Ako filtrovať zoznam údajov v Exceli 2016

Vďaka funkcii Filter Excelu 2016 je ľahké skryť všetko v zozname údajov okrem záznamov, ktoré chcete vidieť. Ak chcete filtrovať zoznam údajov len na tie záznamy, ktoré obsahujú konkrétnu hodnotu, potom kliknite na tlačidlo Automatický filter príslušného poľa, čím sa zobrazí rozbaľovací zoznam obsahujúci všetky záznamy zadané v tomto poli a vyberte ten, ktorý chcete použiť ako filter.

Excel potom zobrazí iba tie záznamy, ktoré obsahujú hodnotu, ktorú ste vybrali v danom poli. (Všetky ostatné záznamy sú dočasne skryté.)

Ak hlavičky stĺpcov tabuľky so zoznamom údajov momentálne nemajú v bunkách za názvami polí zobrazené rozbaľovacie tlačidlá, môžete ich pridať jednoducho kliknutím na Domov→ Zoradiť a filtrovať→ Filtrovať alebo stlačením Alt+HSF.

Napríklad na obrázku som vyfiltroval zoznam údajov o zamestnancoch, aby sa zobrazili iba tie záznamy, v ktorých je umiestnenie buď Boston alebo San Francisco, kliknutím na tlačidlo Automatický filter v poli Umiestnenie a následným kliknutím na začiarkavacie políčko (Vybrať všetko), čím sa zruší jeho začiarknutie. . Potom som klikol na začiarkavacie políčka Boston a San Francisco, aby som k nim pridal značky začiarknutia pred kliknutím na tlačidlo OK. (Je to také jednoduché.)

Zoznam údajov o zamestnancovi po odfiltrovaní všetkých záznamov okrem záznamov s Bostonom alebo San Franciscom v poli Miesto.

Po vyfiltrovaní zoznamu údajov tak, aby sa zobrazili iba záznamy, s ktorými chcete pracovať, môžete tieto záznamy skopírovať do inej časti pracovného hárka napravo od databázy (alebo ešte lepšie do iného pracovného hárka v zošite). Jednoducho vyberte bunky, potom kliknite na tlačidlo Kopírovať na karte Domov alebo stlačte kombináciu klávesov Ctrl+C, presuňte kurzor bunky na prvú bunku, kde sa majú zobraziť skopírované záznamy, a potom stlačte kláves Enter. Po skopírovaní vyfiltrovaných záznamov môžete znova zobraziť všetky záznamy v databáze alebo použiť trochu iný filter.

Ak zistíte, že filtrovaním zoznamu údajov výberom jednej hodnoty v rozbaľovacom zozname poľa získate viac záznamov, než s ktorými skutočne chcete zápasiť, môžete ďalej filtrovať databázu výberom inej hodnoty v rozbaľovacom zozname druhého poľa. zoznam. Predpokladajme napríklad, že vyberiete Boston ako hodnotu filtra v rozbaľovacom zozname poľa Umiestnenie a skončíte so stovkami záznamov Boston zobrazenými v pracovnom hárku.

Ak chcete znížiť počet záznamov v Bostone na lepšie spravovateľné číslo, môžete vybrať hodnotu (napríklad Ľudské zdroje) v rozbaľovacom zozname poľa Oddelenie, aby ste ďalej filtrovali databázu a znížili počet záznamov, s ktorými musíte na obrazovke pracovať. Keď skončíte prácu so záznamami zamestnancov Boston Human Resources, môžete zobraziť ďalšiu množinu tak, že znova zobrazíte rozbaľovací zoznam poľa Dept a zmeníte hodnotu filtra z Human Resources na iné oddelenie, ako je napríklad účtovníctvo.

Keď ste pripravení znova zobraziť všetky záznamy v databáze, kliknite na tlačidlo AutoFilter filtrovaného poľa (označené výskytom kužeľového filtra na jeho rozbaľovacom tlačidle) a potom kliknite na tlačidlo Vymazať filter z (nasledované názvom pole v zátvorkách) možnosť blízko stredu jeho rozbaľovacieho zoznamu.

Tlačidlá automatického filtra môžete dočasne odstrániť z buniek v hornom riadku zoznamu údajov obsahujúcich názvy polí a neskôr ich znova zobraziť kliknutím na tlačidlo Filter na karte Údaje alebo stlačením Alt+AT alebo Ctrl+Shift+L.