Ako nájsť údaje v Accesse 2016

Keď chcete práve teraz vystopovať konkrétny záznam , vytvorenie dotazu pre úlohu je príliš náročné. Našťastie má Access 2016 veľmi jednoduchý spôsob, ako nájsť jeden konkrétny údaj v tabuľkách a formulároch vášho projektu: príkaz Nájsť.

Nájsť sa nachádza – veľké prekvapenie tu – v sekcii Nájsť na karte Domov spolu s ikonou ďalekohľadu. Do ponuky Nájsť sa môžete dostať aj stlačením Ctrl+F, čím otvoríte dialógové okno Hľadať.

Aj keď sa príkaz Nájsť používa pomerne jednoducho, znalosť niekoľkých trikov ho robí ešte výkonnejším a ak používate Word alebo Excel, tieto triky sa vám budú hodiť aj v týchto aplikáciách – pretože príkaz Nájsť je Funkcia pre celú kanceláriu.

Rýchle nájdenie čohokoľvek

Použitie príkazu Nájsť je veľmi jednoduchá úloha. Funguje to takto:

Otvorte tabuľku alebo formulár, ktorý chcete vyhľadať.

Všimnite si, že príkaz Nájsť funguje v údajovom zobrazení a s formulármi programu Access a je dostupný hneď po otvorení tabuľky alebo formulára.

Kliknite na pole, ktoré chcete vyhľadať.

Príkaz Nájsť prehľadá aktuálne pole vo všetkých záznamoch tabuľky, takže pred spustením procesu vyhľadávania nezabudnite kliknúť na správne pole. Access je jedno, na ktorý záznam kliknete; pokiaľ ste v zázname v správnom poli, Access presne vie, v ktorom poli chcete nájsť.

Spustite príkaz Nájsť.

Môžete kliknúť na tlačidlo Hľadať v sekcii Hľadať na karte Domov alebo stlačiť Ctrl+F.

Otvorí sa dialógové okno Nájsť a nahradiť, pripravené vám slúžiť.

Zadajte text, ktorý hľadáte, do poľa Nájsť.

Pred začatím vyhľadávania si nájdite chvíľku na kontrolu pravopisu. Prístup je celkom inteligentný, ale nie je dostatočne jasný na to, aby ste zistili, že ste skutočne mysleli inštalatéra, keď ste napísali plumer.

Dialógové okno Nájsť a nahradiť.

Kliknutím na tlačidlo Hľadať ďalej spustíte vyhľadávanie.

• Ak sú údaje, ktoré hľadáte, v aktívnom poli, príkaz Nájsť okamžite vyhľadá požadovaný záznam.

  Bunka obsahujúca údaje, ktoré hľadáte, je zvýraznená.

  Čo ak prvý záznam, ktorý Access nájde, nie je ten, ktorý hľadáte? Predpokladajme, že chcete druhého, tretieho alebo štrnásteho Johna Smitha v tabuľke? Žiaden problém; preto má dialógové okno Nájsť a nahradiť tlačidlo Hľadať ďalej. Pokračujte v klikaní na Nájsť ďalšie, kým Access neprejde na požadovaný záznam alebo vám nepovie, že prestáva hľadať.

• Ak Find nič nenájde, narieka nad neúspechom v malom dialógovom okne spolu s týmto smutným vyhlásením:

  Microsoft Access dokončil vyhľadávanie záznamov. Hľadaná položka sa nenašla.

Ak funkcia Nájsť nenašla, čo ste hľadali, máte niekoľko možností:

• Môžete to vzdať kliknutím na tlačidlo OK v malom dialógovom okne, aby to zmizlo.

• Môžete skontrolovať vyhľadávanie a skúsiť to znova (stále budete musieť kliknúť na tlačidlo OK, aby ste sa zbavili dialógového okna s výzvou). Keď sa vrátite do dialógového okna Nájsť a nahradiť, skontrolujte nasledujúce veci:

  • Uistite sa, že ste klikli do správneho poľa a napísali všetko správne do poľa Nájsť.

    Môžete tiež skontrolovať špeciálne možnosti vyhľadávania, aby ste zistili, či niektorá z nich nenarušuje vaše vyhľadávanie.

  • Ak ste zmenili pravopis alebo možnosti, znova kliknite na tlačidlo Nájsť ďalšie.

Preraďte Find na vysoký prevodový stupeň

Niekedy len zadanie údajov, ktoré potrebujete do poľa Nájsť, neprinesie požadované výsledky:

• Nachádzate príliš veľa záznamov (a skončíte tak, že budete donekonečna klikať na tlačidlo Nájsť ďalšie, aby ste sa dostali k jednému požadovanému záznamu).

• Záznamy, ktoré sa zhodujú, nie sú tie, ktoré chcete.

Najlepší spôsob, ako znížiť počet nesprávnych zhôd, je pridať do vyhľadávania viac podrobností, čím sa zníži počet zhôd a možno vám poskytne práve ten jeden záznam, ktorý potrebujete nájsť.

Access ponúka niekoľko nástrojov na doladenie vyhľadávania. Ak ich chcete použiť, otvorte dialógové okno Nájsť a nahradiť ktorýmkoľvek z nich

• Kliknutím na tlačidlo Nájsť na karte Domov

  alebo

• Stlačením Ctrl+F

Ak váš príkaz Hľadať nefunguje tak, ako si myslíte, že by mal, skontrolujte nasledujúce možnosti. Je pravdepodobné, že aspoň jedna z týchto možností je nastavená tak, aby vylúčila to, čo hľadáte.

Pozrieť sa do

Access predvolene hľadá zhody iba v aktuálnom poli – podľa toho, do ktorého poľa ste klikli pred spustením príkazu Nájsť. Ak chcete Accessu prikázať, aby namiesto toho prehľadal celú tabuľku, vyberte Aktuálny dokument z rozbaľovacieho zoznamu Hľadať.

Ak chcete prehľadať celú tabuľku, zmeňte možnosť Hľadať.

Zápas

Vaše možnosti sú nasledovné:

• Akákoľvek časť poľa: Umožňuje zápas kdekoľvek v poli (nájdenie Richarda, Ulricha a Lifestyles of the Rich and Famous ). Toto je predvolené nastavenie.

• Celé pole: Toto vyžaduje, aby hľadané výrazy (to, čo zadáte do poľa Nájsť) tvorili celú hodnotu poľa. Takže Rich nenájde Ulrich , Richlieu , Richard , alebo Richmond . Nájde iba Bohatých.

• Začiatok poľa: Rozpozná len tie zápasy, ktoré začínajú od začiatku poľa. Rich teda nájde Richmonda, ale nie Ulricha.

  Táto možnosť vám umožňuje zadať aj len časť mena, najmä ak poznáte iba začiatok mena alebo začiatok adresy.

Ak chcete zmeniť nastavenie zhody, kliknite na šípku nadol vedľa poľa zhody a vyberte si z rozbaľovacej ponuky, ktorá sa zobrazí.

Pomocou možnosti Zhoda.

Vyhľadávanie

Ak nachádzate príliš veľa zhôd, skúste vyhľadávanie obmedziť na jednu konkrétnu časť tabuľky pomocou možnosti Hľadať. Vyhľadávanie povie príkazu Nájsť, aby sa pozrel

• Pri všetkých záznamoch v tabuľke (predvolené nastavenie)

  alebo

• Nahor alebo nadol od aktuálneho záznamu

Kliknutím na záznam v polovici tabuľky a následným prikázaním Accessu, aby hľadal odtiaľ dole, obmedzíte vyhľadávanie na spodnú časť tabuľky.

Dolaďte svoje nastavenia vyhľadávania kliknutím na šípku nadol vedľa poľa Hľadať a výberom vhodnej ponuky z rozbaľovacej ponuky.

Match Case

Začiarknutím políčka Rozlišovať malé a veľké písmená zaistíte , že výraz, ktorý hľadáte, je presne rovnaký ako hodnota uložená v databáze, vrátane rovnakých veľkých a malých písmen.

Toto funguje naozaj dobre, ak hľadáte názov, nie len slovo, takže pri hľadaní (veľké R ) Rich v celej tabuľke sa nenájde bohatý pudingový toping .

Vyhľadávacie polia vo formáte

Táto možnosť prikáže Accessu, aby sa pozrel na formátovanú verziu poľa a nie na skutočné údaje, ktoré ste zadali. „Formátované“ to znamená s formátovaním aplikovaným na obsah – čísla naformátované ako percentá, dátumy nastavené ako krátke dátumy vs. stredné dátumy atď.

Obmedzenie vyhľadávania týmto spôsobom je užitočné, keď hľadáte dátumy, ID skladových jednotiek alebo akékoľvek iné pole s dosť špecializovaným formátovaním.

Zapnite vyhľadávacie polia vo formáte kliknutím na začiarkavacie políčko vedľa neho.

Toto nastavenie nefunguje s Rozlišovať malé a veľké písmená, takže ak je začiarknuté políčko Rozlišovať veľké a malé písmená, Vyhľadávacie polia vo formáte sa zobrazia neaktívne. V takom prípade zrušte začiarknutie políčka Rozlišovať veľkosť písmen, aby sa začiarkavacie políčko Polia vyhľadávania vrátilo späť vo formáte.

Vo väčšine prípadov táto možnosť nemá veľký význam. V skutočnosti vás táto konkrétna možnosť Nájsť zaujíma iba vtedy, keď (alebo ak) hľadáte veľa vysoko formátovaných polí.