Ako importovať úlohy z programu Microsoft Outlook

Spoločnosť Microsoft poskytuje jednoducho použiteľnú funkciu importu, ktorá prenáša úlohy, ktoré vytvoríte v programe Outlook, do Project 2013. Keď začnete premýšľať o tom, čo je potrebné v projekte splniť, úlohy sa začnú podobať na chov králikov; to, čo môže začať ako séria jednoduchých úloh v programe Outlook, sa často stáva plnohodnotným projektom. Tu prichádza na rad import.

Funkcia Import úloh programu Outlook je v podstate mapa importu, ktorá je prednastavená na prácu s poľami úloh programu Outlook. Ak chcete importovať úlohy programu Outlook do Projectu, postupujte takto:

Otvorte plán, do ktorého chcete vložiť úlohy, alebo otvorte nový projekt (vyberte Súbor→Nový, kliknite na Prázdny projekt a kliknite na Vytvoriť).

Kliknite na kartu Úloha na páse s nástrojmi, kliknite na spodnú časť (so šípkou nadol) tlačidla Úloha v skupine Vložiť a kliknite na položku Importovať úlohy programu Outlook.

Ak sa zobrazí varovné hlásenie programu Microsoft Outlook, kliknite na položku Povoliť.

Zobrazí sa dialógové okno Importovať úlohy programu Outlook.

Začiarknite políčko vedľa každej úlohy, ktorú chcete importovať, alebo kliknutím na tlačidlo Vybrať všetko importujte všetky úlohy programu Outlook.

V predvolenom nastavení Outlook ukladá úlohy do priečinka Úlohy. Začiarknutie políčka Priečinok: Úlohy je ďalším spôsobom, ako vybrať všetky úlohy v programe Outlook.

Kliknite na tlačidlo OK.

Úlohy sa importujú a potom sa zobrazia na konci zoznamu úloh so zvýraznením zmien.

Keď importujete úlohu z Outlooku, importuje sa aj jej názov, trvanie a poznámky (ak nejaké existujú). Ak úloha v programe Outlook nemá žiadne trvanie a ako režim projektovej úlohy ste nastavili Automatický plán, Project vytvorí úlohu s odhadovaným jednodňovým časovým rámcom.

Vkladanie hypertextových odkazov

Do osnovy projektu môžete vložiť hypertextové prepojenia, čo poskytuje praktický spôsob, ako rýchlo otvoriť iný projekt, iný súbor akéhokoľvek typu alebo webovú stránku.

Môžete vložiť hypertextové prepojenie a vytvoriť úlohu, ktorú môžete použiť na vyjadrenie načasovania alebo nákladov iného projektu alebo podprojektu v pláne, pretože informácie o načasovaní a nákladoch sa neprenášajú z projektu s hypertextovým prepojením. Hypertextové odkazy sa častejšie používajú na prepojenie na dokumentáciu pre existujúcu úlohu, ako je technická dokumentácia, predpoklady alebo externé informácie.

Ak chcete vložiť hypertextový odkaz na iný odkaz v projekte, postupujte takto:

Zadajte názov novej úlohy do prázdnej bunky s názvom úlohy.

Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku s názvom novej úlohy, pre ktorú chcete, aby sa zobrazila úloha s hypertextovým prepojením.

Vyberte položku Hypertextový odkaz.

Zobrazí sa dialógové okno Vložiť hypertextové prepojenie.

Do poľa Text na zobrazenie zadajte text, ktorý sa má zobraziť pre hypertextové prepojenie.

Uistite sa, že tento text jasne uvádza, aké informácie sú zhrnuté.

V oblasti Odkaz na kliknite na ikonu Existujúci súbor alebo webová stránka.

Môžete vytvoriť odkaz na dokument akéhokoľvek typu alebo na webovú stránku.

V zozname Hľadať nájdite a vyberte súbor, do ktorého chcete vložiť hypertextové prepojenie.

Kliknite na tlačidlo OK.

Vloží sa text odkazu a v poli Indikátor sa zobrazí symbol hypertextového odkazu. Môžete jednoducho kliknúť na tento symbol odkazu a otvoriť druhý súbor.

Vkladanie jedného projektu do druhého

Môžete tiež vkladať úlohy z jedného projektu do druhého. Urobíte to vložením celého existujúceho projektu do iného projektu. Projekt, ktorý je vložený, je podprojekt. Táto metóda je užitočná, keď rôzni členovia projektového tímu riadia rôzne fázy väčšieho projektu.

Schopnosť zostaviť podprojekty na jednom mieste vám umožňuje vytvoriť hlavný plán, z ktorého si môžete na jednom mieste prezerať všetky časti väčšieho a komplexnejšieho projektu.

Ak vložíte viacero podprojektov, vytvorte skupinu zdrojov, ktorú sprístupníte všetkým podprojektom, aby ste dosiahli konzistentnosť priraďovania zdrojov.

Ak chcete do plánu vložiť ďalší súbor projektu, postupujte takto:

V zobrazení Ganttovho diagramu vyberte úlohu v zozname úloh, nad ktorú chcete vložiť druhý projekt.

Vyberte Projekt → Podprojekt.

Príkaz Podprojekt je v skupine Vložiť.

Pomocou navigačnej tably a zoznamu súborov vyhľadajte súbor, ktorý chcete vložiť, a kliknutím naň ho vyberte.

Ak chcete vytvoriť prepojenie na iný súbor, aby sa všetky jeho aktualizácie prejavili v kópii projektu, ktorý vkladáte, uistite sa, že je začiarknuté políčko Prepojiť s projektom.

Kliknutím na tlačidlo Vložiť vložte súbor.

Vložený projekt sa zobrazí nad úlohou, ktorú ste vybrali, keď ste začali proces vkladania.

Úloha najvyššej úrovne vloženého projektu sa zobrazí na úrovni úlohy, ktorú ste vybrali pri vkladaní projektu, so všetkými ostatnými úlohami pod ňou v poradí prehľadu. V prípade potreby použite nástroje Odsadenie a Odsadenie na paneli s nástrojmi Formátovanie na umiestnenie vložených úloh na príslušnú úroveň v projekte.