10 vecí, ktoré nemôžete robiť s Outlookom

Trvá len niekoľko minút, kým zistíte niečo, čo program dokáže, a môžete stráviť celý deň snahou prísť na niečo, čo program nedokáže . Majte na pamäti, že Microsoft Outlook nedokáže urobiť týchto desať vecí, keď ho prvýkrát dostanete. Keďže však môžete program Outlook preprogramovať pomocou jazyka Visual Basic, šikovný človek by mohol prinútiť Outlook vykonávať mnohé z týchto vecí vytvorením makier skratiek.

Vytvorte jednotnú doručenú poštu v programe Microsoft Outlook

Mnoho ľudí má viac ako jednu e-mailovú adresu; je celkom bežné oddeľovať obchodné a osobné e-mailové účty. A takmer každý dnes používa e-mail na viac ako jednom zariadení – zvyčajne na počítači a mobilnom telefóne. Vaša počítačová verzia Outlooku 2019 však nedokáže vytvoriť jednu zjednotenú doručenú poštu, ak používate e-maily vytvorené pre viaceré zariadenia – známe aj ako IMAP. Verzie Outlooku pre Android a iPad ponúkajú jednotnú doručenú poštu, ale nie obrovskú, úctyhodnú verziu pre stolné počítače. To by bolo veľmi pohodlné, ale v tejto verzii sa to nedeje.

Ak je skutočne dôležité mať jeden priečinok doručenej pošty pre všetky svoje účty, tu je riešenie. Nakonfigurujte všetky svoje e-mailové kontá na prístup POP, keď ich nastavujete v programe Outlook, a vyberte možnosť konfigurovať konto manuálne (rozšírené nastavenia). Keď sa zobrazí výzva, či chcete vytvoriť nový dátový súbor alebo použiť existujúci, vyberte existujúci súbor (napríklad outlook.pst). Urobte to s rovnakým existujúcim dátovým súborom pre každý poštový účet.

Vložte telefónne číslo do kalendára

Keď zadáte schôdzku, bolo by pekné, keby Outlook dokázal vyhľadať telefónne číslo osoby, s ktorou sa stretávate, a vložiť toto číslo do záznamu schôdzky. Mnoho smartfónov to dokáže pomocou funkcie vyhľadávania adries, ale nemôžete prinútiť Outlook, aby to nasledoval. Možno niekedy inokedy.

Otvorte správu z tably na čítanie

Ak ste ako mnohí ľudia, zoznam e-mailových správ, ktoré máte uložené v programe Outlook, slúži ako historický záznam všetkého, čo robíte. Možno si z času na čas posúvate správy tam a späť, aby ste získali prehľad o tom, čo ste komu a kedy poslali. Ak je váš zoznam relatívne dlhý a vyberiete jednu správu, ktorá sa má zobraziť na table na čítanie a potom sa posúvate v zozname, aby ste si pozreli inú správu, nemôžete jednoducho kliknúť pravým tlačidlom myši na tablu na čítanie, aby ste otvorili správu, ktorú si prezeráte . Nezdá sa, že by bolo pre Microsoft veľmi ťažké zahrnúť príkaz pravým tlačidlom myši na otvorenie správy na table na čítanie, ale nie je tam.

Vykonajte obojstrannú tlač

Niektorí ľudia si svoj rozvrh radi vytlačia a uložia do zakladača, aby vyzerali ako jedna z tých staromódnych plánovacích kníh. Jediným problémom je, že Outlook nevie, ako reorganizovať vytlačené strany podľa toho, či sa stránka nachádza na ľavej alebo pravej strane knihy, keď sa na ňu pozeráte. Toto je veľmi malá hádanka, ale ak je to pre vás dôležité, prepáčte – budete musieť žiť s jednostrannou tlačou.

Vyhľadajte a nahraďte kódy oblastí

Zdá sa, že ľudia v telefónnej spoločnosti v súčasnosti menia predvoľby častejšie ako ponožky. Ak potrebujete zmeniť všetky svoje 312 na 708, Outlook to nedokáže automaticky; budete ich musieť zmeniť jeden po druhom. Microsoft síce ponúkol nástroj na zmenu ruských smerových čísel, ale pokiaľ ide o smerové čísla v Spojených štátoch – ešte!

Vytlačte zoznam účastníkov stretnutia

Niekedy, keď sa pripravujete na veľké stretnutie, ktoré ste organizovali cez Outlook, najmä ak ide o konferenčný hovor, je fajn mať po ruke zoznam účastníkov. Áno, položku schôdze môžete nechať otvorenú v kalendári, ale nebude to fungovať, ak schôdzu vediete a robíte prezentáciu.

Zväčšite typ v poli Umiestnenie kalendára

V súčasnosti sa v programe Outlook často organizujú konferenčné hovory a čísla na telefonické pripojenie sa bežne vkladajú do poľa umiestnenia vo formulári Kalendár. Ak nemáte oči ako jastrab, môže byť ťažké rozlúštiť tieto malé čísla, najmä keď vytáčate v zhone – hneď po ukončení posledného konferenčného hovoru. Odporúčam lupu.

Vytvorte záznamy kontaktov pre všetkých príjemcov e-mailu

Keď dostanete e-mailovú správu adresovanú celej skupine ľudí, môžete z tejto správy vytvoriť distribučný zoznam skopírovaním všetkých príjemcov do skupiny. Správu od jednej osoby môžete tiež zmeniť na individuálny záznam kontaktu potiahnutím správy na ikonu Ľudia. Ak však chcete vytvoriť záznamy o kontaktoch pre skupinu ľudí, musíte vytvoriť záznam kontaktu pre každú jednotlivú osobu – bez presúvania a kopírovania a vkladania.

Sledujte časové pásma pre stretnutia

Nie je nezvyčajné používať Outlook na organizovanie konferenčných hovorov alebo stretnutí cez Skype medzi ľuďmi v mnohých rôznych časových pásmach. Plánovací nástroj v kalendári Outlooku zobrazuje pracovný čas každej osoby – ak si to nastavil – ale v skutočnosti neukazuje, aká je denná doba v mieste každej osoby. Keď musíte uskutočniť hovor, ktorý sa niekomu uskutoční v hroznom čase, je dobré presne vedieť, aký hrozný je. Týmto spôsobom to môžete urobiť o niečo menej hrozným. Existujú webové stránky, ktoré vám pomôžu porozumieť času vo viacerých časových pásmach, ale neobsahujú informácie o dostupnosti, ktoré získate v programe Outlook. Preto musíte hádať naraz a potom sa ospravedlniť, keď hádate zle.

Jednoducho zálohujte údaje programu Outlook

Mnoho ľudí ukladá svoje najdôležitejšie obchodné informácie v programe Outlook – informácie, ktoré sú také cenné, že ich strata by mohla prakticky ukončiť podnikanie alebo ukončiť kariéru. To nie je vtip.

Po viac ako 20 rokoch na trhu však Outlook nikdy nedostal dôstojný nástroj na ochranu vlastných údajov pred stratou. Áno, každý vie, že by ste mali pravidelne zálohovať všetky údaje v počítači a môžete si vytvárať kópie dôležitých údajov programu Outlook (niektoré z týchto malých pamäťových kľúčov to dokážu a v prípade potreby môžete údaje programu Outlook uložiť do vreckového počítača ), ale je trochu znepokojujúce, že žiadna takáto funkcia nebola pridaná do samotného Outlooku. Ak však získate svoju e-mailovú službu prostredníctvom balíka Microsoft Office 365, všetky vaše údaje programu Outlook sú bezpečne uložené v cloude, takže je to pravdepodobne vaše najlepšie preventívne opatrenie.

10 ďalších vecí, ktoré za vás Outlook nedokáže urobiť

Bohužiaľ, Outlook je nedostatočný aj v niektorých iných smeroch, aj keď možno radšej urobíte tieto veci pre seba.

Outlook nedokáže:

• Urobte elektrickú šmýkačku.
• Zahrajte si „My Melancholy Baby“ pre vás.
• Vytetujte si meno vy-viete-koho na svoje viete-čo.
• Chyťte zajačika Energizer Bunny.
• Zastavte zubný kaz.
• Take the Jeopardy! Výzva.
• Pomôžte vám schudnúť 10 kíl.
• Bojujte s radnicou.
• Zarábajte milióny, kým spíte.
• Nájdite pána Pravého (pokiaľ mi nepošlete e-mail).

Oh, dobre. Okrem toho všetkého je to celkom pekný program. Môžete ušetriť veľa času a pracovať plynulejšie, ak si osvojíte všetky veci, ktoré pre vás Outlook môže urobiť.