Ako importovať údaje do Accessu 2016

Ak chcete, aby databáza, do ktorej umiestňujete údaje, nahradila zdroj v Accesse 2016, potom importujte. Toto je pre vás možnosť, ak vytvárate databázu Accessu na nahradenie starej tabuľky, ktorá už nevyhovuje vašim potrebám. Importujte aj vtedy, ak sú zdrojové údaje dodané externým dodávateľom v inom formáte, ako je formát Accessu.

Predpokladajme napríklad, že dostávate údaje o predaji z registračnej pokladne od externého dodávateľa mesačne vo formáte tabuľky. Access je skvelý nástroj na vytváranie prehľadov, takže môžete importovať údaje do programu Access a použiť jeho nástroje na vytváranie prehľadov na vytváranie prehľadov.

Tu sú kroky na importovanie alebo prepojenie zdrojov údajov s databázou Accessu:

1Otvorte databázu programu Access, ktorá bude obsahovať importované údaje.

Mali by ste vidieť kartu Externé údaje.

2 Kliknite na kartu Externé údaje na páse s nástrojmi.

Na páse s nástrojmi sa zobrazí skupina tlačidiel Import & Link.

Každé tlačidlo je spojené so sprievodcom, ktorý vás prevedie celým procesom:

Bežné formáty súborov, ako napríklad Excel alebo Text (označené ako textový súbor), majú svoje vlastné špecifické tlačidlá.

Menej bežné formáty súborov nájdete pomocou tlačidla Viac.

3 Kliknite na tlačidlo, ktoré zodpovedá formátu vášho súboru.

Na obrazovke sa zobrazí dialógové okno Získať externé údaje špecifické pre vybraný formát súboru.

4 Pomocou tlačidla Prehľadávať vyberte zdroj údajov, ktorý chcete importovať alebo prepojiť s Accessom.

Zvyčajne ide o súbor . Môže to byť aj lokalita SharePoint alebo priečinok programu Outlook.

Ak písanie názvov súborov nie je vaša vec, kliknite na tlačidlo Prehľadávať a vyhľadajte súbor.

5Vyberte spôsob ukladania údajov.

Tu určíte Accessu, či chcete importovať alebo prepojiť údaje. Môžete odkazovať na všetky formáty súborov okrem XML.

6Vykonajte zvyšné kroky v dialógovom okne Získať externé údaje.

Od tohto momentu budú kroky závisieť od formátu údajov, ktoré importujete. Pozorne postupujte podľa pokynov. Najhoršie, čo sa môže stať, je, že dostanete importovanú (alebo prepojenú) tabuľku plnú nezmyslov. Ak tak urobíte, skontrolujte formát zdrojového súboru.

Napríklad, ak je zdrojom textový súbor a dostanete nezmysel, možno budete musieť potvrdiť, že textový súbor bol uložený ako súbor s oddeľovačmi (so znakom – napríklad čiarkou – umiestneným medzi poliami). Je tiež možné, že zdrojový súbor nie je v správnom formáte (môžete si napríklad myslieť, že ide o tabuľku programu Excel, ale nie je to tak).

Ak očakávate, že budete často importovať tento typ súboru alebo naň odkazovať, začiarknite políčko Uložiť kroky importu. (Začiarkavacie políčko sa bude nachádzať na poslednej obrazovke sprievodcu.) Po začiarknutí políčka sa zobrazí výzva na zadanie názvu importu.

7 Skupina Import na karte Externé údaje na páse s nástrojmi obsahuje tlačidlo s názvom Uložené importy. Pomocou tohto tlačidla môžete vyvolať uložené importy a spustiť ich tak často, ako chcete.

Ak chcete znova spustiť uložený import, zdroje údajov musia zostať na svojich pôvodných miestach s pôvodnými názvami.