Ako používať okamžité vyhľadávanie v programe Outlook 2016

Aplikácia Outlook uľahčuje zhromažďovanie malých a veľkých dát. To môže sťažiť hľadanie informácií. Outlook má nástroj s názvom Okamžité vyhľadávanie, ktorý rieši presne tento problém – a je dosť úhľadný.

V hornej časti tably Zobrazovač informácií v strede obrazovky vidíte pole Okamžité vyhľadávanie. Je to krabica s lupou napravo a nejakým textom naľavo. Kliknite na toto pole a zadajte niekoľko prvých písmen slova, ktoré chcete nájsť v aktuálnom module.

Takmer okamžite obrazovka Information Viewer zhasne a potom sa zobrazia iba položky, ktoré obsahujú text, ktorý ste zadali. Ak ste napríklad v module Kontakty a napíšete jon , zobrazia sa iba záznamy, ktoré obsahujú mená ako Jones, Jonas a Jonquil – akékoľvek slovo, ktoré obsahuje písmená jon . Kým Outlook zobrazuje nájdené položky, lupa je nahradená X. Kliknutím na X vymažete výsledky vyhľadávania.

Pole Okamžité vyhľadávanie vám pomôže nájsť položky v okamihu.

V niektorých prípadoch nie je vyhľadávanie určitej skupiny písmen dostatočne špecifické. Napríklad môžete chcieť Outlook len ukázať ľuďom s názvom Jones a ktorí pracujú pre XYZ Company. Podrobnejšie vyhľadávanie môžete vytvoriť kliknutím na tlačidlo Viac na páse s nástrojmi po kliknutí do poľa Okamžité vyhľadávanie, čím ho aktivujete. To odhaľuje skupinu označených polí, ktoré môžete vybrať na vyhľadávanie konkrétnych typov informácií.

Presná kolekcia polí sa líši podľa toho, ktorý modul Outlooku hľadáte. Ak sa nachádzate v module Kontakty, máte na výber napríklad Meno, Spoločnosť, Telefón do zamestnania atď. Ak chcete nájsť všetkých Jonesov v XYZ Corporation, vyhľadajte meno Jones and the XYZ Company; okamžite budete držať krok s Joneses v XYZ.

Môžete tiež vykonať podrobnejšie vyhľadávanie. Môžete napríklad vyhľadávať podľa názvu a zároveň podľa spoločnosti.

Ak položky, ktoré Outlook ponúka, nespĺňajú vaše potreby, kliknutím na štítok pre každý typ informácií môžete urobiť iné voľby a potom sa vám zobrazí zoznam ďalších druhov informácií, ktoré je potrebné vyhľadať. Napríklad, keď prehľadávate zoznam kontaktov, môžete vybrať Mesto alebo Štát a nájsť ľudí na určitom mieste.

Zmeňte typy vyhľadávania kliknutím na tlačidlo Viac a výberom štítka na zobrazenie zoznamu.

Najlepší spôsob, ako pochopiť funkciu Okamžité vyhľadávanie, je vyskúšať si ju. Stačí zadať nejaké informácie do poľa, aby ste videli, čo získate, a potom kliknutím na X vytvorte nové vyhľadávanie. Ak získate veľa výsledkov, skúste použiť tlačidlo Viac na zúženie zoznamu.