10 tipov na podporu prijatia Microsoft 365 Business

Získanie podpory pre prijatie Microsoft 365 Business nie je jednoduché. Je pochopiteľné, že vodca, ktorý schvaľuje značný rozpočet na riešenie SaaS (napríklad Microsoft 365 Business), chce vidieť návratnosť investície (ROI). Hádajte, kto je na háku pri demonštrovaní ROI Microsoft 365 Business? Váš IT tím.

Jedným zo spôsobov, ako môžete presvedčiť svojich lídrov o návratnosti investícií, je ukázať svoj úspech pri získavaní koncových používateľov, aby si túto technológiu osvojili. Bohužiaľ, prijatie technológie je zložité. Ak si myslíte, že stačí zaviesť zmeny a očakávať, že používatelia začnú používať technológiu a budú vás chváliť, zamyslite sa znova. Zmena sa zvyčajne stretáva s odporom. Štúdie ukázali, že iba 34 percent používateľskej populácie si zvyčajne osvojí novú technológiu, ako to ilustruje teória difúznych inovácií .

Tu nájdete niektoré z najlepších postupov, tipov a trikov na podporu prijatia Microsoft 365 Business. Neváhajte a upravte si tieto návrhy tak, aby vyhovovali vašej organizácii. Prijmite uznanie, ak vám niektorý z návrhov prinesie úspech.

Získajte lídrov, aby sponzorovali prijatie Microsoft 365 Business

Výkonné sponzorstvo pri implementácii technológií je zvyčajne spoľahlivým spôsobom, ako prinútiť používateľov, aby prijali novú technológiu, aj keď s nevôľou. Povedzme si úprimne, správca IT nemá taký vplyv ako prezident, generálny riaditeľ alebo vlastník.

Po identifikácii výkonných sponzorov implementácie vašej technológie sa uistite, že súhlasíte s tým, čo sa od nich očakáva. V ideálnom prípade chcete, aby výkonní sponzori prevzali spoločnú zodpovednosť za úspech implementácie. Môžu poskytnúť vzdušné krytie, keď narazíte na politické problémy vo vašej organizácii alebo keď koncoví používatelia odmietnu zmeny, ktoré zavádzate.

Z vašej strany sa uistite, že svojim výkonným sponzorom poskytnete školenie o funkciách technológie na základe relevantných scenárov. Napríklad, ak majú tendenciu často používať e-mail oproti spolutvoreniu dokumentov, poučte ich o nových funkciách v Outlooku namiesto toho, aby ste ich učili ukladať a zdieľať súbory v SharePointe. Keď uvidia hodnotu technológie, budú sa môcť podeliť o svoje skúsenosti so zvyškom organizácie.

Nábor a aktivácia šampiónov na podporu prijatia Microsoft 365 Business

Vedci ešte neprišli na klonovací stroj, ale môžete vytvoriť svoje klony, aby ste zvýšili svoje tréningové úsilie. ako? Náborom a aktiváciou siete šampiónov pre vašu vec, konkrétne prijatie Microsoft 365 Business . Zvyčajne sú títo ľudia prvými používateľmi a super používateľmi súčasnej technológie vo vašej organizácii. Poskytnite im prístup ku kompletnému balíku služieb Microsoft 365 Business a vykonajte pre nich špeciálne školenie. Aplikujte model „školiť trénera“, aby pochopili, že budú mať za úlohu školiť iných ľudí v organizácii. Mohlo by im pomôcť, ak im dáte stimul, aby boli v sieti Champs (napríklad nový prenosný počítač), výmenou za to, že prejdú skúsenosťami s nasadením systému Windows 10 AutoPilot.

V ideálnom prípade budete chcieť šampióna z každého oddelenia, ktorý rozumie pracovným postupom pre používateľov v oddelení. Možno zistíte, že ľudia z marketingového oddelenia sú napríklad nadšení z Microsoft Stream, ale ľudia z finančného oddelenia až tak nie.

Komunikujte zmenu

Hovorí sa, že 90 percent práce projektového manažéra je komunikácia. Táto štatistika je pravdivá a použiteľná, keď implementujete Microsoft 365 Business vo vašej organizácii. Či už máte prideleného projektového manažéra alebo ste poverený úlohou projektového manažéra, najlepšie je mať solídny komunikačný plán.

Dávajte pozor na kadenciu komunikácie. Ak posielate e-maily každý deň po dobu troch mesiacov koncovým používateľom, ktoré pripomínajú nadchádzajúcu zmenu, môžete skončiť s otrávenými ľuďmi, ktorí vytvoria pravidlo na automatické mazanie vašich e-mailov alebo ich presmerovanie do priečinka na prečítanie neskôr. Ak umiestnite komunikáciu príliš ďaleko od seba, môžu zmeškať komunikáciu a byť nepripravení, keď konečne prejdete. Musíte nájsť správnu rovnováhu na základe toho, čo viete o svojich koncových používateľoch.

V prípade malých podnikov by ste mali urobiť prvé oznámenie o implementácii Microsoft 365 približne v čase, keď sa obstarávajú licencie. Potom asi tri týždne predtým, ako sa e-mail preruší na nový systém, sa spustí komunikácia a frekvencia sa postupne zvyšuje, keď sa blíži dátum prerušenia.

Vytvorte a spustite plán školenia pre Microsoft 365 Business

Príslovie: „Nepodarí sa plánovať, naplánovať zlyhanie“ nemôže byť pravdivejšie, pokiaľ ide o implementáciu novej technológie. Kľúčom k celkovému plánu implementácie je plán školení pre koncových používateľov. Tréningový plán nemusí byť zložitý. Dokonca aj náčrt toho, kto bude zaškolený na čo a kedy, je dostatočný, najmä ak máte malú organizáciu. Pamätáte si sieť šampiónov a výkonných sponzorov? Tieto skupiny je potrebné zahrnúť do tréningového plánu.

Možno zistíte, že budete musieť upraviť svoj tréningový plán, keď získate pocit, ako dobre reagujú vaše počiatočné skupiny účastníkov. Vytvorte si svoj tréningový plán vo formáte, ktorý možno ľahko aktualizovať alebo na ňom spolupracovať. Svojich školiteľov môžete zoznámiť s novou technológiou pomocou zoznamov SharePoint alebo knižníc dokumentov ako úložiska vášho školiaceho plánu. Začnú sa učiť o funkciách bez toho, aby si to uvedomovali!

Začnite so scenármi „ľahkej výhry“.

Školiteľ bol raz požiadaný, aby poskytol štvorhodinové školenie o Office 365 pre malý podnik s 25 používateľmi. Pokusy získať informácie od majiteľa firmy o potrebách školenia a súboroch technických zručností zamestnancov boli neúspešné a školiteľovi bolo povedané, aby používateľov len trénoval „spôsobom aLuckyTemplates“. Trénerovi to signalizovalo, že nemôže mať pevnú tému školenia. Tréner skončil prípravou rôznych scenárov, aby vyhovovali rôznym osobnostiam. Na základe toku konverzácie tréner vytiahol určitý scenár a naň zameral tréning.

Takže, aký je scenár? Vo vyššie uvedenom príklade vyzeral scenár asi takto:

Jane, Rob a Paul pracujú v marketingovom oddelení a neustále si posielajú e-mailom dokumenty, na ktorých spolupracujú. Je ťažké sledovať najnovšiu verziu dokumentu a zistiť, kto napísal aký komentár. Jane, ktorá má na starosti zber všetkej spätnej väzby, začína byť frustrovaná, pretože práve keď si myslí, že vytvorila konečnú verziu dokumentu, niekto odošle oneskorenú spätnú väzbu. Alebo niekto vtiahne do rozhovoru inú osobu, ktorá potom poskytne spätnú väzbu o problémoch, pričom nevie, že sa nimi už zaoberali v predchádzajúcich rozhovoroch.

Tréner predstavil tento scenár účastníkom workshopu a spýtal sa, či sa to deje v ich organizácii. Odpoveď bola v drvivej väčšine áno. Na základe toho im tréner 30 minút ukázal funkcie spolutvorby vo Worde, OneDrive for Business a SharePointe. Na cvičenie potom použili vlastné notebooky. Na konci 30 minút všetci dobre pochopili koncept a prišli na to, ktorí ľudia sú v ňom lepší ako ostatní. Tí, ktorí boli zručnejší, sa stali kontaktnou osobou pre tých, ktorí potrebovali viac držania ruky.

Z toho plynie ponaučenie, že ak chcete, aby si používatelia osvojili Microsoft 365 Business, urobte to pre nich rýchlou výhrou a prispôsobte školenie scenáru, ktorý je pre nich skutočný. Nefungovalo by to, keby školiteľ jednoducho spustil školenie s aplikáciou Outlook a ako posielať šifrované e-maily.

Poskytujte samoobslužné zdroje Microsoft 365 Business

Ak máte malý IT tím alebo tím IT s jednou osobou, môžete znížiť záťaž spojenú s podporou mnohých používateľov počas implementácie Microsoft 365 Business vytvorením samoobslužného portálu v SharePointe alebo Microsoft Streame alebo oboch. Môžete uverejniť 30-sekundové videá s návodmi, aby ste koncovým používateľom poskytli zopakovanie si školenia. Môžete požiadať šampiónov, aby uverejnili obsah na vašom portáli, alebo môžete otvoriť svoje samoobslužné úložisko pre príspevky kohokoľvek. Ak to urobíte týmto spôsobom, vaši koncoví používatelia si precvičia to, čo sa naučili pri načítavaní obsahu v SharePointe alebo Stream. Ak chcete získať fantáziu, môžete tento proces gamifikovať poskytnutím stimulov používateľom, ktorí majú video, ktoré sa vám páči najviac.

Internet má množstvo videí o rôznych scenároch pre Microsoft 365, ktoré môžete zahrnúť do svojich zdrojov. Často sa však stáva, že nespracované videá vytvorené spolupracovníkom zobrazujúce prostredie organizácie zarezonujú u používateľov viac ako marketingové videá od Microsoftu s vysokou produkčnou hodnotou na YouTube a iných kanáloch.

Ak vaši používatelia nemajú radi videá, ďalšou možnosťou je spustiť poznámkový blok OneNote z lokality SharePoint . V zápisníku vytvorte rôzne sekcie zamerané na technológiu. V každej časti zahrňte podrobné pokyny, ktoré ukazujú, ako dokončiť úlohu pomocou technológie. Môžete mať napríklad sekciu v Outlooku, kde máte stránku pre e-mail, stránku pre kalendár a stránku pre úlohy. Keď si používatelia prečítajú váš obsah, budú sa učiť nielen o Outlooku, ale aj o OneNote a SharePointe, aj keď nevedomky.

Zvýraznite svoje výhry v Microsoft 365 Business

Implementácia novej technológie, akou je Microsoft 365 Business, nie je ľahká úloha. Keď máte príbehy o úspechu, nájdite si čas na oslavu a zdieľajte výhru s vašimi koncovými používateľmi. Keď používatelia pochopia hodnotu svojho príspevku k úspechu implementácie, pomôže to motivovať ostatných, ktorí sa možno príliš nezúčastňujú.

Príkladom výhry je predstavenie toho, koľko spoločnosť ušetrila znížením cestovných nákladov, odkedy ľudia začali organizovať videokonferenčné stretnutia pomocou Microsoft Teams. Výhrou môže byť aj svedectvo od niekoho o zvýšení produktivity pri spolutvorbe dokumentov v reálnom čase oproti posielaniu dokumentov e-mailom tam a späť.

SharePoint Online má šikovnú funkciu s názvom Správy, predpripravenú službu, ktorá vám umožňuje vytvárať obsah, ktorý sa potom zdieľa v rôznych prostrediach a aplikáciách SharePointu. Svoje výhry môžete zvýrazniť pomocou služby SharePoint News, aby ste ešte viac podporili prijatie tejto technológie. Ak sa chcete dozvedieť viac o SharePoint News, stiahnite si tento súbor PDF .

Pozrite si správu o používaní služby Microsoft 365 Business

Ako globálny správca svojho nájomníka Microsoft 365 máte prístup k správam o používaní, ktoré poskytujú prehľad o tom, ako vaša používateľská základňa prijíma túto technológiu. Správy zahŕňajú metriky aktivity a používania pre Exchange, Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, SharePoint, Skype for Business a Yammer. Prehľady môžete exportovať do Excelu na ďalšiu analýzu. Ak chcete, môžete dokonca analyzovať údaje v službe Power BI , ďalšom nástroji od spoločnosti Microsoft na vizualizáciu údajov.

Jedným zo spôsobov, ako konať na základe dostupných údajov a podporiť ich prijatie, je pozrieť sa na používanie OneDrive for Business. Správa obsahuje informácie o používateľovi, dátume poslednej aktivity, počte súborov, počte aktívnych súborov a použitom úložisku. Ak si všimnete, že používateľ nemá nula (0) súborov a používa veľmi málo ukladacieho priestoru, môže to znamenať, že používateľ neprijíma OneDrive for Business. Na základe týchto informácií by ste mohli zacieliť školenie na používateľov, ktorí málo využívajú OneDrive for Business.

Buďte pripravení poskytnúť podporu pre svoju podnikovú integráciu Microsoft 365

Pri nasadzovaní novej technológie nič nezlyhá tak veľkolepo ako nasadenie bez zavedeného modelu podpory. Po nasadení boli ľudia dokonca prepustení z práce kvôli zlej používateľskej skúsenosti a žiadnej jasnej ceste na eskaláciu.

V závislosti od toho, ako získate svoje licencie, môžete mať rôzne možnosti podpory. Ak ste si zakúpili licencie na Microsoft 365 Business priamo od spoločnosti Microsoft prostredníctvom jej webovej lokality , podporu vám poskytuje spoločnosť Microsoft. Pokiaľ neplatíte veľké peniaze za podporu Premiere, iba globálny správca môže odosielať lístky na podporu technickej podpore spoločnosti Microsoft. To znamená, že vy, ako správca IT, budete na mieste poskytovať podporu vašim koncovým používateľom. Môžete však odoslať lístok v mene vašich koncových používateľov a podpora spoločnosti Microsoft môže skončiť priamo s nimi na vyriešení problému.

Ak ste si zakúpili licencie od partnera spoločnosti Microsoft, buď prostredníctvom modelu Cloud Solutions Provider (CSP) alebo Enterprise Agreement (EA), partner je pripravený poskytnúť podporu. V závislosti od vašej dohody s partnerom môžete svojich koncových používateľov poslať buď priamo tímu podpory partnera, alebo pôsobiť ako sprostredkovateľ medzi vašimi koncovými používateľmi a tímom podpory partnera. Uvedomte si, že partneri môžu okrem licenčných poplatkov účtovať aj ďalší poplatok za podporu. V Cloud611 si môžete zakúpiť licencie Microsoft 365, ktoré zahŕňajú 24/7/365 podporu koncových používateľov za minimálny poplatok navyše k cene licencie.

Prineste profesionálov Microsoft 365 Business

Ak ste sa riadili všetkými alebo väčšinou vyššie uvedených tipov a stále sa vám nedarí podnietiť prijatie služby Microsoft 365 Business, možno je čas priniesť profesionálov. Sieť Microsoft Partner Network je plná vysokokvalifikovaných partnerov na školenia a adopciu, ktorí vám môžu pomôcť odblokovať výzvy spojené s adopciou. Aj keď na zapojenie týchto partnerov musíte vyhodiť slušné peniaze, z dlhodobého hľadiska sa vám táto investícia môže oplatiť.

Môžete vyhľadať školiacich partnerov spoločnosti Microsoft . Len upozornenie – táto webová adresa nemusí fungovať v prehliadači Chrome, ale adresa URL funguje perfektne v prehliadači Microsoft Edge.

Jedným z partnerov, ktorých nájdete v sieti Microsoft Partner Network, je Softchoice Corporation . Majú robustnú profesionálnu službu prijatia koncovým používateľom, ktorá zahŕňa definovanie prípadov použitia na pochopenie potrieb koncových používateľov až po vytvorenie plánu implementácie na dosiahnutie požadovaných obchodných výsledkov.

Ešte jeden tréningový partner by ste mali zvážiť, je Brainstorm Inc . Spoločnosť Microsoft ich uzavrela na poskytovanie školení pre program Customer Immersion Experience.

Ak máte pocit, že vaša organizácia má jedinečné školiace potreby, možno sa budete musieť spojiť so správnym partnerom. Pošlite e-mail na adresu [email protected] s predmetom „Potrebujem pomoc so školením“. Niekto odpovie ASAP.