Ako dotazovať externé údaje v Exceli 2016

Excel 2016 umožňuje vyhľadávať zoznamy údajov (tabuľky) uložené v externých databázach, ku ktorým máte prístup, a následne extrahovať údaje, ktoré vás zaujímajú, do pracovného hárka na ďalšiu manipuláciu a analýzu.

Excel 2016 tiež uľahčuje získavanie údajov z rôznych zdrojov údajov vrátane databázových súborov Microsoft Access, webových stránok na internete, textových súborov a iných zdrojov údajov, ako sú databázové tabuľky na serveroch SQL Server a Analysis Services, údajové súbory XML. a dátové tabuľky z online pripojení k informačným kanálom Microsoft Windows Azure DataMarket a OData.

Pri importovaní údajov z takýchto externých zdrojov do vašich excelových pracovných hárkov môžete mať do činenia s údajmi uloženými vo viacerých súvisiacich tabuľkách, ktoré sú všetky uložené v databáze (čo sa v Exceli 2016 označuje ako dátový model ). Vzťah medzi rôznymi tabuľkami v tej istej databáze je založený na spoločnom poli (stĺpci), ktoré sa vyskytuje v každej súvisiacej tabuľke údajov a ktoré je oficiálne známe ako kľúčové pole , ale v Exceli je všeobecne známe ako vyhľadávací stĺpec .

Pri spájaní tabuliek so spoločným kľúčovým poľom aspoň v jednej tabuľke musia byť všetky záznamy pre toto pole jedinečné a bez duplikátov, ako je napríklad tabuľka s údajmi o klientoch, kde je pole ID zákazníka jedinečné a priradené iba raz (kde je známe ako primárny kľúč ). V ďalšej súvisiacej tabuľke údajov spoločné pole (známe ako cudzí kľúč ) môže, ale nemusí byť jedinečné, ako v tabuľke údajov objednávok, kde všetky položky v jeho ID zákazníka nemusia byť jedinečné, pretože je celkom prípustné (dokonca žiaduce) mať toho istého klienta, ktorý nakupuje viac produktov viackrát.

Pri práci so súvisiacimi tabuľkami údajov je potrebné pamätať len na ďalšiu vec, a to je typ vzťahu, ktorý existuje medzi týmito dvoma tabuľkami. Dátový model Excelu podporuje dva typy vzťahov:

• Vzťah jeden k jednému, kde sú položky v poli primárneho aj cudzieho kľúča úplne jedinečné, ako napríklad vzťah medzi zoznamom údajov klientov a zoznamom údajov zliav, kde sa pole ID zákazníka vyskytuje iba raz v každej tabuľke (keďže každý klient má iba pridelené jedno percento zľavy)

• Vzťah typu one-to-many, kde sú povolené a dokonca očakávané duplicitné záznamy v poli cudzieho kľúča, ako vo vzťahu medzi zoznamom údajov klientov a zoznamom údajov objednávok, kde sa pole ID zákazníka môže vyskytovať viackrát (keďže klient uskutoční viacero nákupov)

Excel 2016 je väčšinou schopný zistiť vzťah medzi importovanými tabuľkami údajov. Ak sa však Excel niekedy pomýli alebo vaše tabuľky obsahujú viac ako jedno spoločné pole, ktoré by mohlo slúžiť ako kľúč, môžete manuálne definovať správny vzťah. Jednoducho vyberte tlačidlo Vzťahy v skupine Nástroje údajov na karte Údaje na páse s nástrojmi (Alt+AA), čím otvoríte dialógové okno Spravovať vzťahy. Kliknutím na tlačidlo Nový otvoríte dialógové okno Vytvoriť vzťah, kde definujete spoločné pole v každej z dvoch súvisiacich údajových tabuliek. Po vytvorení tohto vzťahu môžete použiť ktorékoľvek z polí v jednej z dvoch súvisiacich tabuliek v zostavách, ktoré pripravíte, alebo v kontingenčných tabuľkách, ktoré vytvoríte.

Ak chcete importovať externé údaje, vyberte príkazové tlačidlo Získať externé údaje na karte Údaje na páse s nástrojmi (Alt+AZX). Keď to urobíte, Excel zobrazí ponuku s nasledujúcimi možnosťami:

• Z programu Access na import databázových tabuliek uložených v programe Microsoft Access

• From Web, ak chcete vykonať dotaz na webovú stránku na importovanie zoznamov údajov z webových stránok na internete

• Z textu na import údajov uložených v textovom súbore definovaním spôsobu analýzy údajov do konkrétnych stĺpcov a riadkov pracovného hárka

• Z iných zdrojov na otvorenie rozbaľovacej ponuky, ktorá ponúka rôzne možnosti: Zo servera SQL Server, zo služieb analýzy, z trhu Windows Azure Marketplace, z informačného kanála údajov OData, z importu údajov XML, zo Sprievodcu pripojením údajov a z Microsoft Query.

• Existujúce pripojenia na opätovné použitie pripojenia k dátovej službe alebo dátovému kanálu (pomocou jednej z možností importu, najmä v sekcii Z iných zdrojov), ktoré ste už vytvorili, buď na získanie ďalších údajov alebo na obnovenie predtým importovaných údajov