10 spôsobov, ako zjednodušiť používanie balíka Office 2019

Ak ste si to doteraz nevšimli, v Office 2019 je pochovaných veľa funkcií, ktoré pravdepodobne väčšinu času nepotrebujete. Ak ste však zarytým používateľom Office 2019, možno budete chcieť nahliadnuť do niektorých pokročilejších dostupných funkcií, ktoré vám uľahčia život.

Hoci si osvojenie a zvládnutie týchto pokročilých funkcií môže vyžadovať čas, možno zistíte, že úsilie, ktoré stojí za to, aby sa Office 2019 správal presne tak, ako chcete. Najlepšie zo všetkého je, že tieto nové funkcie sa môžete naučiť tak, že sa s nimi budete hrať v práci – takže sa môžete naučiť niečo nové a zároveň za to dostať zaplatené.

Zostavte (a používajte) svoje vlastné doplnky balíka Office

Ak ste ako väčšina ľudí, pravdepodobne budete chcieť použiť program, prinútiť ho robiť to, čo potrebujete, a potom ísť domov. Ak však zistíte, že by ste chceli, aby Office 2019 dokázal niečo viac, možno budete chcieť venovať nejaký čas vývoju vlastných aplikácií pre Office 2019.

Ak chcete vytvárať aplikácie pre Office 2019, musíte použiť štandardné programovacie jazyky, ako sú HTML5, JavaScript, CSS3 (Cascading Style Sheets) a XML. Vytvorením vlastných aplikácií Office 2019 môžete rozšíriť možnosti Office 2019. Ak vytvoríte obzvlášť užitočnú aplikáciu, môžete ju dokonca predať alebo darovať. Ak sa chcete dozvedieť viac o vytváraní vlastných aplikácií Office 2019, pozrite si krátky návod, ako vytvoriť svoju prvú aplikáciu Office 2019 ).

Ak nechcete vytvárať vlastné aplikácie balíka Office, kliknite na kartu Vložiť a potom kliknite na ikonu Obchod. Teraz môžete prehliadať doplnky balíka Office, ktoré vytvorili iní ľudia na použitie (zadarmo alebo za cenu). Stiahnutím a inštaláciou doplnkov balíka Office môžete rozšíriť možnosti balíka Office.

Spolupráca s kartou kontroly Office 2019

Ak ste jediná osoba, ktorá potrebuje upravovať, zobrazovať a používať dokumenty balíka Office 2019, túto časť môžete pokojne preskočiť. Ak ste však ako mnohí ľudia, musíte spolupracovať s ostatnými.

Starý spôsob spolupráce znamenal tlačiť papierové kópie, posielať ich iným a písať priamo na ne. Pomocou balíka Office môžete zvýrazňovať, označovať a upravovať dokumenty elektronicky, aby ste mohli distribuovať súbory e-mailom alebo prostredníctvom siete. Zakaždým, keď niekto urobí zmenu v dokumente, Office 2019 sleduje zmeny inou farbou a identifikuje prispievateľa podľa mena. Teraz môžete vidieť, kto čo napísal, a môžete si selektívne ponechať komentáre, ktoré sú najcennejšie, a ignorovať tie, ktoré sa vám nepáčia.

Niektoré z užitočnejších príkazov skrytých na karte Prehľad sú

• Nový komentár: Vloží komentár priamo do dokumentu bez ovplyvnenia existujúceho textu.
• Sledovať zmeny: Zvýrazní akýkoľvek nový text alebo údaje, ktoré niekto pridá do existujúceho dokumentu alebo z neho odstráni.
• Porovnať: Preskúma dva súbory a zvýrazní rozdiely medzi nimi. Tento nástroj vám tiež dáva možnosť selektívne zlúčiť zmeny do jedného dokumentu.

Pomocou funkcií uložených na karte Revízia môžete ostatným posielať viaceré kópie súboru, nechať každého komentovať, označovať text, presúvať údaje a potom zlúčiť komentáre a zmeny všetkých do jednej konečnej verzie.

Používanie karty Referencie vo Worde 2019

Väčšina ľudí používa Word len na písanie listov alebo krátkych správ. Ak potrebujete vytvoriť dlhšie dokumenty, možno vás bude zaujímať použitie niektorých z nasledujúcich funkcií na karte Referencie programu Word:

• Obsah: Vytvorí obsah na základe štýlov hlavičky použitých v dokumente
• Vložiť poznámku pod čiarou: Vytvorí poznámku pod čiarou v spodnej časti stránky
• Vložiť koncovú poznámku : Vytvorí zoznam poznámok na koniec dokumentu
• Vložiť titulok: Automaticky čísluje obrázky, tabuľky alebo rovnice
• Vložiť tabuľku obrázkov: vytvorí zoznam obrázkov, tabuliek alebo rovníc, ktoré ste vytvorili pomocou príkazu Vložiť popis
• Označiť položku: Označí slová alebo frázy, ktoré sa zobrazia v indexe
• Vložiť index: Vytvorí index na základe slov alebo fráz označených príkazom Označiť položku

Používanie karty Údaje v Exceli 2019

Väčšina ľudí zadáva údaje priamo do pracovného hárka programu Excel a potom s nimi manipuluje pomocou vzorcov alebo iných príkazov. Môžete však tiež navrhnúť pracovný hárok a potom importovať údaje z iného miesta (napríklad kurzy akcií, ktoré získate z webovej lokality), textový súbor, databázu Accessu alebo dokonca databázový súbor vytvorený iným programom (napríklad starý databáza dBASE).

Nasledujú niektoré funkcie dostupné z ikony Získať externé údaje na karte Údaje programu Excel:

• Z tabuľky/rozsahu: Načítava údaje z excelovej tabuľky alebo rozsahu
• Z webu: Získava údaje uložené v tabuľke na webovej stránke
• Z textu/CSV: Získava údaje uložené ako textový súbor ASCII
• Získať údaje: Získava údaje uložené v iných zdrojoch, ako je napríklad SQL Server alebo súbor XML

Ukladanie a odosielanie súborov balíka Office 2019

Tradičným spôsobom, ako niekomu poslať súbor, je uložiť súbor, načítať e-mailový program (napríklad Outlook), vytvoriť novú správu, priložiť súbor (ak si pamätáte, kde ste ho uložili) a odoslať ho cez internet. .

Tu je rýchlejší spôsob odoslania súboru:

V súbore, ktorý chcete odoslať, kliknite na kartu Súbor.

Kliknite na položku Zdieľať.
Zobrazí sa okno Zdieľať.

Kliknite na položku E-mail a potom kliknite na jednu z nasledujúcich možností:

• Odoslať ako prílohu: pripojí súbor Office 2019. Príjemcovia si budú môcť tento súbor prezerať a upravovať iba vtedy, ak majú aj Office 2019.
• Odoslať odkaz: Odošle odkaz na súbor, keď spolupracujete cez lokálnu sieť.
• Odoslať ako PDF: Skonvertuje súbor do PDF (Portable Document Format) pred jeho pripojením k správe. Príjemcovia, ktorí nemajú špeciálny softvér na úpravu PDF, budú môcť súbor zobraziť, ale nebudú ho môcť upravovať.
• Odoslať ako XPS: Skonvertuje súbor do formátu XPS (Open XML Paper Specification) pred jeho pripojením k správe. Príjemcovia budú potrebovať program, ktorý dokáže otvoriť a zobraziť súbor XPS, ktorý zachováva formátovanie a funguje podobne ako súbor PDF.

Šifrovanie súboru Office 2019

Po vytvorení súboru v Office 2019 ho možno budete chcieť ukázať ostatným, ale nedovoliť nikomu inému, aby ho upravoval. Môžete sa spoľahnúť, že váš súbor nikto nepokazí, ale lepšou možnosťou je chrániť ho heslom, aby ho nikto nemohol upravovať bez vášho súhlasu.

Ak chcete súbor chrániť heslom, postupujte takto:

Kliknite na kartu Súbor.

Kliknite na položku Informácie a potom kliknite na tlačidlo Chrániť (napríklad Chrániť dokument alebo Chrániť prezentáciu).
Zobrazí sa ponuka.

Kliknite na položku Šifrovať heslom.
Zobrazí sa dialógové okno Šifrovať dokument.

Zadajte heslo a potom kliknite na tlačidlo OK.

Ak zabudnete svoje heslo, nebudete mať prístup k svojmu vlastnému súboru, takže si heslo zapamätajte. Mnoho spoločností tretích strán predáva nástroje na prelomenie hesiel na získanie hesla do súborov balíka Office 2019. Tieto nástroje môžu byť užitočné, ak zabudnete svoje vlastné heslo, ale môžu ich použiť aj zlomyseľní ľudia, takže si nemyslite, že samotné heslá môžu chrániť vaše dokumenty Office 2019 pred zvedavými očami.

Ukladanie súborov Office 2019 do cloudu

Za starých čias si každý ukladal súbory priamo na pevný disk svojho počítača. Hoci táto metóda fungovala, mala problémy. Ak by ste si vzali laptop, ale zabudli ste skopírovať dôležitý súbor z pracovnej plochy, váš laptop by bol v podstate zbytočný.

To je dôvod, prečo Microsoft ponúka OneDrive, ich cloudovú službu, ktorá vám umožňuje ukladať súbory cez internet do vášho účtu OneDrive. Po uložení súboru na OneDrive môžete k tomuto súboru pristupovať z ľubovoľného počítača, ktorý má prístup na internet. Môžete napríklad ukladať dôležité súbory na OneDrive zo stolného počítača a potom si vziať laptop a pristupovať k rovnakým súborom na OneDrive. Teraz namiesto dvoch kópií súboru (jednej na pracovnej ploche a jednej na notebooku) máte iba jeden súbor na OneDrive. To eliminuje potrebu sledovať viacero kópií toho istého súboru.

Ukladanie súborov na OneDrive má ďalšiu výhodu v tom, že umožňuje viacnásobnú spoluprácu na rovnakom súbore. Ak ste v Berlíne a váš spolupracovník je v Tokiu, môžete pristupovať k rovnakému súboru a upravovať ho na OneDrive. Uložením súborov na OneDrive k nim môžete kedykoľvek pristupovať a zdieľať ich s ostatnými.

Ak chcete uložiť súbor na OneDrive, postupujte takto:

Kliknite na kartu Súbor.

Kliknite na položku Uložiť ako.
Zobrazí sa ponuka.

Kliknite na položku OneDrive.

Ignorovanie hlúpej stuhy Office 2019

Hoci pás s nástrojmi Office predstavuje vizuálnejší spôsob používania balíka Microsoft Office, niektorí ľudia stále uprednostňujú klasické rozhranie rozbaľovacej ponuky z predchádzajúcich verzií balíka Microsoft Office. Tí, ktorí sa nechcú vzdať svojej znalosti rozbaľovacích ponúk, si môžu kúpiť doplnkový program s názvom Classic Menu for Office .

Tento program vám v podstate vráti rozbaľovacie ponuky, takže si môžete vybrať medzi pásom kariet balíka Office a tradičnými rozbaľovacími ponukami. Teraz môžete mať to najlepšie z oboch svetov bez toho, aby ste sa vzdali jedného.

Hlavnou nevýhodou tohto doplnkového programu je, že ak musíte použiť kópiu balíka Office 2019 od niekoho iného, ​​v ktorom nie je nainštalovaný tento doplnok, môžete sa cítiť stratení, keď sa pokúšate použiť pás s nástrojmi samostatne. Z tohto dôvodu je dobré zoznámiť sa s pásom kariet Office a použiť tento doplnkový program Classic Menu for Office, ktorý vám pomôže pri prechode zo staršej verzie balíka Office na Office 2019.

Nájdite ďalšie šablóny Office 2019

Šablóny vám pomôžu rýchlo a jednoducho vytvoriť dobre navrhnuté a profesionálne naformátované dokumenty. Programy ako Word, Excel, PowerPoint a Access ponúkajú množstvo šablón, z ktorých si môžete vybrať, no nie sú to jediné šablóny, ktoré môžete nájsť a použiť.

Microsoft ponúka online zoznam šablón a mnoho spoločností ponúka aj jedinečné šablóny. Avery , populárna spoločnosť s poštovými štítkami, poskytuje šablóny určené na tlač poštových štítkov, vizitiek a iných špecializovaných dokumentov.

Ak hľadáte šablóny balíka Microsoft Office vo svojom obľúbenom vyhľadávacom nástroji, pravdepodobne nájdete veľa spoločností, ktoré ponúkajú šablóny balíka Microsoft Office, ktoré si môžete stiahnuť a používať zadarmo.

Používajte Microsoft Office všade

Keď používate OneDrive , máte prístup k svojim súborom z akéhokoľvek počítača. Pre väčšiu všestrannosť zvážte použitie Office 365, Office pre Android alebo Office pre iOS.

Office 365 beží výhradne vo vašom prehliadači, čo znamená, že na vytváranie a úpravu dokumentov balíka Microsoft Office môžete použiť akýkoľvek počítač, ktorý sa môže pripojiť k internetu, ako napríklad počítač so systémom Linux alebo Chromebook. Ak chcete používať rôzne typy počítačov a stále používať Microsoft Office, budete chcieť Office 365.

Office pre Android vám umožňuje spustiť Word, Excel, PowerPoint a Outlook na akomkoľvek smartfóne alebo tablete so systémom Android. Office pre iOS vám umožňuje spustiť Word, Excel, PowerPoint a Outlook na iPhone alebo iPade.

Pomocou balíka Office pre Android alebo Office pre iOS môžete vytvárať a upravovať dokumenty balíka Microsoft Office na svojom obľúbenom mobilnom počítači. Teraz budete môcť používať Microsoft Office, nech ste kdekoľvek.