Ako používať overenie údajov na udržanie údajov v Exceli čisté

Jedným z užitočných príkazov súvisiacich s udržiavaním údajov v Exceli v čistote je príkaz Overenie údajov. Pomocou tohto príkazu opíšete, aké informácie možno zadať do bunky. Príkaz vám tiež umožňuje zadať správy, ktoré poskytujú informácie o vstupe údajov, a chybové správy, ktoré sa pokúšajú niekomu pomôcť opraviť chyby pri zadávaní údajov.

Ak chcete použiť overenie údajov, postupujte takto:

1Vyberte rozsah pracovného hárka, kam sa budú presúvať údaje, ktoré sa majú overiť.

Môžete to urobiť potiahnutím myši alebo pomocou navigačných kláves.

2Výberom príkazu Overenie údajov na karte Údaje oznámite Excelu, že chcete nastaviť overenie údajov pre vybratý rozsah.

Excel zobrazí dialógové okno Overenie údajov.

3Na karte Nastavenia v dialógovom okne Overenie údajov použite textové polia Kritériá overenia na popis toho, čo sú platné údaje.

Pomocou volieb z rozbaľovacieho zoznamu Povoliť môžete napríklad zadať, aké typy informácií môžu byť v rozsahu: celé čísla, desatinné čísla, hodnoty zo zoznamu, platné dátumy, platné časy, text určitej dĺžky a tak ďalej.

Na ďalšie definovanie kritérií overenia použite možnosti z rozbaľovacieho zoznamu Údaje. Rozbaľovací zoznam Údaje poskytuje niekoľko porovnaní, ktoré je možné vykonať v rámci overovania: medzi, nie medzi, rovná sa, nerovná sa, je väčšie ako atď.

Ak je to potrebné, upravte kritériá overenia pomocou ktoréhokoľvek z ďalších dostupných rozbaľovacích zoznamov. Poznámka: Ďalšie možnosti kritérií overenia závisia od toho, čo zadáte do rozbaľovacích zoznamov Povoliť a Údaje. Ak označíte, že chcete povoliť iba celé čísla medzi konkrétnym rozsahom minimálnych a maximálnych hodnôt, Excel vám poskytne textové polia Minimum a Maximum na zadanie alebo definovanie rozsahu.

Ak však vyberiete iné položky z rozbaľovacích zoznamov Povoliť alebo Údaje, na karte Nastavenia sa zobrazia ďalšie textové polia. Inými slovami, Excel prispôsobuje kartu Nastavenia v závislosti od typu kritérií overenia, ktoré definujete.

4 Dolaďte overenie.

Po opísaní kritérií overenia buď začiarknite alebo zrušte začiarknutie (zrušte začiarknutie) začiarkavacieho políčka Ignorovať prázdne, aby ste označili, či sú povolené prázdne bunky.

5 Zvážte rozšírenie rozsahu overovania údajov.

Označte začiarkavacie políčko Použiť tieto zmeny na všetky ostatné bunky s rovnakými nastaveniami, aby ste určili, či sa majú overovacie kritériá rozšíriť na ďalšie podobné bunky.

Kliknite na tlačidlo Vymazať všetko a Excel vymaže (odstráni) kritériá overenia.

6 Zadajte vstupnú správu na karte Vstupná správa v dialógovom okne Overenie údajov.

Karta Vstupná správa vám umožňuje povedať Excelu, aby zobrazil malú správu, keď je vybratá bunka so špecifikovaným overením údajov. Ak chcete vytvoriť vstupnú správu, zadajte názov správy do textového poľa Názov a text správy do textového poľa Vstupná správa. Uistite sa, že je začiarknuté políčko Zobraziť vstupnú správu, keď je vybratá bunka.

7 Zobrazte chybové hlásenie na karte Error Alert v dialógovom okne Data Validation.

Môžete tiež zadať chybové hlásenie, ktoré Excel zobrazí, keď sa niekto pokúsi zadať neplatné údaje.

Ak chcete vytvoriť chybové hlásenie, najprv skontrolujte, či je začiarknuté políčko Zobraziť upozornenie na chybu po zadaní neplatných údajov. Potom pomocou rozbaľovacieho zoznamu Štýl vyberte, čo má Excel urobiť, keď narazí na neplatné údaje: Zastaviť zadávanie údajov o používateľovi bez nesprávneho zadania údajov alebo jednoducho zobraziť informačnú správu po zadaní údajov.

8 Rovnako ako pri vytváraní vstupnej správy zadajte názov chybovej správy do textového poľa Názov. Potom zadajte celý text chybového hlásenia do textového poľa Error Message.

Zaujíma vás možnosti v rozbaľovacom zozname Štýl? Štýl upozornenia na chybu určuje, aké príkazové tlačidlá zobrazí chybové hlásenie, keď sa niekto pokúsi zadať nesprávne údaje. Ak je štýl chyby Stop, v okne s chybovým hlásením sa zobrazia príkazové tlačidlá Opakovať a Zrušiť.

Ak je štýl chyby Upozornenie, v okne s chybovým hlásením sa zobrazia príkazové tlačidlá Áno, Nie a Zrušiť. Ak je štýl chyby informačný, v okne s chybovým hlásením sa zobrazia príkazové tlačidlá OK a Zrušiť.