9 tipov na prezentáciu výsledkov tabuľky a analýzu údajov

Tu je niekoľko všeobecných tipov na analýzu údajov pomocou Excelu. Tieto tipy väčšinou zhŕňajú a zovšeobecňujú oveľa podrobnejšie procesy analýzy údajov.

Tvrdo pracujte na importovaní údajov

Práca na importovaní dobrých a bohatých údajov do zošitov programu Excel sa skutočne oplatí. Niekedy môže byť import údajov problematický. Bolesti hlavy a bolesti srdca sa môžu vyskytnúť pri pokuse získať údaje z iných manažérskych informačných systémov a pri pokuse spolupracovať so správcom databázy na získaní správnych údajov do formátu, ktorý poskytuje užitočnú analýzu údajov pomocou Excelu.

Ale napriek problémom so získavaním údajov zistíte, že import dobrých údajov do Excelu sa oplatí. Ľudia sa tradične rozhodujú pomocou veľmi štandardných informačných zdrojov. . . ako účtovný systém alebo nejaká správa tretej strany, bulletin alebo publikácia. A tieto tradičné zdroje vytvárajú tradičné poznatky, čo je skvelé. Ale keď môžete pracovať s bohatším a hlbším súborom údajov nespracovaných informácií, často získate poznatky, ktoré sa jednoducho neobjavujú v tradičných zdrojoch.

Navrhujte informačné systémy na vytváranie bohatých údajov

Pred viac ako 20 rokmi sa dizajnéri sústredili na vytváranie systémov, ktoré produkovali správy, ktoré chceli manažéri a osoby s rozhodovacou právomocou, a ktoré vytvárali formuláre (ako sú faktúry, šeky a objednávky), ktoré podniky vyžadovali.

Tieto položky sú stále zrejme kľúčovými vecami, na ktoré treba myslieť pri navrhovaní, inštalácii a správe informačných systémov, ako je napríklad účtovný systém. Ale musíte si tiež uvedomiť, že pravdepodobne budú existovať neplánované, neortodoxné, nezvyčajné, ale stále veľmi cenné spôsoby, ktorými možno analyzovať údaje, ktoré sú zhromaždené týmito manažérskymi informačnými systémami. Ak teda pracujete s informačnými systémami, navrhujete ich alebo sa podieľate na implementácii informačných systémov, mali by ste si uvedomiť, že nespracované údaje zo systému môžu a mali by byť odovzdané nástrojom na analýzu údajov, akým je Excel.

Bohaté a podrobné záznamy o produktoch alebo službách, ktoré firma predáva, umožňuje firme vidieť trendy v predaji podľa produktov alebo služieb. Okrem toho umožňuje firme vytvárať krížové tabuľky, ktoré ukazujú, ako si určití zákazníci vyberajú a používajú určité produkty a služby.

Základom je, že organizácie musia navrhnúť informačné systémy tak, aby zbierali aj dobré, bohaté a nespracované údaje. Neskôr je možné tieto údaje jednoducho exportovať do Excelu, kde jednoduchá analýza údajov môže viesť k bohatým prehľadom o fungovaní firmy, jej príležitostiach a možných hrozbách.

Nezabudnite na zdroje tretích strán

Jeden rýchly bod: Uvedomte si, že existuje veľa zdrojov údajov tretích strán. Napríklad predajcovia a zákazníci môžu mať k dispozícii veľmi zaujímavé údaje vo formáte dostupnom pre Excel, ktorý môžete použiť na analýzu ich trhu alebo vášho odvetvia.

Rýchla posledná poznámka o zdrojoch údajov tretích strán je táto: Nástroj Web Query dostupný v Exceli veľmi uľahčuje extrahovanie informácií z tabuliek uložených na webových stránkach.

Stačí pridať

Možno si myslíte, že výkonná analýza údajov vyžaduje výkonné techniky analýzy údajov. Chí-kvadráty. Inferenčná štatistika. Regresná analýza.

Niektoré z najúčinnejších analýz údajov, ktoré môžete urobiť, zahŕňajú jednoduché sčítanie čísel. Ak pridáte čísla a získate sumy, o ktorých iní ľudia ani nevedia – a ak sú tieto sumy dôležité alebo ukazujú trendy – môžete získať dôležité poznatky a zbierať cenné informácie pomocou najjednoduchších techník analýzy údajov.

Kľúčovou vecou je opäť najprv zhromaždiť skutočne dobré informácie a potom ich uložiť do kontajnera, ako je napríklad zošit programu Excel, aby ste mohli s údajmi aritmeticky manipulovať a analyzovať ich.

Vždy skúmajte popisné štatistiky

Opisné štatistické nástroje, ktoré Excel poskytuje – vrátane meraní ako súčet, priemer, medián, štandardná odchýlka atď. – sú skutočne výkonnými nástrojmi. Nemajte pocit, že tieto nástroje presahujú vaše schopnosti.

Opisná štatistika jednoducho popisuje údaje, ktoré máte v niektorom hárku programu Excel. Nie sú magické a na ich používanie alebo zdieľanie s ľuďmi, ktorým prezentujete výsledky analýzy údajov, nepotrebujete žiadne špeciálne štatistické školenie.

Všimnite si tiež, že niektoré z najjednoduchších popisných štatistických meraní sú často najužitočnejšie. Napríklad poznať najmenšiu hodnotu v súbore údajov alebo najväčšiu hodnotu môže byť veľmi užitočné. Poznanie priemeru, mediánu alebo režimu v súbore údajov je tiež veľmi zaujímavé a praktické. A dokonca aj zdanlivo komplikované sofistikované merania, ako je štandardná odchýlka (ktorá meria iba rozptyl okolo priemeru), sú skutočne veľmi užitočnými nástrojmi.

Sledovanie, ako sa popisné štatistiky menia (alebo nemenia) v priebehu času, napríklad z roka na rok, vám často poskytujú mimoriadne cenné informácie.

Sledujte trendy

Peter Drucker, možno najznámejší a najbystrejší pozorovateľ moderných manažérskych postupov, vo viacerých svojich posledných knihách poznamenal, že jednou z najvýznamnejších vecí, ktoré môže analýza údajov urobiť, je rozpoznať zmenu trendov. Trendy sú takmer to najdôležitejšie, čo môžete vidieť. Ak kombinované výnosy vášho odvetvia rastú, je to významné. Ak nerástli alebo sa začali zmenšovať, je to pravdepodobne ešte významnejšie.

Pri vlastnej analýze údajov nezabudnite zostaviť svoje pracovné hárky a zbierať údaje spôsobom, ktorý vám pomôže identifikovať trendy a v ideálnom prípade identifikovať zmeny v trendoch.

Krájanie a krájanie: krížová tabuľka

Príkaz kontingenčnej tabuľky je skvelý nástroj. Krížové tabuľky sú mimoriadne užitočné spôsoby delenia údajov. A na nástroji kontingenčných tabuliek je úhľadné to, že môžete jednoducho znova použiť krížové tabuľky a potom znova krížové tabuľky.

Ak máte dobré bohaté zdroje údajov a pravidelne nerobíte krížové tabuľky údajov, pravdepodobne vám chýbajú absolútne poklady informácií. V kopcoch je v nich zlato.

Zmapuj to, zlato

Dôležitou súčasťou dobrej analýzy údajov je prezentovať a skúmať vaše údaje vizuálne.

Pri pohľade na čiarový graf nejakej dôležitej štatistiky alebo vytvorením stĺpcového grafu nejakej množiny údajov často uvidíte veci, ktoré nie sú zrejmé v tabuľkovej prezentácii rovnakých informácií. V podstate je mapovanie často skvelým spôsobom, ako objaviť veci, ktoré inak neuvidíte.

Buďte si vedomí inferenčných štatistík

Inferenčná štatistika vám umožňuje zhromaždiť vzorku a potom urobiť závery o populácii, z ktorej je vzorka získaná, na základe charakteristík vzorky.

V správnych rukách sú inferenčné štatistiky mimoriadne silné a užitočné nástroje. S dobrými zručnosťami v inferenčných štatistikách môžete analyzovať najrôznejšie veci, aby ste získali najrôznejšie informácie o údajoch, ktoré obyčajní ľudia nikdy nezískajú. Úprimne povedané, ak je vaša jediná expozícia inferenčným štatistickým technikám minimálna, pravdepodobne nemáte dostatok hrubých štatistických znalostí na správne vykonanie inferenčnej štatistickej analýzy.