Ako používať automatický filter v Exceli 2019

Vďaka funkcii Automatický filter Excelu je odfiltrovanie nežiaducich údajov v zozname údajov tak jednoduché, že stačí kliknúť na tlačidlo Automatický filter v stĺpci, v ktorom chcete údaje filtrovať, a potom vybrať vhodné kritériá filtrovania z rozbaľovacej ponuky daného stĺpca.

Ak otvoríte pracovný hárok so zoznamom údajov a nenájdete tlačidlá automatického filtra Excelu pripojené ku každému z názvov polí v hornej časti zoznamu, môžete ich zobraziť jednoducho umiestnením ukazovateľa bunky do jednej z buniek s poľom. mená a potom kliknite na príkazové tlačidlo Filter na karte Údaje na páse s nástrojmi alebo stlačte kombináciu klávesov Ctrl+Shift+L alebo Alt+AT.

Možnosti filtra v rozbaľovacej ponuke AutoFilter stĺpca závisia od typu záznamov v poli. V rozbaľovacej ponuke v stĺpci, ktorý obsahuje iba položky dátumu, ponuka obsahuje možnosť Filtre dátumu, ku ktorej je pripojená podponuka skutočných filtrov. V rozbaľovacej ponuke v stĺpci, ktorý obsahuje iba číselné položky (okrem dátumov) alebo kombináciu dátumov s inými typmi číselných údajov, ponuka obsahuje možnosť Filtre čísel. V rozbaľovacej ponuke v stĺpci, ktorý obsahuje iba textové položky alebo zmes textu, dátumu a iných číselných položiek, ponuka obsahuje možnosť Textové filtre.

Vykonávanie základného filtrovania v Exceli 2019 výberom konkrétnych položiek polí

Okrem možností Dátumové filtre, Textové filtre alebo Číselné filtre (v závislosti od typu poľa) obsahuje rozbaľovacia ponuka Automatický filter pre každé pole v zozname údajov zoznam s úplným zoznamom všetkých záznamov vykonaných v tomto poli. stĺpec, pričom každý má svoje začiarkavacie políčko. Na najzákladnejšej úrovni môžete zoznam údajov filtrovať zrušením začiarkavacieho políčka pre všetky položky, ktorých záznamy v zozname nechcete vidieť.

Tento druh základného filtrovania funguje najlepšie v poliach ako Mesto, Štát alebo Krajina, ktoré obsahujú veľa duplikátov, takže môžete vidieť podmnožinu zoznamu údajov, ktorá obsahuje iba mestá, štáty alebo krajiny, s ktorými chcete na čas.

Najjednoduchší spôsob, ako vykonať tento základný typ filtrovania v poli, je najskôr zrušiť začiarknutie políčka pred možnosťou (Vybrať všetko) v hornej časti poľa so zoznamom poľa, čím zrušíte začiarknutie políčok, a potom začiarknite každé políčko polia obsahujúce záznamy pre záznamy, ktoré chcete zobraziť v zozname filtrovaných údajov. Po dokončení začiarknutia políčok pre všetky položky, ktoré si chcete ponechať, kliknutím na tlačidlo OK zatvoríte rozbaľovaciu ponuku Automatický filter.

Excel potom skryje riadky v zozname údajov pre všetky záznamy okrem tých, ktoré obsahujú položky, ktoré ste práve vybrali. Program vám tiež dá vedieť, ktoré pole alebo polia boli použité pri operácii filtrovania pridaním ikony kužeľového filtra do tlačidla AutoFilter stĺpca. Ak chcete obnoviť všetky záznamy do zoznamu údajov, môžete filtrovanie odstrániť kliknutím na príkazové tlačidlo Vymazať v skupine Zoradiť a filtrovať na karte Údaje na páse s nástrojmi alebo stlačením kombinácie klávesov Alt+AC.

Pri tomto základnom druhu filtrovania zoznamu môžete vybrať konkrétne položky z viac ako jedného poľa v tomto zozname. Nasledujúci obrázok ilustruje takúto situáciu. Tu chcem len zamestnancov v spoločnosti, ktorí pracujú v oddelení inžinierskych a informačných služieb v kanceláriách v Chicagu a Seattli. Aby som to mohol urobiť, vybral som len položky Engineering and Information Services v poli so zoznamom v rozbaľovacej ponuke AutoFilter poľa Dept a iba položky Chicago a Seattle v poli zoznamu v rozbaľovacej ponuke AutoFilter poľa Location.

Zoznam údajov zamestnanca po filtrovaní polí Oddelenie a Miesto.

Ako vidíte vyššie, po filtrovaní zoznamu údajov o zamestnancovi tak, aby boli uvedené iba záznamy pre zamestnancov v oddelení inžinierstva alebo informačných služieb v kanceláriách v Chicagu alebo v Seattli, Excel pridá ikonu kužeľového filtra do tlačidiel automatického filtra na oboch polia Oddelenie a Miesto v hornom riadku, čo znamená, že zoznam je filtrovaný pomocou kritérií zahŕňajúcich obe polia.

Majte na pamäti, že po filtrovaní zoznamu údajov týmto spôsobom môžete skopírovať zostávajúce záznamy, ktoré tvoria požadovanú podmnožinu zoznamu údajov, do novej oblasti v tom istom hárku alebo do nového hárka v zošite. Potom môžete zoradiť údaje (pridaním tlačidiel automatického filtra pomocou príkazového tlačidla Filter na karte Údaje), vytvoriť graf údajov, analyzovať údaje alebo zhrnúť údaje do kontingenčnej tabuľky programu Excel .

Používanie možností textových filtrov v Exceli 2019

Rozbaľovacia ponuka Automatický filter pre pole, ktoré obsahuje iba text alebo kombináciu textových, dátumových a číselných záznamov, obsahuje možnosť Textové filtre, ktorá po kliknutí alebo zvýraznení zobrazí podponuku obsahujúcu nasledujúce možnosti:

• Rovná sa: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Rovná sa vybratým v prvej podmienke.
• Nerovná sa: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Nerovná sa vybratým v prvej podmienke.
• Začína na: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Začína na vybratým v prvej podmienke.
• Ends With: Otvorí dialógové okno Custom AutoFilter s operátorom Ends With vybraným v prvej podmienke.
• Obsahuje: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Obsahuje vybratým v prvej podmienke.
• Neobsahuje: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Neobsahuje vybratým v prvej podmienke.
• Vlastný filter: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter, kde si môžete vybrať svoje vlastné kritériá na použitie zložitejších AND alebo podmienok.

Používanie možností dátumových filtrov v Exceli 2019

Rozbaľovacia ponuka Automatický filter pre pole, ktoré obsahuje iba položky dátumu, obsahuje možnosť Filtre dátumu, na ktorú sa po kliknutí alebo zvýraznení zobrazí podponuka obsahujúca nasledujúce možnosti:

• Rovná sa: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Rovná sa vybratým v prvej podmienke.
• Pred: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Je pred vybratým v prvej podmienke.
• Po: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Je po vybratom v prvej podmienke.
• Medzi: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Je za alebo Rovná sa vybratým v prvej podmienke a operátorom Je pred alebo Rovná sa vybratým v druhej podmienke AND.
• Zajtra: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy so zajtrajším dátumom v tomto poli.
• Dnes: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v hárku zobrazili iba záznamy s aktuálnym dátumom v tomto poli.
• Včera: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy so včerajším dátumom v tomto poli.
• Nasledujúci týždeň: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy s dátumami v nasledujúcom týždni v tomto poli.
• Tento týždeň: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy s dátumami v aktuálnom týždni v tomto poli.
• Posledný týždeň: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy s dátumami v predchádzajúcom týždni v tomto poli.
• Nasledujúci mesiac: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy s dátumami v nasledujúcom mesiaci v tomto poli.
• Tento mesiac: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v hárku zobrazili iba záznamy s dátumami v aktuálnom mesiaci v tomto poli.
• Posledný mesiac: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy s dátumami v predchádzajúcom mesiaci v tomto poli.
• Nasledujúci štvrťrok: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy s dátumami v trojmesačnom štvrťročnom období dopredu v tomto poli.
• Tento štvrťrok: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy s dátumami v aktuálnom trojmesačnom štvrťročnom období v tomto poli.
• Posledný štvrťrok: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy s dátumami za predchádzajúce trojmesačné štvrťročné obdobie v tomto poli.
• Nasledujúci rok: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy s dátumami v nasledujúcom kalendárnom roku v tomto poli.
• Tento rok: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy s dátumami v aktuálnom kalendárnom roku v tomto poli.
• Posledný rok: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy s dátumami v predchádzajúcom kalendárnom roku v tomto poli.
• Rok do dátumu: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazovali iba záznamy s dátumami v aktuálnom roku až po aktuálny dátum v tomto poli.
• Všetky dátumy v období: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa v pracovnom hárku zobrazili iba záznamy s dátumami v štvrťroku (1. štvrťrok až 4. štvrťroku) alebo mesiaci (január až december), ktorý si vyberiete z jeho podponuky.
• Vlastný filter: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter, kde si môžete vybrať svoje vlastné kritériá pre zložitejšie AND alebo podmienky.

Pri výbere dátumov pre podmienky pomocou operátora Rovná sa, Je pred, Je po, Je pred alebo Rovná sa alebo Je po alebo Rovná sa v dialógovom okne Vlastný automatický filter, môžete dátum vybrať kliknutím na tlačidlo Výber dátumu (to s ikona kalendára) a potom kliknite na konkrétny dátum v rozbaľovacej palete dátumov. Keď otvoríte paletu dátumov, zobrazí sa aktuálny mesiac a vybratý aktuálny dátum. Ak chcete vybrať dátum v skoršom mesiaci, kliknite na tlačidlo Predchádzajúci (tlačidlo s trojuholníkom smerujúcim doľava), kým sa jeho mesiac nezobrazí na palete. Ak chcete vybrať dátum v neskoršom mesiaci, kliknite na tlačidlo Ďalej (to s trojuholníkom smerujúcim doprava), kým sa na palete nezobrazí jeho mesiac.

Používanie možností Filtre čísel v Exceli 2019

Rozbaľovacia ponuka Automatický filter pre pole, ktoré okrem dátumov obsahuje iba číselné položky alebo kombináciu dátumov a iných číselných položiek, obsahuje možnosť Filtre čísel, na ktorú sa po kliknutí alebo zvýraznení zobrazí podponuka obsahujúca nasledujúce možnosti:

• Rovná sa: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Rovná sa vybratým v prvej podmienke.
• Nerovná sa: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Nerovná sa vybratým v prvej podmienke.
• Väčšie ako: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Je väčšie ako vybratým v prvej podmienke.
• Väčšie ako alebo rovné: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Je väčšie alebo Rovná sa vybratým v prvej podmienke.
• Menej ako: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Je menšie ako vybratým v prvej podmienke.
• Menšie ako alebo rovné: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s operátorom Je menšie alebo rovné ako vybratým v prvej podmienke.
• Medzi: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter s vybraným operátorom Je väčšie alebo Rovná sa v prvej podmienke a operátorom Je menšie alebo Rovná sa vybratým v druhej podmienke AND.
• Prvých 10: Otvorí dialógové okno Automatický filter 10 najlepších, takže môžete zoznam filtrovať len na desať alebo toľko najvyšších alebo najnižších hodnôt alebo percent v poli.
• Nadpriemer: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa zobrazili iba záznamy, ktorých hodnoty v poli sú väčšie ako priemer hodnôt v tomto poli.
• Pod priemerom: Filtruje zoznam údajov tak, aby sa zobrazili iba záznamy, ktorých hodnoty v poli sú menšie ako priemer hodnôt v tomto poli.
• Vlastný filter: Otvorí dialógové okno Vlastný automatický filter, kde si môžete vybrať svoje vlastné kritériá pre zložitejšie AND alebo podmienky.

Dostanete sa do prvej desiatky!

Voľba Top Ten v podponuke možnosti Filtre čísel vám umožňuje odfiltrovať všetky záznamy okrem tých, ktorých položky v tomto poli sú v hornej alebo dolnej časti zoznamu podľa určitého čísla (predvolene 10) alebo v určitom hornom alebo dolnom percente. (predvolene 10). Položku Top Ten môžete samozrejme použiť len v číselných poliach a dátumových poliach; tento druh filtrovania nedáva zmysel, keď sa zaoberáte položkami v textovom poli.

Keď kliknete na možnosť Desať najlepších v podponuke možnosti Filtre čísel, Excel otvorí dialógové okno 10 najlepších automatických filtrov, kde môžete zadať kritériá filtrovania. V predvolenom nastavení je dialógové okno Top 10 AutoFilter nastavené tak, aby odfiltrovalo všetky záznamy okrem tých, ktorých záznamy patria medzi desať najlepších položiek v poli, a to výberom položky Top v rozbaľovacom zozname vľavo, 10 v strednom rozbaľovacom poli, a Položky v rozbaľovacom zozname vpravo. Ak chcete použiť tieto predvolené kritériá, jednoducho kliknite na OK v dialógovom okne Top 10 AutoFilter.

Obrázok nižšie zobrazuje vzorový zoznam údajov o zamestnancoch po použití automatického filtra 10 najlepších položiek na zobrazenie iba záznamov s desiatimi najlepšími platmi v zozname údajov.

Použitie automatického filtra 10 najlepších položiek na odfiltrovanie všetkých záznamov okrem záznamov s desiatimi najlepšími platmi.

Pred filtrovaním údajov môžete zmeniť aj kritériá filtrovania v dialógovom okne Top 10 AutoFilter. Môžete si vybrať medzi Top a Bottom v rozbaľovacom zozname úplne vľavo a medzi položkami a Percentami v poli úplne vpravo. Číslo v strednom rozbaľovacom poli môžete zmeniť aj tak, že naň kliknete a zadáte novú hodnotu alebo pomocou tlačidiel číselníka vyberiete.

Filtrovanie zoznamu údajov programu Excel podľa písma poľa a farieb výplne alebo ikon buniek

Rovnako ako môžete zoradiť zoznam údajov pomocou písma alebo farby výplne alebo ikon buniek, ktoré ste priradili pomocou funkcie podmieneného formátovania hodnotám v poli, ktoré sú v rámci alebo mimo určitých parametrov, môžete zoznam filtrovať.

Ak chcete filtrovať zoznam údajov podľa farby písma, farby výplne alebo ikony bunky použitej v poli, kliknite na tlačidlo Automatický filter a potom z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť Filtrovať podľa farby. Excel potom zobrazí podponuku, z ktorej si vyberiete farbu písma, farbu výplne alebo ikonu bunky, ktorú chcete použiť pri triedení:

• Ak chcete filtrovať zoznam údajov tak, aby sa v zozname zobrazovali iba záznamy s konkrétnou farbou písma vo vybranom poli – priradené k pravidlám bunky zvýraznenia podmieneného formátovania alebo pravidlám nahor/nadol – kliknite na jeho vzorkovník farieb v poli Filtrovať podľa farby písma podmenu.
• Ak chcete filtrovať zoznam údajov tak, aby sa v zozname zobrazili iba záznamy s konkrétnou farbou výplne vo vybratom poli – priradené k pravidlám bunky zvýraznenia podmieneného formátovania, pravidlám pre hornú/dolnú časť, dátové pruhy alebo farebné škály – kliknite na jeho farbu. vzorkovníka v podponuke Filtrovať podľa farby písma.
• Ak chcete filtrovať zoznam údajov tak, aby sa v zozname zobrazili iba záznamy s konkrétnou ikonou bunky vo vybranom poli – priradené možnosti Sady ikon podmieneného formátovania – kliknite na ikonu v podponuke Filtrovať podľa ikony bunky.