10 tipov na používanie modulu Ľudia v programe Outlook 2019

Zadajte časti mena osoby. Keď vytvoríte nový kontakt, akékoľvek meno, ktoré zadáte do poľa Celé meno, sa automaticky analyzuje do samostatných polí pre Titul, Prvé, Stredné, Priezvisko a Prípona. Outlook v tom nie vždy robí dokonalú prácu. Kliknutím na tlačidlo Celé meno pri vytváraní nového kontaktu získate prístup k dialógovému oknu na zadanie každej z týchto informácií.

Nastavte poradie Súbor ako. Nastavenie Súbor ako pre kontakt určuje jeho poradie v abecednom usporiadaní kontaktov. V predvolenom nastavení je to Priezvisko, Krstné meno, ale môžete to zmeniť. Môžete napríklad chcieť, aby sa spoločnosť zobrazovala pod názvom spoločnosti, nie pod priezviskom vášho kontaktu. Nastavte nastavenie Súbor ako pre jednotlivý kontakt v jeho zázname tak, že naň dvakrát kliknete v aplikácii Ľudia a potom zmeníte jeho nastavenie Súbor ako v zobrazenom okne.

Navrhnite rozloženie vizitky. Predvolený dizajn karty zobrazený v zobrazení Vizitka je možné upraviť. Otvorte kontakt v jeho vlastnom okne a potom na karte Kontakt kliknite na tlačidlo Vizitka a potom v dialógovom okne Upraviť vizitku upravte dizajn karty a polia, ktoré obsahuje.

Použite viac polí. Polia, ktoré sa predvolene zobrazujú pre kontakt, keď ho otvoríte v jeho vlastnom okne, sú len podmnožinou dostupných polí. Ak chcete zobraziť ďalšie polia, otvorte kontakt a potom na karte Kontakt kliknite na položku Podrobnosti. Niektoré z ďalších polí zahŕňajú Prezývka, Meno manažéra, Manžel/Partner, Narodeniny a Výročie.

Začnite nový kontakt na základe existujúceho kontaktu. Ak máte viacero kontaktov, z ktorých všetci pracujú pre rovnakú spoločnosť, veľa polí bude pre nich pravdepodobne rovnakých, ako napríklad poštová adresa a adresa webovej stránky. Ak chcete ušetriť čas, môžete vytvoriť nový kontakt na základe existujúceho kontaktu. Otvorte existujúci kontakt v jeho vlastnom okne a potom na karte Kontakt kliknite na spodnú časť tlačidla Uložiť a nový, aby sa zobrazila ponuka. V tejto ponuke vyberte položku Kontakt od tej istej spoločnosti.

Pridajte netextový obsah do poznámok kontaktu. Otvorte kontakt v jeho vlastnom okne a potom kliknite do oblasti Poznámky. Na karte Vložiť nájdete veľa možností pre obsah, ktorý môžete vložiť do oblasti poznámok, vrátane obrázkov, tvarov, ikon, grafov, SmartArt, rovníc, symbolov a WordArt.

Označte kontakt ako súkromný. Možno máte vo svojom zozname kontaktov nejaké kontakty, ktoré by ste radšej nezdieľali. Ak chcete vylúčiť konkrétny kontakt zo zdieľania, otvorte kontakt v jeho vlastnom okne a na karte Kontakt kliknite na položku Súkromné.

Zobraziť zdieľané kontakty niekoho iného. Svoje kontakty môžete zdieľať pomocou tlačidla Zdieľať kontakty na karte Domov. Ak chcete zobraziť zdieľané kontakty niekoho iného, ​​kliknite na tlačidlo Otvoriť zdieľané kontakty (na karte Domov) a potom kliknite na tlačidlo Meno a vyberte osobu, ktorej kontakty chcete vidieť. Ak táto osoba zdieľa svoj priečinok Kontakty, budete si ho môcť prezerať (okrem tých, ktoré označila ako súkromné). Je zrejmé, že to najlepšie funguje v obchodnom prostredí, kde sú všetci na rovnakom poštovom serveri alebo serveri SharePoint.

Skontrolujte duplicitné kontakty. Nebolo by pekné, keby vám Outlook povedal, ak sa pokúsite vytvoriť nový kontakt pre niekoho, kto je už na vašom zozname? Môžete to urobiť. Vyberte Súbor, Možnosti a kliknite na položku Ľudia. V časti Mená a archivácia začiarknite políčko Pri ukladaní nových kontaktov kontrolovať duplikáty.

Vytvorte nové zobrazenie. Na karte Domov otvorte galériu aktuálneho zobrazenia a vyberte položku Spravovať zobrazenia. Odtiaľ si môžete vytvoriť svoj vlastný pohľad. Začnite výberom existujúceho zobrazenia a kliknutím na tlačidlo Kopírovať. Potom vyberte kópiu a kliknite na tlačidlo Upraviť. Vaše nové zobrazenie sa zobrazí v aktuálnej galérii Zobraziť spolu so štandardnými zobrazeniami, ako sú Vizitka, Telefón a Zoznam.