Ako pridať doplnok Excel pre financie a operácie do Dynamics 365

Financie a Excel idú ruka v ruke. Tvorcovia Dynamics 365 poznajú hodnotu integrácií a chápu dôležitosť Excelu. Účtovníci žijú a dýchajú excelové tabuľky. Bez rozsiahlej, efektívnej a ľahko použiteľnej integrácie Excelu je hodnota vášho finančného softvéru vážne obmedzená.

Aby ste zo svojho ERP systému vyťažili maximum, musíte byť schopní extrahovať dáta z ERP systému do Excelu stlačením jediného tlačidla. Musíte byť schopní vytvárať účtovné zápisy v šablóne Excel a načítať ich do vášho ERP systému kliknutím myši. Potrebujete živé prepojenia medzi excelovými zošitmi a záznamami v rámci vášho ERP systému, aby keď niekto vo vašej organizácii záznam aktualizoval, vaša excelová tabuľka túto zmenu odrážala hneď po obnovení prepojenia. V súčasnosti nestačí mať možnosť pumpovať zastarané dátové extrakty z vášho ERP do Excelu. Našťastie doplnok Excel pre financie a prevádzku poskytuje robustnú integráciu medzi Dynamics 365 a Excelom pre Office 365.

Integrácia Dynamics 365 funguje iba s najnovšou verziou Excelu; v ideálnom prípade by ste mali používať Office 365 spolu s Dynamics 365, obe verzie založené na cloude. Uistite sa, že vaša verzia Excelu je aspoň 16.0.6868.2060. Ak chcete zobraziť číslo verzie, spustite Excel, vyberte Účet z ponuky Súbor a potom vyberte O Exceli. Číslo verzie sa zobrazí v ľavom hornom rohu okna About.

Spôsob, akým Excel spolupracuje s Dynamics 365 for Finance and Operations, je prostredníctvom doplnku Excelu. Excel add-in je program nainštalovať, ktorý rozširuje funkčnosť programu Excel. Tieto doplnkové programy sú navrhnuté špeciálne pre Excel a nespúšťajú sa mimo Excelu; skôr zvyšujú to, čo Excel dokáže. Niektoré zo spôsobov, ako doplnky rozširujú Excel, je zahrnutie týchto položiek:

• Webové tably úloh a obsahové tably: Zobrazujú a umožňujú vám pracovať s údajmi z inej aplikácie, ktoré súvisia s údajmi vo vašej excelovej tabuľke.
• Vlastné položky ponuky a tlačidlá na páse s nástrojmi: Poskytujú vám viac funkcií a funkcií
• Dialógové okná: Umožňujú vám poskytnúť dodatočné informácie alebo overiť procesy pred ich spustením

Doplnkom, ktorý potrebujete na integráciu Excelu s Dynamics 365, je Microsoft Dynamics Office Add-in. Ak ho chcete nainštalovať, postupujte takto:

Spustite program Microsoft Excel.

Na karte Vložiť kliknite na tlačidlo Obchod v skupine Doplnky. Prípadne, ak používate verziu Excel Online, kliknite na tlačidlo Doplnky balíka Office a potom na tlačidlo Obchod v zobrazenom okne Doplnky balíka Office.
Otvorí sa Office Store.

Pozrite si spôsob navigácie v ponuke k tlačidlu Doplnky v online verzii. oproti úplným verziám Excelu.

Tlačidlo Store používané na nájdenie doplnku Excel.

Vyskúšajte spôsob navigácie v ponuke na tlačidlo Doplnky v plnej verzii programu Excel.

Tlačidlo Doplnky balíka Office sa nachádza v Exceli Online.

Do textového poľa Hľadať v obchode zadajte Dynamics a stlačte Enter.

Vo výsledkoch kliknite na prepojenie Microsoft Dynamics Office Add-in.

Kliknite na tlačidlo Pridať.

V zobrazenom dialógovom okne vyberte možnosť Dôverovať tomuto doplnku.

Musíte zadať, že doplnku dôverujete iba pri prvom spustení, nie vždy.

Zadajte webovú adresu svojej inštancie nájomcu Financie a operácie.
Môžete ho skopírovať a vložiť do poľa Adresa URL servera.

Vymažte všetko za názvom hostiteľa.

Výsledná adresa URL by mala obsahovať iba názov hostiteľa, ako na https://xxx.dynamics.com, kde xxx predstavuje názov hostiteľa.

Vyberte OK a potom výberom Áno potvrďte zmenu.

Doplnok sa reštartuje.

Načítajú sa metadáta (zoznamy tabuliek a dostupných polí, ktoré môžete upravovať v Exceli).

Tlačidlo Dizajn je teraz povolené. Tlačidlo Návrh umožňuje vám alebo vášmu oddeleniu IT určiť kontaktné body medzi Excelom a entitami (typmi záznamov) v rámci Dynamics 365 for Finance and Operations, ako sú zákazníci, dodávatelia a nákupné objednávky.

Z Excelu Online môžete prejsť na plnú (nainštalovanú) verziu Excelu (za predpokladu, že ju máte nainštalovanú) kliknutím na tlačidlo Upraviť v Exceli v Excel Online na hornom paneli s ponukami.

Pridávanie, odstraňovanie a aktualizácia údajov entít (ako sú dodávatelia, zákazníci, faktúry a predajné objednávky) sa zvyčajne vykonáva na obrazovkách samotného systému ERP, nie v Exceli. Doplnok vám však umožňuje vytvárať, aktualizovať alebo odstraňovať dátové záznamy entít ERP z Excelu, hoci toto nastavenie nie je jednoduché z mnohých dôvodov, vrátane týchto:

• Nemôžete pridávať záznamy bez toho, aby ste sa uistili, že ste zahrnuli všetky povinné polia.
• Musíte zadať pole, ktoré je primárnym kľúčom (jedinečné ID číslo) pre túto entitu. Napríklad ID zákazníka môže byť jedinečný primárny kľúč hlavnej tabuľky zákazníka, ale pri práci s faktúrami alebo objednávkami alebo inými, zložitejšími tabuľkami môže byť primárnym kľúčom zložený kľúč, ktorý pozostáva z viacerých polí.
• Ak sa pokúsite odstrániť záznam, ktorý sa používa v iných súvisiacich tabuľkách, môžu sa zobraziť chyby. Toto sa nazýva obmedzenie cudzieho kľúča. Nemôžete napríklad odstrániť predajcu, ak sa tento predajca používa na fakturačných faktúrach, ktoré sú súčasťou vašej histórie fakturácie.

Pri navrhovaní integrácií, ktoré menia údaje vo vašom systéme Dynamics 365 ERP z Excelu, vyhľadajte pomoc svojho IT oddelenia alebo kvalifikovanej partnerskej konzultačnej firmy Dynamics 365. Táto funkcia funguje skvele, ale odborník ju musí správne nakonfigurovať. Začnite prinajmenšom so zobrazeniami údajov programu Excel iba na čítanie v Dynamics 365 for Finance and Operations.

Ak nemáte žiadnych odborníkov, ktorí by vám pomohli, možno budete chcieť začať s vytváraním integrácií Excelu, ktoré sú iba zobrazeniami údajov Dynamics 365 ERP zobrazených v Exceli, bez príkazov na aktualizáciu, vkladanie alebo odstraňovanie; tieto sú bezpečnejšie, pretože nemôžu spôsobiť poškodenie údajov v systéme ERP.

Keď vy alebo niekto z vášho IT oddelenia alebo vášho autorizovaného poskytovateľa riešení nastavíte dátový konektor pomocou návrhára, ktorý je súčasťou doplnku Microsoft Dynamics Office, dátový konektor sa zobrazí na table napravo od vašej tabuľky. . Aktualizácie údajov môžete publikovať (inými slovami uložiť) späť do systémov Microsoft Dynamics. Tieto aktualizácie zabezpečuje funkcia v systéme Microsoft Dynamics nazývaná služby OData (open data protocol). V doplnku Dynamics Office sú teraz podporované iba dotykové body dostupné v službách OData. Ak sa pri publikovaní zmien zobrazí chyba, riadok s chybou sa zvýrazní. Tiež sa zobrazí hlásenie s uvedením počtu riadkov, ktoré boli odstránené, pridané alebo aktualizované.