšiu prezentáciu alebo ich vymazať, aby ste pri ďalšom zobrazení začali s čistými powerpointovými snímkami. Ak chcete vymazať kresby perom a zvýrazňovačom, postupujte podľa týchto pokynov: Vymazanie riadkov jedna na […]
Knižnica štýlov obsahuje súbory CSS, súbory XSL (Extensible Stylesheet Language) a obrázky používané preddefinovanými vzorovými stránkami, rozloženiami strán a ovládacími prvkami v SharePointe 2010. Ak chcete nájsť súbory CSS v knižnici štýlov publikačnej lokality: Vyberte Akcie lokality→Zobraziť Všetok obsah stránky. Zobrazí sa obsah stránky. Knižnica štýlov sa nachádza v […]
Nezahlcujte svoje publikum obrovskými číslami. V programe Microsoft Excel môžete zlepšiť čitateľnosť svojich tabúľ a zostáv formátovaním čísel tak, aby sa zobrazovali v tisíckach alebo miliónoch.
Zistite, ako používať nástroje sociálnych sietí SharePoints, ktoré umožňujú jednotlivcom a skupinám komunikovať, spolupracovať, zdieľať a spájať sa.
Juliánske dátumy sa často používajú vo výrobných prostrediach ako časová pečiatka a rýchla referencia pre číslo šarže. Tento typ kódovania dátumu umožňuje maloobchodníkom, spotrebiteľom a servisným zástupcom identifikovať, kedy bol produkt vyrobený, a teda aj vek produktu. Juliánske dátumy sa používajú aj v programovaní, armáde a astronómii. Rôzne […]
V Accesse 2016 môžete vytvoriť webovú aplikáciu. Čo je to teda webová aplikácia? Web znamená, že je online a aplikácia je len skratka pre „aplikáciu“. Vlastná webová aplikácia je online databázová aplikácia, ku ktorej sa pristupuje z cloudu pomocou prehliadača. Vytvárate a udržiavate webovú aplikáciu vo verzii pre počítače […]
Väčšina stránok v SharePointe 2010 zobrazuje zoznam navigačných prepojení na paneli Rýchle spustenie pozdĺž ľavej strany stránky. Panel Rýchle spustenie zobrazuje prepojenia na odporúčaný obsah lokality, ako sú zoznamy, knižnice, lokality a publikačné stránky. Panel Rýchle spustenie obsahuje dva veľmi dôležité odkazy: Odkaz na celý obsah lokality: […]
Pre jednoduché problémy Riešiteľ v Exceli zvyčajne rýchlo nájde optimálne hodnoty premennej Riešiteľ pre cieľovú funkciu. V niektorých prípadoch má však Riešiteľ problém nájsť hodnoty premennej Riešiteľ, ktoré optimalizujú cieľovú funkciu. V týchto prípadoch Riešiteľ zvyčajne zobrazí hlásenie alebo chybové hlásenie, ktoré popisuje alebo diskutuje problém, ktorý […]
