Ako používať rýchle vyplnenie v Exceli 2016

Funkcia Flash Fill v Exceli 2016 vám dáva možnosť vziať časť údajov zadaných do jedného stĺpca tabuľky pracovného hárka a zadať len tieto údaje do nového stĺpca tabuľky pomocou niekoľkých stlačení klávesov. Séria záznamov sa objaví v novom stĺpci doslova bleskovo (teda jeho názov Flash Fill).

Druhý Excel 2016 deteguje vzor vo vašich počiatočných údajoch, ostatné položky v tomto rade sa okamžite objavia v prázdnych bunkách v riadkoch nižšie, ktoré potom môžete zadať jediným stlačením klávesu. A krásne je, že toto všetko sa deje bez toho, aby ste museli zostavovať alebo kopírovať akýkoľvek druh vzorca.

Flash Fill najlepšie pochopíte tak, že ho uvidíte v akcii. Na nasledujúcom obrázku vidíte novú tabuľku údajov pozostávajúcu zo štyroch stĺpcov. Bunky v prvom stĺpci tejto tabuľky obsahujú celé mená klientov (prvý, stredný a posledný), všetko spolu v jednom zázname. Do druhého, tretieho a štvrtého stĺpca je potrebné zadať len prvé, stredné a priezvisko (aby bolo možné použiť konkrétne časti mien klientov v pozdravoch formulárových e-mailov a písmen ako v , „Ahoj Keith“ alebo „Vážený pán Harper“).

Tabuľka údajov obsahujúca celé názvy, ktoré je potrebné rozdeliť do samostatných stĺpcov pomocou Flash Fill.

Namiesto manuálneho zadávania mena, stredného mena alebo priezviska do príslušných stĺpcov (alebo pokusu skopírovať celé meno klienta zo stĺpca A a potom vymazať časti, ktoré nie sú potrebné v stĺpcoch Meno, Stredné meno a Priezvisko), môžete použiť Flash Fill na rýchle a efektívne vykonanie úlohy. A takto to urobíte:

Napíšte Keith do bunky B2 a dokončite zadanie pomocou šípky nadol alebo klávesu Enter.

Po dokončení tohto zadávania pomocou klávesu so šípkou nadol alebo klávesom Enter na klávesnici Excel presunie ukazovateľ bunky do bunky B3, kde stačí zadať prvé písmeno ďalšieho názvu Flash Fill, aby ste získali obrázok.

V bunke B3 zadajte iba J, prvé písmeno krstného mena druhého klienta.

Flash Fill okamžite vykoná manéver typu AutoFill a navrhne zvyšok krstného mena druhého klienta, Jonas, ako text, ktorý treba zadať do tejto bunky. Flash Fill zároveň navrhuje zadať všetky zostávajúce krstné mená z celých mien v stĺpci A v stĺpci B.

Dokončite zadanie Jonasa v bunke B3 stlačením klávesu Enter alebo klávesu so šípkou.

Vo chvíli, keď dokončíte zadávanie údajov v bunke B3, stĺpec Krstné meno je hotový: Excel zapíše všetky ostatné krstné mená do stĺpca B súčasne (vezmite si to, Barry Allen)!

Ak chcete dokončiť túto vzorovú tabuľku mien zadaním stredného mena a priezviska do stĺpcov C a D, jednoducho zopakujte tieto kroky v týchto stĺpcoch. Zadáte prvé stredné meno, Austen , z bunky A2 do bunky C2 a potom napíšete W do bunky C3. Vyplňte položku v bunke C3 a položky stredného mena v tomto stĺpci sú hotové. Podobne zadáte prvé priezvisko Harper z bunky A2 do bunky D2 a potom do bunky D3 napíšete S. Vyplňte záznam v bunke D3 a záznamy priezviska pre stĺpec D sa vykonajú, čím sa dokončí celá tabuľka s údajmi.

Majte na pamäti, že Flash Fill dokonale funguje pri extrahovaní častí dlhších údajových položiek v stĺpci za predpokladu, že všetky položky majú rovnaký vzor a používajú rovnaký typ oddeľovačov (medzery, čiarky, pomlčky a podobne). Napríklad na obrázku je anomália v záznamoch celého mena v bunke A9, kde je namiesto celého stredného mena zadaná iba iniciála stredu s bodkou. V tomto prípade Flash Fill jednoducho zadá M do bunky C9 a vy musíte manuálne upraviť jeho záznam, aby ste pridali potrebnú bodku.