Access 2010 All-In-One pre LuckyTemplates Cheat Sheet

Ako navrhnúť relačnú databázu v Accesse 2010

Keď používate databázový program ako Access 2010, nemôžete len začať zadávať údaje. Namiesto toho musíte vytvoriť návrh relačnej databázy, ktorý rozdelí vaše informácie do jednej alebo viacerých tabuliek, z ktorých každá pozostáva z polí (ktoré sú ako stĺpce v tabuľke). Tabuľky sú spojené pomocou relačných spojení, kde pole v jednej tabuľke sa zhoduje (súvisí s) s poľom v inej. Tu je všeobecná myšlienka.

1. Identifikujte svoje údaje .

   Vytvorte zoznam možných polí (údajov), vrátane textových, číselných, dátumových, pravdivých/nepravdivých a iných typov údajov.

2. Odstráňte nadbytočné polia.

   Neuchovávajte rovnaké informácie na viac ako jednom mieste. Ak viete vypočítať jedno pole z druhého, uložte len jedno. (Napríklad uložte dátum narodenia alebo vek, ale nie oboje.)

3. Usporiadajte polia do tabuliek.

   Zoskupte svoje polia podľa toho, čo popisujú, takže každá skupina sa stane tabuľkou. Napríklad databáza zadávania objednávok pre obchod môže mať jednu tabuľku pre zákazníkov, jednu pre produkty a jednu pre objednávky.

4. Pridajte tabuľky pre kódy a skratky.

   Plánujte zahrnúť tabuľku názvov stavov a dvojpísmenových kódov a tabuľku s každým ďalším kódom alebo skratkou, ktorú plánujete použiť v databáze. Tieto tabuľky použijete na vytvorenie rozbaľovacích zoznamov hodnôt, z ktorých si môžete vybrať pri zadávaní záznamov.

5. Vyberte primárny kľúč pre každú tabuľku.

   Primárny kľúč je pole, ktoré jednoznačne identifikuje každý záznam v tabuľke. Access môžete prikázať, aby každému záznamu priradil jedinečné identifikačné číslo pomocou poľa Automatické číslo.

6. Prepojte tabuľky.

   Pozrite sa, ktoré tabuľky obsahujú polia, ktoré zodpovedajú poliam v iných tabuľkách. V databáze zadávania objednávok musí tabuľka Objednávky obsahovať pole na identifikáciu zákazníka, ktorý zadal objednávku – pole, ktoré sa zhoduje s poľom primárneho kľúča v tabuľke Zákazníci. Väčšina vzťahov je typu one-to-many, kde jeden záznam v jednej tabuľke môže zodpovedať viac ako jednému (alebo žiadnemu) záznamu v inej tabuľke.

Tipy na výber typov polí v Accesse 2010

Keď navrhujete databázu v Accesse 2010, rozhodujete sa, aký typ bude mať každé pole. Tu sú tipy, kedy použiť ktorý typ poľa.

Klávesové skratky Handy Access 2010

Tieto klávesové skratky sú užitočné najmä v Accesse 2010. Niektoré klávesové skratky fungujú kdekoľvek v Accesse 2010, zatiaľ čo iné fungujú len v špecifických zobrazeniach, ako bolo uvedené.

Tajomstvo návrhu databázy programu Access 2010

Tu je päť prikázaní návrhu databázy, či už používate Access 2010 alebo iný databázový program. Dobre navrhnutá databáza uľahčuje údržbu vašich údajov.

• Uchovávajte informácie tam, kde patria, nie tam, kde sa zobrazujú. To, kde informácie ukladáte, nemá nič spoločné s tým, kde sa zobrazujú. V tabuľkovom hárku zadávate informácie tam, kde sa majú zobraziť pri tlači tabuľky, ale databázy fungujú inak. V databáze ukladáte informácie do tabuliek na základe štruktúry informácií. Časť informácií sa môže objaviť v mnohých rôznych prehľadoch, ale uložíte ich len do jedného poľa v jednej tabuľke.

• Uchovávajte informácie tak, ako skutočne existujú, nie tak, ako chcete, aby sa zobrazovali v konkrétnom prehľade. Toto je dôsledok prvého pravidla. Ak chcete, aby sa názvy kníh vo vašich objednávkach zobrazovali veľkými (veľkými) písmenami, Access ich môže použiť veľké. Ukladajte názvy kníh so správnymi veľkými a malými písmenami, aby ste pri každej zostave nezostali prilepené veľkými písmenami. Access má množstvo vstavaných funkcií, ktoré dokážu upraviť spôsob formátovania textu, čísel a dátumov.

• Smeti dovnútra, odpadky von (GIGO). Ak sa neobťažujete vytvoriť dobrý a rozumný dizajn pre svoju databázu – a ak si nedáte pozor na zadávanie správnych a čistých údajov – vaša databáza skončí plná odpadu.

  Dobre navrhnutá databáza je jednoduchšia na údržbu ako zle navrhnutá, pretože každá informácia je uložená iba raz, v jasne pomenovanom poli v jasne pomenovanej tabuľke, so správnymi pravidlami overovania. Áno, znie to ako veľa práce, ale vyčistiť databázu 10 000 nesprávnych záznamov je (prepáčte za podhodnotenie) ešte viac práce.

• Oddeľte svoje údaje od programov. Ak vytvoríte databázu, ktorú chcete zdieľať (alebo distribuovať) iným ľuďom, uložte všetky tabuľky do jednej databázy ( zadná časť ) a všetky ostatné objekty do inej databázy ( predná časť ) . Potom môžete tieto dve databázy prepojiť, aby všetko fungovalo. Oddelenie tabuliek od všetkého ostatného zjednodušuje celý systém aktualizácie dopytov, formulárov, správ alebo iných vecí neskôr bez narušenia údajov v tabuľkách.

• Zálohujte skoro a často. Dobre, tento tip nie je o dizajne, ale je príliš dôležitý na to, aby sme ho vynechali: Zálohujte si databázu každý deň. Ak máte šťastie, vaša kancelária už má systém pravidelných (pravdepodobne nočných) záloh, ktorý zahŕňa vašu databázu. Ak nie, vytvorte si záložnú kópiu databázy v pravidelných intervaloch a určite pred vykonaním akýchkoľvek väčších zmien. Uchovajte si niekoľko záloh, nielen tú najnovšiu, pre prípad, že odhalenie problému bude chvíľu trvať.

Ako udržať odpadky mimo vašej databázy Accessu

Ak sú údaje, ktoré prechádzajú do vašej databázy prostredníctvom tabuliek a formulárov, odpadky, potom akýkoľvek výstup alebo analýza, ktorú vykonáte s dotazmi a zostavami, vám tiež prinesie odpad. Našťastie Access ponúka množstvo nástrojov, ktoré vám pomôžu uistiť sa, že údaje, ktoré sa dostanú do každého poľa, sú údaje, ktoré sa do tohto poľa dostanú. Mnoho nástrojov na zamedzenie odpadu nájdete v zobrazení Návrh tabuľky:

• Typ údajov : Použite správny typ údajov, aby ste zabránili zadávaniu údajov nesprávneho typu.

• Veľkosť poľa: Obmedzuje počet znakov. Ak napríklad viete, že pole by nikdy nemalo presiahnuť štyri znaky, nastavte veľkosť poľa na 4 znaky.

• Formát: Zabezpečuje správny vzhľad údajov. Môžete napríklad zmeniť text na veľké alebo malé písmená. Vstupné masky napríklad pracujú s vlastnosťou poľa Formát.

• Input Mask : Vstupná maska obmedzuje poskytovanie informácií v oblasti určením, aké znaky môžete zadať. Vstupnú masku použite, keď viete, akú formu majú mať údaje – napríklad ak má číslo objednávky dve písmená, za ktorými nasledujú štyri číslice. Telefónne čísla a PSČ sú ďalšími príkladmi polí, v ktorých sú užitočné vstupné masky.

• Predvolená hodnota : Definuje hodnotu, ktorá sa zobrazí predvolene, ak nie je zadaná žiadna iná hodnota. Predvolená hodnota sa zobrazí v poli, kým nezadáte inú hodnotu.

• Pravidlo overenia poľa alebo záznamu : Pravidlo, ktoré musia údaje prejsť pred ich zadaním. Táto vlastnosť funguje s pravidlom vlastnosti Validačný text .

• Povinné : Určuje, že pole musí mať hodnotu, aby ste mohli uložiť záznam. Keď nezadáte žiadnu hodnotu, Access po stlačení klávesu Tab alebo Enter nevytvorí nový záznam a tlačidlo Nový záznam bude sivé.

• Povoliť nulovú dĺžku : Určuje, či je povolená položka s nulovou dĺžkou, ako napríklad „“ (úvodzovky bez medzier medzi nimi) (len pre polia Text, Memo a Hyperlink). Pole s nulovou dĺžkou vám umožňuje rozlišovať medzi informáciami, ktoré neexistujú, a hodnotou null (prázdne), ktorá je neznáma alebo nebola zadaná. Keď je táto možnosť nastavená, povoľuje reťazec nulovej dĺžky v povinnom poli. Možno budete chcieť použiť vstupnú masku, aby pole s nulovou dĺžkou vyzeralo inak ako nulová hodnota, keď sú obe povolené.

• Indexované : Keď sa rozhodnete indexovať pole, môžete určiť, že v poli nie sú povolené žiadne duplicitné hodnoty. Táto vlastnosť je dostupná aj zo zobrazenia údajového hárka – je to začiarkavacie políčko na karte údajový hárok na páse s nástrojmi.

• Vyhľadávacie polia : Umožňuje používateľovi vybrať hodnotu pre pole, ktoré je uložené v inom poli. To eliminuje veľa preklepov a štandardizuje možnosti pre pole. Na vytvorenie vyhľadávacieho poľa použite Sprievodcu vyhľadávaním.

Efektívne používanie VBA v Accesse 2010

Pri automatizácii databázovej aplikácie Accessu 2010 pomocou jazyka VBA sa môžete stratiť s prázdnou stránkou, na ktorú môžete začať písať kód. kde začať? Tu je niekoľko jednoduchých pokynov, ktoré je potrebné dodržiavať a ktoré vám umožnia písať kód VBA ako profesionál:

• Získajte pomoc. Áno, v tomto článku je uvedených niekoľko spôsobov, ako vylepšiť používanie jazyka VBA v Accesse, ale stlačením klávesu F1 kedykoľvek spustíte Pomocníka pre Microsoft Office Access, kde sa môžete dozvedieť viac o kóde VBA a pozrieť si jeho príklady.

• Použite prehliadač objektov. Prehliadač objektov vám umožňuje preskúmať rôzne vlastnosti a metódy objektov vo VBA. V okne editora VBA vyberte Zobraziť → Prehliadač objektov — alebo jednoducho stlačte F2.

• Získajte ďalšiu pomoc. Iste, vstavané nástroje pomoci v Access 2010 VBA sú úžasné, ale môžete tiež použiť svoj obľúbený prehliadač na vyhľadávanie pomoci na internete pre rôzne témy o písaní kódu VBA. Môžete dokonca nájsť príklady, ktoré môžete ukradnúť – alebo si požičať – pre svoj vlastný projekt.

• Riešte svoje chyby. Ani ten najdokonalejší programátor nedokáže zabrániť výskytu chýb, ale môže im zabrániť v tom, aby zastavili program. Použite vstavané spracovanie chýb VBA s príkazmi On Error Goto a Resume na zachytenie chýb a zmenu toku programu tak, aby vaše aplikácie nefrustrovali ľudí, ktorí ich používajú.

• Použite funkcie a podprocedúry. Použite funkcie a podprocedúry na spracovanie úloh, ktoré budú vykonávať rôzne oblasti vášho programu. Vo všeobecnosti platí, že ak sa ocitnete pri kopírovaní a vkladaní kódu z jednej oblasti programu do druhej, možno budete chcieť vložiť tento kód do jeho vlastnej procedúry.

• Preveďte makrá na kód VBA. Návrhár makier v Accesse 2010 vám umožňuje kliknúť a vybrať si zo zoznamov preddefinovaných úloh na automatizáciu vašej aplikácie. Vytvorte makro, ktoré robí to, čo chcete, a potom toto makro skonvertujte na kód VBA, aby ste videli, ako by sa páčilo, keby ste ho napísali od začiatku.

Zdieľanie údajov s inými programami v programe Access 2010

Access 2010 je skvelá databázová aplikácia sama o sebe, ale dobre sa hrá aj s ostatnými. Môžete zobraziť a získať údaje z množstva rôznych programov. Ak program podporuje VBA, môžete ho ovládať z Accessu. Tu je krátky zoznam aplikácií spoločnosti Microsoft, nad ktorými môžete prevziať kontrolu a zdieľať údaje:

• Excel: Mnoho používateľov Excelu sa nakoniec zapojí do Accessu, pretože potrebujú väčšiu štruktúru na ukladanie údajov. Niektorí z týchto ľudí však nie, takže medzi Accessom a Excelom stále existuje silná väzba. Excelovú tabuľku môžete použiť ako tabuľku v Accesse alebo úplne prevziať kontrolu nad Excelovou aplikáciou z Accessu VBA.

• SQL Server: SQL Server je ako Access na steroidoch – aspoň z pohľadu tabuľky a dotazu. Údaje môžete presunúť z Accessu na SQL Server, aby ste zvýšili rýchlosť a výkon pri používaní veľkého množstva údajov. Keď sú údaje na serveri SQL Server, môžete vytvárať formuláre, zostavy, makrá a moduly programu Access na používanie údajov zo servera SQL.

• Word: Väčšina ľudí, ktorí používajú Access, tiež používala Word. Či už píšete list alebo vytvárate zoznam úloh, mnohí z nás sa obracajú na Word. Word môžete použiť aj ako nástroj na vytváranie prehľadov, kde môžete vytvárať záložky na umiestňovanie údajov z Accessu, aby ste mohli niekomu, kto nepozná Access, zmeniť statické údaje v zostave.

• SharePoint: SharePoint je víziou spoločnosti Microsoft pre zdieľanie a spoluprácu s údajmi na webe a od Accessu 2010 môžete zdieľať údaje so serverom SharePoint. V Accesse môžete dokonca vytvárať formuláre a zostavy a publikovať ich na lokalite SharePoint, aby ich používatelia mohli používať v rámci svojich prehliadačov – a to všetko bez toho, aby mali nainštalovaný Access 2010.

• Outlook: Outlook je viac než len e-mailový nástroj; je to tiež systém správy kontaktov. Pomocou programu Access 2010 môžete odosielať e-maily a zbierať údaje priamo z prijatých e-mailových správ. S aplikáciou Access môžete tiež zdieľať informácie o kontaktoch, kalendári a úlohách, takže tieto údaje musíte zadať iba na jednom mieste.