Keď používate databázový program ako Access 2010, nemôžete len začať zadávať údaje. Namiesto toho musíte vytvoriť návrh relačnej databázy, ktorý rozdelí vaše informácie do jednej alebo viacerých tabuliek, z ktorých každá pozostáva z polí (ktoré sú ako stĺpce v tabuľke). Tabuľky sú spojené pomocou relačných spojení, kde pole v jednej tabuľke sa zhoduje (súvisí s) s poľom v inej. Tu je všeobecná myšlienka.
Identifikujte svoje údaje .
Vytvorte zoznam možných polí (údajov), vrátane textových, číselných, dátumových, pravdivých/nepravdivých a iných typov údajov.
Odstráňte nadbytočné polia.
Neuchovávajte rovnaké informácie na viac ako jednom mieste. Ak viete vypočítať jedno pole z druhého, uložte len jedno. (Napríklad uložte dátum narodenia alebo vek, ale nie oboje.)
Usporiadajte polia do tabuliek.
Zoskupte svoje polia podľa toho, čo popisujú, takže každá skupina sa stane tabuľkou. Napríklad databáza zadávania objednávok pre obchod môže mať jednu tabuľku pre zákazníkov, jednu pre produkty a jednu pre objednávky.
Pridajte tabuľky pre kódy a skratky.
Plánujte zahrnúť tabuľku názvov stavov a dvojpísmenových kódov a tabuľku s každým ďalším kódom alebo skratkou, ktorú plánujete použiť v databáze. Tieto tabuľky použijete na vytvorenie rozbaľovacích zoznamov hodnôt, z ktorých si môžete vybrať pri zadávaní záznamov.
Vyberte primárny kľúč pre každú tabuľku.
Primárny kľúč je pole, ktoré jednoznačne identifikuje každý záznam v tabuľke. Access môžete prikázať, aby každému záznamu priradil jedinečné identifikačné číslo pomocou poľa Automatické číslo.
Prepojte tabuľky.
Pozrite sa, ktoré tabuľky obsahujú polia, ktoré zodpovedajú poliam v iných tabuľkách. V databáze zadávania objednávok musí tabuľka Objednávky obsahovať pole na identifikáciu zákazníka, ktorý zadal objednávku – pole, ktoré sa zhoduje s poľom primárneho kľúča v tabuľke Zákazníci. Väčšina vzťahov je typu one-to-many, kde jeden záznam v jednej tabuľke môže zodpovedať viac ako jednému (alebo žiadnemu) záznamu v inej tabuľke.