Ako používať SharePoint Team Services s Outlookom 2013

Spoločnosť Microsoft v skutočnosti poskytuje viac ako jeden spôsob používania programu Outlook 2013 na spoluprácu s inými ľuďmi. SharePoint Team Services sa pripája k Outlooku a pomáha vám spolupracovať. SharePoint je v podstate online nástroj na spoluprácu, ktorý vám pomáha koordinovať stretnutia, projekty a aktivity, ako aj zdieľať dokumenty s inými ľuďmi.

SharePoint však môže tiež nastaviť priečinky v programe Outlook, aby ste mohli vidieť kľúčové informácie (ako sú dokumenty, kalendáre a úlohy) z webovej lokality SharePoint, aj keď nie ste online. SharePoint poskytuje niekoľko užitočných funkcií spolupráce, ktoré môžete použiť s ľuďmi mimo vašej organizácie.

Vo väčšine prípadov nemáte na výber, či chcete použiť Microsoft Exchange alebo SharePoint Team Services; niekto iný (napríklad správca systému) o tom rozhodne za vás. V skutočnosti možno budete musieť použiť oba produkty; Outlook sa bez problémov pripojí k Exchangeu a SharePointu súčasne.

Je pravdepodobné, že ak sa niekedy zapojíte do SharePoint Team Services, urobíte tak preto, že vás niekto požiada, aby ste sa pripojili k zdieľanému tímu. Ak sa vás nikto nikdy nepýta, nemusíte o tom premýšľať a nasledujúce časti môžete preskočiť.

Pripojte sa k tímu SharePoint

Prvým kľúčom k odomknutiu SharePointu je e-mail, ktorý vás požiada, aby ste sa pripojili k tímu SharePointu. Správa je obyčajný e-mail, ktorý obsahuje vaše používateľské meno, heslo a odkaz na lokalitu SharePoint.

Kliknite na odkaz.

Vo vašom webovom prehliadači sa otvorí stránka, ktorá je venovaná aktivitám tímu, ku ktorému ste sa pripojili. Každá lokalita SharePoint vyzerá inak; kliknite na odkazy na stránke, aby ste videli, čo ponúka.

Prihláste sa menom a heslom, ktoré sú v e-maili.

Prepojte Outlook s údajmi SharePointu

Určité časti webovej lokality SharePoint možno prepojiť s Outlookom, takže informácie z lokality sa automaticky zobrazia v Outlooku. Ak sa na webovej lokalite SharePointu zobrazuje ikona s názvom Pripojiť k programu Outlook, kliknutím na túto ikonu môžete odoslať informácie z tejto stránky priamo do programu Outlook.

Získajte prístup k údajom SharePointu z Outlooku

Microsoft Office je úzko integrovaný so SharePointom. Ak máte udelené správne povolenia, Outlook môže pristupovať k takmer všetkým informáciám na lokalite SharePoint a uchovávať verzie dokumentov uložených na lokalite SharePoint v synchronizácii s tými, ktoré sú uložené vo vašich systémoch – a naopak.

Informácie, ktoré SharePoint odosiela do Outlooku, sa zobrazujú v jeho vlastnej skupine priečinkov SharePointu. Ak kliknete na tlačidlo Pošta na navigačnom paneli, uvidíte, že SharePoint obsahuje priečinky ako súčasť zoznamu. Kliknutím na ľubovoľný priečinok SharePointu zobrazíte obsah.

Tieto priečinky majú zdieľané dokumenty, ako sú súbory Word, Excel a PowerPoint. Keď vyberiete dokument, na table na čítanie sa zobrazí jeho ukážka — ak na dokument dvakrát kliknete, dokument sa otvorí vo svojej vlastnej aplikácii, ako je napríklad Word.

Ak máte správne povolenia, môžete upraviť dokument offline a potom odoslať aktualizovaný dokument na lokalitu SharePoint so svojimi zmenami. Zvyčajne však nemôžete pridávať nové položky do priečinkov SharePoint priamo cez Outlook. Namiesto toho zvyčajne pridávate informácie do SharePointu prostredníctvom príslušnej aplikácie balíka Microsoft Office (napríklad Word) alebo po prihlásení na lokalitu SharePoint pomocou webového prehliadača.

Zdieľané kalendáre a úlohy SharePointu môžete zobraziť v Outlooku presne rovnakým spôsobom, akým si prezeráte kalendáre Outlooku alebo informácie o úlohách. Zobrazujú sa v rovnakých zoznamoch ako vaše vlastné kalendáre a úlohy – dokonca si môžete zobraziť zdieľané kalendáre vedľa seba so svojím vlastným kalendárom. Ak máte správne povolenia, môžete zmeniť kalendáre a úlohy alebo vytvoriť nové položky.

Kedy teda s najväčšou pravdepodobnosťou spustíte SharePoint a kedy použijete Exchange? Exchange je najvhodnejší na komunikáciu, plánovanie a nastavovanie úloh medzi ľuďmi, ktorí zdieľajú rovnaký e-mailový systém, zatiaľ čo SharePoint je vhodnejší pre ľudí, ktorí potrebujú spolupracovať so zdieľanými dokumentmi a informáciami – najmä pre tých, ktorí nezdieľajú to isté. e-mailový systém alebo firemné zdroje.