Všetky funkcie databázy Excel fungujú v podstate rovnakým spôsobom. Vykonajú nejaký výpočet v zadanom poli pre tie záznamy, ktoré spĺňajú zadané kritériá. Môžete napríklad použiť databázovú funkciu na výpočet priemernej výslednej známky pre všetkých študentov v účtovníctve 101.
Všetky databázové funkcie používajú tieto tri argumenty:
-
Rozsah databázy: Tento argument hovorí funkcii, kde sa databáza nachádza. Zadáte ho pomocou adries buniek (napríklad A1:D200) alebo pomenovaného rozsahu (napríklad Študenti). Rozsah musí zahŕňať všetky záznamy vrátane horného riadku názvov polí.
-
Pole: Databázovej funkcii musíte povedať, s ktorým poľom má pracovať. Nemôžete očakávať, že na to príde samo! Môžete zadať číslo stĺpca alebo názov poľa. Číslo stĺpca, ak sa používa, je číslo odsadenia stĺpca od prvého stĺpca oblasti databázy. Inými slovami, ak databáza začína v stĺpci C a pole je v stĺpci E, číslo stĺpca je 3, nie 5. Ak sa použije nadpis, vložte ho do dvojitých úvodzoviek. Databázové funkcie vypočítajú výsledok na základe hodnôt v tomto poli. To, koľko hodnôt sa použije, závisí od tretieho argumentu: kritérií.
-
Kritériá: Toto hovorí funkcii, kde sa kritériá nachádzajú; nie sú to kritériá ako také. Kritériá hovoria funkcii, ktoré záznamy má použiť pri výpočte. Kritériá nastavíte v samostatnej časti pracovného hárka okrem oblasti databázy. Adresa tejto oblasti sa odovzdá funkcii databázy.