Ako odpovedať na žiadosť o schôdzu v programe Outlook 2013

Aj keď neorganizujete schôdze a neposielate pozvánky v programe Outlook 2013, môžete občas dostať pozvanie na schôdzu, takže je dobré vedieť, ako odpovedať na žiadosť o schôdzu, ak ju dostanete. („Slušne“ je dobrý koncept na začiatok.)

Keď ste pozvaní na stretnutie, dostanete špeciálnu e-mailovú správu, ktorá ponúka tieto tlačidlá:

• Prijať: Outlook automaticky pridá schôdzu do vášho plánu a vytvorí novú e-mailovú správu pre osobu, ktorá schôdzu zorganizovala, s informáciou o vašom rozhodnutí.

• Predbežne: Stretnutie sa automaticky pridá do vášho plánu. Osobe, ktorá zorganizovala stretnutie, príde nová e-mailová správa.

• Odmietnuť: Len to nezvládnete? Ak kliknete na Odmietnuť, Outlook odošle správu organizátorovi schôdze, aby oznámil zlé správy. Je to dobrá forma pridať obchodný dôvod na vysvetlenie, prečo zmeškáte schôdzku – „Prepáčte, mám termín,“ namiesto „Musím si umyť aardvarka“ alebo „Prepáč, v ten deň mám v pláne byť pri zmysloch.“

• Navrhnúť nový čas: Ak si organizátor schôdze vybral nevhodný čas, kliknutím na Navrhnúť nový čas môžete navrhnúť iný. Outlook vám ponúka dva spôsoby, ako navrhnúť nový čas: Vyberte Odmietnuť a potom kliknite na Navrhnúť nový čas, ak pôvodný čas jednoducho nie je možné; vyberte Predbežne a potom kliknite na Navrhnúť nový čas, ak si nie ste istí, či bude navrhovaný čas fungovať a chceli by ste navrhnúť alternatívu.

• Odpovedať: Keďže pozvánka na schôdzu príde ako e-mail, môžete kliknúť na Odpovedať a odpovedať e-mailovou správou bez toho, aby ste sa tak či onak zaviazali k naplánovanej schôdzi.

• Kalendár: Outlook zobrazuje váš úplný kalendár v samostatnom okne, aby ste si mohli urobiť väčší obraz o tom, ako váš rozvrh vyzerá.

Môžete si vybrať Upraviť odpoveď pred odoslaním, ak chcete do správy zahrnúť vysvetlenie, alebo jednoducho vybrať Odoslať odpoveď teraz a doručiť správu.

Keď dostanete pozvánku na schôdzu, správa obsahuje ukážku vášho kalendára s dátumom a časom schôdze, čo vám poskytne rýchly prehľad o vašej dostupnosti. Táto ukážka je len malou časťou vášho plánu, zobrazuje sa približne hodinu pred začiatkom schôdze a približne hodinu po jej začiatku.

Ak je schôdza naplánovaná na viac ako dve hodiny, môžete sa posunúť nadol, aby ste videli viac zo svojho plánu – a ak je schôdza naplánovaná na dlhšie ako dve hodiny, možno budete chcieť zabaliť aj obed.