Ako dotazovať externú databázu v Exceli

Excel poskytuje výkonnú metódu na získavanie informácií z externých databáz. Nie ste obmedzení na jednoduché získanie všetkých informácií z určenej tabuľky. Alternatívne môžete vyhľadávať databázu.

Dotazovaním databázy získate iba informácie z tabuľky, ktoré zodpovedajú vašim kritériám. Dotaz môžete použiť aj na spojenie informácií z dvoch alebo viacerých tabuliek. Preto použite dotaz na masáž a filtrovanie údajov pred tým, ako sa skutočne umiestnia do zošita programu Excel.

Dopytovanie je často najlepším prístupom, keď chcete skombinovať údaje pred ich importovaním a keď potrebujete údaje pred importovaním filtrovať.

Ak chcete spustiť databázový dotaz a importovať výsledky dotazu, postupujte takto:

1 Na karte Údaje vyberte položku Z iných zdrojov → Z Microsoft Query.

Excel zobrazí dialógové okno Výber zdroja údajov.

2 Pomocou záložky Databázy identifikujte typ databázy, ktorú chcete dotazovať.

Ak chcete napríklad zadať dopyt do databázy Microsoft Access, kliknite na položku Databáza MS Access a potom na tlačidlo OK.

Výsledky dotazu môžete dotazovať kliknutím na kartu Dotazy a následným výberom jednej z položiek, ktoré sú tam uvedené.

Môžete sa tiež dotazovať na kocku OLAP a získať z nej informácie. Ak chcete zadať dotaz alebo kocku OLAP, poraďte sa s administrátorom databázy. Správca databázy vám môže povedať, z akého dotazu alebo kocky OLAP chcete získať údaje.

3Vyberte databázu.

Excel zobrazí dialógové okno Výber databázy. Toto dialógové okno použite na identifikáciu umiestnenia aj názvu databázy, ktorú chcete dotazovať.

4Zo zoznamu adresárov vyberte databázu, ktorú chcete dotazovať, a kliknite na OK.

Excel zobrazí dialógové okno Sprievodca dotazom – Výber stĺpcov.

Pomocou dialógového okna Sprievodca dotazom – Výber stĺpcov môžete vybrať, ktoré tabuľky a polia tabuľky sa majú zobraziť vo výsledkoch dotazu. V poli Dostupné tabuľky a stĺpce Excel uvádza tabuľky a polia. Tento zoznam spočiatku zobrazuje iba tabuľky, ale polia v tabuľke môžete zobraziť kliknutím na symbol + vedľa tabuľky.

5 Keď uvidíte pole, ktoré chcete ako stĺpec v zozname Excel, kliknite na jeho pole a potom kliknite na tlačidlo so šípkou smerujúcou doprava, ktoré ukazuje na zoznam Stĺpce vo vašom dotaze.

Ak chcete do zoznamu pridať všetky polia v tabuľke, kliknite na názov tabuľky a potom kliknite na tlačidlo so šípkou smerujúcou doprava, ktoré ukazuje na pole so zoznamom Stĺpce vo vašom dotaze.

Ak chcete odstrániť pole, vyberte pole v zozname Stĺpce vo vašom dotaze a potom kliknite na tlačidlo so šípkou smerujúcou doľava, ktoré ukazuje na zoznam Dostupné tabuľky a stĺpce.

Znie to všetko veľmi komplikovane, ale v skutočnosti to tak nie je. V podstate všetko, čo musíte urobiť, je identifikovať stĺpce informácií, ktoré chcete vo svojom zozname Excel.

6Po tom, ako určíte, ktoré stĺpce chcete vo svojom dotaze použiť, kliknite na tlačidlo Ďalej a filtrujte údaje dotazu podľa potreby.

Excel zobrazí dialógové okno Sprievodca dotazom – Filtrovanie údajov.

Údaje vrátené ako súčasť dotazu môžete filtrovať pomocou textových polí Zahrnúť iba riadky. Ak chcete napríklad zahrnúť iba riadky, v ktorých pole skratky štátu zobrazuje CA, kliknite na pole state_abbrev v poli so zoznamom Stĺpec na filtrovanie. Potom vyberte operáciu filtrovania Rovná sa z prvého rozbaľovacieho zoznamu a do druhého rozbaľovacieho zoznamu zadajte alebo vyberte hodnotu CA.

Dialógové okno Sprievodca dotazom – Filtrovanie údajov vykonáva rovnaké druhy filtrovania, aké môžete vykonávať pomocou príkazu Automatický filter a príkazu Rozšírený filter.

7Filtrujte svoje údaje na základe viacerých filtrov výberom prepínačov A alebo Alebo.

A: Použitie filtrov A znamená, že na to, aby bol riadok zahrnutý, musí spĺňať všetky požiadavky filtra.

Alebo: Použitie alebo filtre, znamená, že v prípade, že riadok spĺňa akékoľvek filtruje podmienku, riadok je zahrnutá.

8 Kliknite na Ďalej.

Excel zobrazí dialógové okno Sprievodca dotazom – Poradie zoradenia.

9V dialógovom okne Sprievodca dotazom – Poradie zoradenia vyberte poradie zoradenia výsledkov dotazu.

V rozbaľovacom zozname Zoradiť podľa vyberte pole alebo stĺpec, ktorý chcete použiť na triedenie. Výberom prepínača Vzostupne alebo Zostupne vyberte, či má byť pole usporiadané vo vzostupnom alebo zostupnom poradí.

Môžete tiež použiť ďalšie kľúče triedenia výberom polí v prvom a druhom rozbaľovacom zozname Potom podľa.

Výsledky dotazov zoraďujete rovnakým spôsobom, ako zoraďujete riadky v excelovej tabuľke. Triedenie funguje rovnako, či už hovoríte o výsledkoch dotazu alebo o riadkoch v zozname.

10 Kliknite na Ďalej.

Excel zobrazí dialógové okno Sprievodca dotazom – Dokončiť.

11V dialógovom okne Sprievodca dotazom – Dokončiť zadajte, kam má Excel umiestniť výsledky dotazu.

Toto dialógové okno obsahuje prepínače, z ktorých si môžete vybrať, kam chcete umiestniť údaje výsledkov dotazu: v Exceli, v okne Microsoft Query, ktoré si potom môžete prezrieť, alebo v kocke OLAP. Zvyčajne jednoducho chcete vrátiť údaje do programu Microsoft Excel a umiestniť údaje do zošita. Ak chcete vykonať túto voľbu, vyberte prepínač Vrátiť údaje do programu Microsoft Office Excel.

12 Kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Po kliknutí na tlačidlo Dokončiť na dokončenie Sprievodcu dotazom Excel zobrazí dialógové okno Importovať údaje.

13V dialógovom okne Importovať údaje vyberte umiestnenie hárka pre výsledky dotazu.

Pomocou tohto dialógového okna môžete určiť, kam sa majú umiestniť údaje o výsledkoch dotazu.

Ak chcete umiestniť výsledky dotazu do existujúceho pracovného hárka, vyberte prepínač Existujúci pracovný hárok. Potom identifikujte bunku v ľavom hornom rohu rozsahu pracovného hárka a zadajte ju do textového poľa Existujúci pracovný hárok.

Prípadne, ak chcete umiestniť údaje do nového pracovného hárka, vyberte prepínač Nový pracovný hárok.

14 Kliknite na tlačidlo OK.

Excel umiestni údaje na miesto, ktoré ste vybrali.