SharePoint má niekoľko spôsobov, ako vám pomôcť zaviesť a presadzovať zásady správy obsahu, aby ste definovali, čo sa zverejňuje a za akých podmienok, koľko revízií sa uchováva a ako sú zabezpečené a sledované. V závislosti od zložitosti vášho schvaľovacieho procesu môžete použiť štandardnú možnosť schvaľovania obsahu alebo si môžete vytvoriť sofistikovanejší – a prispôsobený – pracovný postup schvaľovania.
Schvaľovanie obsahu je v SharePointe ľahké; je to funkcia publikovania, ktorú zapínate alebo vypínate na úrovni aplikácie a má len niekoľko konfiguračných nastavení. Schvaľovanie obsahu – nazývané aj moderovanie – nezahŕňa smerovanie položiek ani upozornenia a neuľahčuje kontroly a komentovanie.
Schválenie obsahu len zaisťuje, že koncepty a nový nahraný obsah sa nezverejnia vo vašej aplikácii SharePoint, kým niekto s určitou autoritou nepovie, že je to v poriadku. Proces schvaľovania obsahu riadi, kto môže vidieť tieto dokumenty, kým nebudú schválené.
Schválenie obsahu môže tiež určiť, či sa položky musia pred úpravou odhlásiť. Schválenie obsahu môže skryť koncepty dokumentov pred všetkými okrem autora položky a používateľov s povoleniami na schválenie v aplikácii SharePoint.
Toto je nepatrný rozdiel, ale určenie, že položky môže zobraziť iba autor položky a používatelia s povoleniami na schválenie, znamená, že autor môže položku zapísať bez toho, aby ju vystavil pohľadom iných čitateľov alebo redaktorov, kým nebude formálne zverejnená a schválená.