Archivujte staré informácie. Dátové súbory môžu rýchlo narásť na veľkosť gigabajtov. Postupom času sa veľký dátový súbor môže stať nepraktickým, čo spôsobí pomalšie spúšťanie a vypínanie programu Outlook. Možno budete chcieť archivovať staré správy a položky do samostatného súboru, ku ktorému budete mať prístup podľa potreby. Ak chcete archivovať súbory, kliknite na Súbor a potom kliknite na tlačidlo Nástroje. Kliknite na položku Vyčistiť staré položky. Vyberte priečinok (priečinky) na archiváciu a potom nastavte prah dátumu v poli Archivovať položky staršie ako. Vyberte umiestnenie archívneho súboru alebo prijmite predvolené umiestnenie (čo je rovnaké umiestnenie ako váš hlavný dátový súbor programu Outlook, ale s názvom Archív).
Vyčistite si poštovú schránku. Čistenie poštovej schránky je pokročilejšie a zložitejšie ako jednoduchá operácia archívu. Pomocou funkcie Čistenie poštovej schránky môžete nájsť položky staršie ako určitý počet dní alebo väčšie ako určitý počet kilobajtov. Automatickú archiváciu môžete použiť na automatizáciu procesu archivácie a môžete vyprázdniť priečinok Odstránené položky. Ak chcete začať, kliknite na položku Súbor, kliknite na položku Nástroje a potom na položku Čistenie poštovej schránky.
Zdieľajte Outlook s ostatnými používateľmi.Keď zdieľate počítač a každá osoba má svoje vlastné prihlásenie do systému Windows, nemusíte sa obávať prechodu do Outlooku; keď každý z vás spustí Outlook, získate svoju vlastnú súkromnú poštovú schránku a dátový súbor. Ak však dvaja alebo viacerí ľudia zdieľajú rovnaké prihlásenie, nemusia nevyhnutne zdieľať jednu množinu údajov programu Outlook. Kľúčom k ochrane osobných údajov je v tomto prípade vytvorenie ďalších profilov v programe Outlook. Kliknite na Súbor, Nastavenia účtu a Spravovať profily. Vytvorte nový profil v dialógovom okne Mail kliknutím na Pridať a vyplnením požadovaných informácií. Potom v dialógovom okne Pošta môžete vybrať možnosť Vyžiadať profil, ktorý sa má použiť, ak chcete, aby sa Outlook pri každom otvorení spýtal, ktorého používateľa má načítať. Prípadne môžete vybrať Vždy použiť tento profil a potom vybrať ten, ktorý chcete použiť. Ak chcete prepnúť profily, ak ste nepožiadali, aby vás Outlook pri spustení vyzval, vyberte Súbor, Nastavenia účtu, Zmeniť profil. Outlook sa reštartuje a opýta sa, ktorý profil sa má načítať.