Access 2013 All-In-One pre LuckyTemplates Cheat Sheet

Access 2013 zjednodušuje správu vašich údajov tým, že kombinuje vizuálne rozhranie s výkonom relačnej databázy. Zistite, ako organizovať údaje do tabuliek, navrhovať formuláre a zostavy na úpravu a prezentáciu informácií a vytvárať dotazy na výber a kombinovanie informácií. Ďalšími krokmi sú písanie makier a skriptov Visual Basic for Applications (VBA), aby bola vaša databáza inteligentná, a používanie SharePointu na publikovanie údajov na webe.

Navrhovanie relačnej databázy v Accesse 2013

Keď používate databázový program, ako je Access 2013, nemôžete len začať zadávať údaje. Namiesto toho musíte vytvoriť návrh relačnej databázy, ktorý rozdelí vaše informácie do jednej alebo viacerých tabuliek, z ktorých každá pozostáva z polí (ktoré sú ako stĺpce v tabuľke). Tabuľky sú spojené relačnými spojeniami, v ktorých sa pole v jednej tabuľke zhoduje (súvisí s) s poľom v inej. Tu je všeobecná myšlienka:

Identifikujte svoje údaje.

Vytvorte zoznam možných polí (údajov), vrátane textových, číselných, dátumových, pravdivých/nepravdivých a iných typov údajov.

Odstráňte nadbytočné polia.

Neuchovávajte rovnaké informácie na viac ako jednom mieste. Ak viete vypočítať jedno pole z druhého, uložte len jedno. (Uložte napríklad dátum narodenia alebo vek, ale nie oboje.)

Usporiadajte polia do tabuliek.

Zoskupte polia podľa toho, čo popisujú, aby sa z každej skupiny stala tabuľka. Databáza zadávania objednávok pre obchod môže mať jednu tabuľku pre zákazníkov, jednu pre produkty a jednu pre objednávky.

Pridajte tabuľky pre kódy a skratky.

Plánujte zahrnúť tabuľku názvov štátov a dvojpísmenových kódov a tabuľku všetkých ostatných kódov alebo skratiek, ktoré plánujete použiť v databáze. Tieto tabuľky použijete na vytvorenie rozbaľovacích ponúk hodnôt, ktoré si môžete vybrať pri zadávaní záznamov.

Vyberte primárny kľúč pre každú tabuľku.

Primárny kľúč je pole, ktoré jednoznačne identifikuje každý záznam v tabuľke. Access môžete prikázať, aby každému záznamu priradil jedinečné identifikačné číslo pomocou poľa Automatické číslo.

Prepojte tabuľky.

Pozrite sa, ktoré tabuľky obsahujú polia, ktoré zodpovedajú poliam v iných tabuľkách. V databáze zadávania objednávok musí tabuľka Objednávky obsahovať pole, ktoré identifikuje zákazníka, ktorý zadal objednávku – pole, ktoré sa zhoduje s poľom primárneho kľúča v tabuľke Zákazníci. Väčšina vzťahov je typu one-to-many , v ktorých sa jeden záznam v jednej tabuľke môže zhodovať s viac ako jedným (alebo žiadnym) záznamom v inej tabuľke.

Tipy na výber typov polí v Accesse 2013

Keď navrhujete databázu v Accesse 2013, rozhodnete sa, aký typ bude mať každé pole. Access poskytuje 12 typov polí, z ktorých si môžete vybrať. Vyberte typ poľa, ktorý najlepšie popisuje údaje, ktoré chcete uložiť do poľa, a ktorý funguje pre typ analýzy, ktorú potrebujete na použitie poľa. Tu sú tipy, kedy použiť ktorý typ poľa.

Klávesové skratky Handy Access 2013

Niektorí ľudia radšej používajú klávesnicu ako myš a Access 2013 má pre týchto ľudí veľa klávesových skratiek. Nasledujúce klávesové skratky sú užitočné najmä v Accesse 2013. Niektoré klávesové skratky fungujú kdekoľvek v Accesse 2013; iné fungujú iba v konkrétnych pohľadoch, ako bolo uvedené.

Tajomstvo návrhu databázy programu Access 2013

Tu je päť prikázaní návrhu databázy, či už používate Access 2013 alebo iný databázový program. Dobre navrhnutá databáza uľahčuje údržbu vašich údajov.

• Uchovávajte informácie tam, kde patria, nie tam, kde sa zobrazujú. To, kde informácie ukladáte, nemá nič spoločné s tým, kde sa zobrazujú. V tabuľkovom hárku zadávate informácie tam, kde sa majú zobraziť pri tlači tabuľky, ale databázy fungujú inak. V databáze ukladáte informácie do tabuliek na základe štruktúry informácií. Časť informácií sa môže objaviť v mnohých prehľadoch, ale uložíte ich len do jedného poľa v jednej tabuľke.

• Uchovávajte informácie tak, ako skutočne existujú, nie tak, ako chcete, aby sa zobrazovali v konkrétnom prehľade. Toto pravidlo je dôsledkom prvého pravidla. Ak chcete, aby sa názvy kníh vo vašich objednávkach zobrazovali veľkými (veľkými) písmenami, Access ich môže použiť veľké. Ukladajte názvy kníh so správnymi veľkými a malými písmenami, aby ste ich nemuseli v každej správe uvádzať veľkými písmenami. Access má množstvo vstavaných funkcií, ktoré dokážu upraviť spôsob formátovania textu, čísel a dátumov.

• Vyhnite sa odpadu dovnútra, odpadu von (GIGO). Ak sa neobťažujete vytvoriť dobrý a rozumný dizajn pre vašu databázu – a ak si nedáte pozor na zadávanie správnych a čistých údajov – vaša databáza skončí plná odpadu. Dobre navrhnutá databáza je jednoduchšia na údržbu ako zle navrhnutá, pretože každá informácia je uložená iba raz, v jasne pomenovanom poli v jasne pomenovanej tabuľke, so správnymi pravidlami overovania. Áno, znie to ako veľa práce, ale vyčistiť databázu 10 000 nesprávnych záznamov je (prepáčte za podhodnotenie) ešte viac práce.

• Oddeľte svoje údaje od programov. Ak vytvoríte databázu, ktorú chcete zdieľať alebo distribuovať iným ľuďom, uložte všetky tabuľky do jednej databázy (zadná časť) a všetky ostatné objekty do inej databázy (predná strana). Potom môžete tieto dve databázy prepojiť, aby všetko fungovalo. Oddelenie tabuliek od všetkého ostatného zjednodušuje celý systém aktualizácie dopytov, formulárov, zostáv a ďalších vecí neskôr bez narušenia údajov v tabuľkách.

• Zálohujte skoro a často. Dobre, tento tip nie je o dizajne, ale je príliš dôležitý na to, aby sme ho vynechali: Zálohujte si databázu každý deň. Ak máte šťastie, vaša kancelária už má systém pravidelných (pravdepodobne nočných) záloh, ktorý zahŕňa vašu databázu. Ak nie, vytvorte si záložnú kópiu databázy v pravidelných intervaloch a určite si vytvorte záložnú kópiu pred vykonaním akýchkoľvek väčších zmien. Uchovajte si niekoľko záloh, nielen tú najnovšiu, pre prípad, že odhalenie problému bude chvíľu trvať.

Nájdenie správneho nástroja Access 2013 na udržanie odpadu mimo

Ak sú údaje, ktoré prechádzajú do vašej databázy prostredníctvom tabuliek a formulárov, odpad, akýkoľvek výstup alebo analýza, ktorú vykonáte s dotazmi a zostavami, vám tiež poskytne odpad. Našťastie Access ponúka množstvo nástrojov, ktoré vám pomôžu uistiť sa, že údaje, ktoré sa dostanú do každého poľa, sú údaje, ktoré sa do tohto poľa dostanú. Mnoho nástrojov, ktoré udržujú odpad vonku, nájdete v zobrazení Návrh tabuľky:

• Typ údajov: Použite správny typ údajov, aby ste zabránili zadávaniu údajov nesprávneho typu.

• Veľkosť poľa: Táto vlastnosť obmedzuje počet znakov. Ak viete, že pole by nikdy nemalo presiahnuť štyri znaky, napríklad nastavte Veľkosť poľa na 4.

• Formát: Vďaka tejto vlastnosti budú údaje vyzerať správne. Môžete napríklad zmeniť text na veľké alebo malé písmená.

• Input Mask: Vstupná maska obmedzuje poskytovanie informácií v oblasti určením, aké znaky môžete zadať. Vstupnú masku použite, keď viete, akú formu majú mať údaje – ak má číslo objednávky napríklad dve písmená, za ktorými nasledujú štyri číslice. Telefónne čísla a PSČ sú ďalšími príkladmi polí, v ktorých sú užitočné vstupné masky. Vstupné masky fungujú s vlastnosťou poľa Formát.

• Predvolená hodnota: Táto vlastnosť definuje hodnotu, ktorá sa štandardne zobrazí, ak nie je zadaná žiadna iná hodnota. Predvolená hodnota sa zobrazí v poli, kým nezadáte inú hodnotu.

• Pravidlo overenia poľa alebo záznamu : Údaje musia pred zadaním prejsť týmto pravidlom. Táto vlastnosť funguje s pravidlom vlastnosti Validačný text.

• Povinné: Táto vlastnosť určuje, že pole musí mať hodnotu, aby ste záznam mohli uložiť. Keď nezadáte žiadnu hodnotu, Access po stlačení klávesu Tab alebo Enter nevytvorí nový záznam a tlačidlo Nový záznam bude sivé.

• Povoliť nulovú dĺžku: Táto vlastnosť určuje, či je povolená položka s nulovou dĺžkou, ako napríklad „“ (úvodzovky bez medzier medzi nimi) (len pre polia Text, Dlhý text a Hypertextový odkaz). Pole s nulovou dĺžkou vám umožňuje rozlišovať medzi informáciami, ktoré neexistujú, a hodnotou null (prázdne), ktorá je neznáma alebo nebola zadaná. Keď je táto možnosť nastavená, povoľuje reťazec nulovej dĺžky v povinnom poli. Možno budete chcieť použiť vstupnú masku, aby pole s nulovou dĺžkou vyzeralo inak ako nulová hodnota, keď sú obe povolené.

• Indexované: Keď sa rozhodnete indexovať pole, môžete určiť, že v poli nie sú povolené žiadne duplicitné hodnoty. Táto vlastnosť je prístupná aj z údajového hárku; je to začiarkavacie políčko na karte Údajový hárok na páse s nástrojmi.

• Vyhľadávacie polia: Táto vlastnosť umožňuje používateľovi vybrať hodnotu pre pole, ktoré je uložené v inom poli, čím sa eliminuje veľa preklepov a štandardizujú sa možnosti pre pole. Na vytvorenie vyhľadávacieho poľa použite Sprievodcu vyhľadávaním.

Efektívne používanie jazyka Visual Basic pre aplikácie v Accesse 2013

Keď automatizujete databázovú aplikáciu Accessu 2013 pomocou jazyka Visual Basic for Applications (VBA), môžete sa stratiť s prázdnou stránkou a začať písať kód. kde začať? Tu je niekoľko jednoduchých pokynov, ktoré je potrebné dodržiavať a ktoré vám umožnia písať kód VBA ako profesionál:

Získajte pomoc.

Stlačením klávesu F1 kedykoľvek spustíte pomocníka programu Microsoft Access, kde môžete vidieť príklady kódu VBA.

Použite prehliadač objektov.

Prehliadač objektov vám umožňuje preskúmať vlastnosti a metódy objektov vo VBA. V editore jazyka Visual Basic vyberte View, potom Object Browser alebo jednoducho stlačte F2.

Získajte ďalšiu pomoc.

Iste, vstavané nástroje pomoci vo VBA sú úžasné, ale môžete tiež použiť svoj obľúbený prehliadač na vyhľadanie pomoci na písanie kódu VBA na internete. Môžete dokonca nájsť príklady, ktoré môžete ukradnúť – alebo si požičať – pre svoj vlastný projekt.

Zvládnite svoje chyby.

Ani ten najdokonalejší programátor nedokáže zabrániť výskytu chýb, ale môže im zabrániť v tom, aby zastavili program. Použite vstavané spracovanie chýb VBA s príkazmi On Error Goto a Resume na zachytenie chýb a zmenu toku programu tak, aby vaše aplikácie nefrustrovali ľudí, ktorí ich používajú.

Používajte funkcie a podprocedúry.

Využite funkcie a podprocedúry na spracovanie úloh, ktoré budú vykonávať rôzne oblasti vášho programu. Vo všeobecnosti platí, že ak sa ocitnete pri kopírovaní a vkladaní kódu z jednej oblasti programu do druhej, možno budete chcieť vložiť tento kód do jeho vlastnej procedúry.

Preveďte makrá na kód VBA.

Návrhár makier v Accesse 2013 vám umožňuje vybrať si spomedzi zoznamov preddefinovaných úloh na automatizáciu vašej aplikácie. Vytvorte makro, ktoré robí to, čo chcete, a potom toto makro preveďte na kód VBA, aby ste videli, ako by vyzeralo, keby ste ho napísali od začiatku.

Zdieľanie údajov s inými programami v programe Access 2013

Access 2013 je skvelá databázová aplikácia sama o sebe, ale dobre sa hrá aj s ostatnými, čo vám umožňuje zobrazovať a získavať údaje z niekoľkých ďalších programov. Ak program podporuje Visual Basic for Applications (VBA), môžete ho ovládať z Accessu. Tu je krátky zoznam aplikácií, ktoré môžete ovládať a s ktorými môžete zdieľať údaje:

• Microsoft Excel: Mnoho používateľov Excelu sa nakoniec zapojí do Accessu, pretože potrebujú väčšiu štruktúru na ukladanie údajov. Niektorí z týchto ľudí však neskočia do Accessu, takže medzi Accessom a Excelom stále existuje silná väzba. Excelovú tabuľku môžete použiť ako tabuľku v Accesse alebo úplne prevziať kontrolu nad Excelovou aplikáciou z VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server je ako Access na steroidoch – aspoň z pohľadu tabuľky a dopytu. Svoje údaje môžete presunúť z Accessu na SQL Server, aby ste zvýšili rýchlosť a výkon, keď používate veľké množstvo údajov. Keď sú údaje na serveri SQL Server, môžete vytvárať formuláre, zostavy, makrá a moduly programu Access na používanie údajov zo servera SQL Server.

• Microsoft Word: Väčšina ľudí, ktorí používajú Access, tiež používala Word. Či už píšete list alebo si robíte zoznam úloh, Word je miesto, kde sa môžete obracať. Word môžete použiť aj ako nástroj na vytváranie prehľadov, kde môžete vytvárať záložky na umiestnenie údajov z Accessu a niekto iný – kto nemusí byť oboznámený s Accessom – môže upravovať ostatné informácie v dokumente Word.

• Microsoft SharePoint: SharePoint je víziou spoločnosti Microsoft pre zdieľanie a spoluprácu s údajmi na webe. Od Accessu 2013 môžete zdieľať údaje so serverom SharePoint. Môžete dokonca vytvoriť vlastnú webovú aplikáciu, ktorá ukladá tabuľky Accessu, dotazy, formuláre (ako zobrazenia) a makrá na server SharePoint 2013 a umožňuje vám alebo komukoľvek inému pristupovať k týmto formulárom na webe – to všetko bez toho, aby ste mali nainštalovaný Access 2013.

• Microsoft Outlook: Outlook je viac než len e-mailový nástroj; je to tiež systém správy kontaktov. S aplikáciou Access môžete zdieľať informácie o kontaktoch, kalendári a úlohách, takže ich musíte zadať iba na jednom mieste.