10 spôsobov, ako byť produktívny v Microsoft 365 Business

Vaše predplatné na Microsoft 365 Business zahŕňa prístup nielen k počítačovej aplikácii balíka Microsoft Office, ale aj k jeho mobilným verziám. Mobilné aplikácie Office sú vysoko hodnotené na rôznych mobilných platformách. Každý deň milióny informačných pracovníkov na celom svete, vrátane mňa, aktívne používajú tieto aplikácie na prácu bez toho, aby boli pripútaní ku kancelárskemu stolu.

Tu sa dozviete desať tipov na produktivitu dostupných v Microsoft 365 Business. Použite tieto tipy ako súčasť vašej kampane na podporu adopcie, aby ste zvýšili používanie služby a znížili počet hovorov na podporu vášmu tímu IT. Tieto tipy môžete s istotou zdieľať so svojimi koncovými používateľmi s vedomím, že údaje vašej organizácie sú chránené a spravované.

Venujte pozornosť upozorneniam v Centre spravovania Microsoft 365. Sledujte nové funkcie, aby ste mali prehľad o ďalších tipoch na zvýšenie produktivity, ktoré môžete zdieľať so svojimi koncovými používateľmi.

Pokračujte tam, kde ste prestali v programe Microsoft Word

Povedzme, že začnete čítať dokument programu Word vo svojej kancelárii a potom si uvedomíte, že musíte vypnúť počítač, aby ste sa dostali k lekárovi. Prídete do ordinácie svojho lekára a dostanete pokyn, aby ste počkali na recepcii, kým vás niekto nebude pripravený navštíviť. Sklamaný, že dostupné časopisy nie sú príťažlivé, s úľavou si spomeniete, že máte svoj smartfón – a lekárska ordinácia umožňuje používanie mobilných zariadení.

Vytiahnete svoj smartfón, spustíte mobilnú aplikáciu Word, ktorá je zaregistrovaná s vaším účtom Office 365 a voila! Posledný dokument, ktorý ste čítali vo svojej kancelárii, je uvedený v zozname Nedávne dokumenty. Začnete čítať dokument a po dokončení ho zatvoríte. Stále čakáte na lekára, takže sa znova pozriete na svoju aplikáciu Word a uvidíte, že zoznam dokumentov bol s vami zdieľaný a vyžaduje si vašu pozornosť. Otvoríte jeden, aby ste mohli začať upravovať, a potom sa zavolá vaše meno. Žiaden strach. Pravdepodobne budete mať čas na dokončenie úprav dokumentu, keď sa dostanete do vnútornej čakárne.

Zdieľajte dokumenty Office 365 s istotou

Bezpečné zdieľanie dokumentov s ostatnými členmi vašej organizácie z mobilného zariadenia je podobné zdieľaniu dokumentu z počítača. Spoločnosť Microsoft veľa investovala do toho, aby mobilné prostredie v Office 365 bolo čo najplynulejšie, aby vaša produktivita – na stolnom počítači alebo mobilnom zariadení – nezasiahla.

Predpokladajme, že ste na ceste do práce a dostanete e-mail od svojho projektového manažéra, ktorý vás požiada o rýchle zostavenie prezentácie na úvodné stretnutie vášho projektového tímu. Keď sedíte v autobuse na ceste do práce, zistíte, že 30-minútové dochádzanie môžete využiť na niečo produktívne. Spustíte teda na telefóne aplikáciu PowerPoint a začnete vytvárať prezentáciu. Dokončíte prezentáciu a uložíte ju do priečinka OneDrive, ale potom si uvedomíte, že jedna snímka vyžaduje vstup od vášho projektového manažéra.

Pozeráte sa na čas a všimnete si, že do cieľa máte ešte päť minút. Vráťte sa do svojej prezentácie a ťuknite na ikonu Zdieľať, ťuknite na tlačidlo Pozvať ľudí a zadajte e-mailovú adresu projektového manažéra. Keďže aplikácia má predvolene prístup na úpravy, prejdete priamo do oblasti správy a napíšete rýchlu správu a požiadate o vstup svojho projektového manažéra. Klepnite na tlačidlo Odoslať a potom na Hotovo. Systém odošle e-mail vašej projektovej manažérke so zabezpečeným odkazom na dokument, aby mohla začať upravovať.

O desať minút neskôr, keď z autobusu kráčate do svojej kancelárie, vás uvidí váš projektový manažér. Zmätene sa na teba pozrie a spýta sa: „Neposlala som ti práve pred hodinou? Ako sa ti podarilo dostať tú prezentáciu do mojej schránky ešte predtým, ako si prišiel do práce?" Vrhnete pohľad na svojho hrdinu, správcu IT, ktorý sedí vedľa.

Spolutvorte dokumenty s Microsoft 365 Business kedykoľvek a kdekoľvek

To sa stáva. Dokončíte dokument a odošlete ho viacerým ľuďom a potom si uvedomíte, že v dokumente potrebujete zmeniť jeden kľúčový údaj. Tak čo robíš? Všetkým pošlete e-mail späť a poviete im, aby ignorovali váš predchádzajúci e-mail a že im pošlete aktualizovanú verziu dokumentu. Problém je v tom, že niekoľko ľudí už odpovedalo svojimi aktualizovanými verziami, takže teraz musíte ich spätnú väzbu zlúčiť do aktualizovaného dokumentu a potom poslať dokument späť všetkým. Po celú dobu dúfate, že neskončíte v nočnej more e-mailového stromu, kde si ľudia iba posielajú e-maily svoje nové verzie dokumentu tam a späť.

Našťastie nemusíte žiť v tejto nočnej more. Ak začnete používať funkcie spolutvorby aplikácií balíka Office vo svojom predplatnom Microsoft 365 Business , každý vo vašom tíme môže pracovať na rovnakom dokumente – vykonávať úpravy a aktualizácie a vidieť si navzájom komentáre – v reálnom čase! Funkcie spolutvorby balíka Office bezproblémovo fungujú aj vo verziách mobilných aplikácií.

Pomocou Microsoft 365 jednoducho upútate pozornosť niekoho iného

V sociálnych médiách, ako je Facebook alebo Twitter, sú @mentions skvelý spôsob, ako označiť ľudí a dať im vedieť, že chcete ich pozornosť. Jednoducho napíšete @ a za ním meno osoby, ktorú chcete označiť. Počas zadávania názvu sa zobrazí zoznam návrhov, takže nemusíte zadávať celý názov.

Hádajte čo? @zmienky sú teraz súčasťou vášho balíka Office! V Outlooku môžete napríklad @zmieniť spolupracovníka v tele e-mailu alebo v pozvánke na stretnutie a systém automaticky pridá spomínaného používateľa do riadku Komu e-mailu alebo pozvánky na stretnutie.

Rovnako ako na Facebooku, keď niekoho @zmienite, do správy sa automaticky pridá celé meno. Ak chcete, aby správa znela tak, ako by ste za normálnych okolností mali vzťah k svojmu kolegovi, môžete časť zmienky vymazať, aby sa napríklad zobrazilo iba krstné meno. Nebojte sa, e-mailová adresa v riadku Komu zostane nedotknutá.

Ak zistíte, že veľa ľudí sa snaží upútať vašu pozornosť pomocou @zmienky, môžete svoju poštovú schránku filtrovať tak, aby sa zobrazovali iba e-maily, v ktorých ste boli @spomenutí. Ak to chcete urobiť, kliknite na šípku vedľa položky Všetky v zozname správ a potom kliknite na položku Spomenutá pošta. Táto funkcia funguje vo verziách Outlooku pre Windows aj Mac.

Zistite, kto je neznámy pomocou programu Microsoft Word

Office 365 je spoluautorom dokumentov v reálnom čase s viacerými ľuďmi. Táto funkcia je skvelá, pretože všetci máte do činenia s jediným zdrojom pravdy. Čo sa však stane, ak jedného dňa otvoríte dokument a zistíte, že niekto vymazal celý odsek, ktorý ste deň predtým starostlivo napísali?

Mohli by ste každému poslať e-mail a požiadať vinníka, aby sa priznal. Alebo sa môžete vydať cestou utajenia a jednoducho zobraziť históriu verzií dokumentu, aby ste videli denník rôznych verzií, ktoré boli uložené, spolu s menom osoby, ktorá ho uložila, a časovou pečiatkou, kedy bola verzia uložená. Môžete dokonca otvoriť predchádzajúcu verziu dokumentu a obnoviť ju.

Ak chcete zobraziť históriu verzií v programe Microsoft Word, kliknite na názov súboru v hornom paneli a potom kliknite na položku História verzií. Panel História verzií sa zobrazí na pravej strane obrazovky a poskytuje rýchly prístup k verziám dokumentu a k názvu a ikone autora verzie.

Prístup k histórii verzií z programu Microsoft Word.

Vo webovej verzii kliknite na ikonu História vpravo hore, aby sa zobrazila tabla História verzií.

Táto funkcia nielen zlepšuje produktivitu, ale pri správnom používaní podporuje aj harmóniu!

Rozmažte pozadie v Microsoft Teams

Predstavte si, že ste na živom rozhovore vysielanom po celom svete, kde sa diskutuje o dôsledkoch obžaloby juhokórejského prezidenta, keď vaše batoľa zrazí váš rozhovor tak, že vojde do vašej domácej kancelárie a začne tancovať. Teraz si predstavte, že by sa situácia ešte zhoršila, keď sa do izby vkĺzlo vaše malé dieťa v chodúľku, nasledované vaším manželom v panike, ktorý sa snažil obe deti odtiahnuť z izby. Stalo sa to a v marci 2017 z toho vzniklo veselé virálne video, keď BBC robil rozhovor s profesorom Robertom Kellym.

Nová funkcia Blur My Background v Microsoft Teams sa tomuto scenáru vyhýba. Ak si naplánujete schôdzu s Teams, kliknite na tlačidlo Ďalšie možnosti (…) a potom na položku Rozmazať moje pozadie, všetko za vami bude jemne rozmazané.

Predstavte si, o koľko produktívnejší budete teraz, keď viete, že môžete vynechať dochádzanie, mať videokonferenčné stretnutia z domácej kancelárie a vyzerať profesionálne bez toho, aby ste sa museli báť, že vaše deti alebo pes prídu počas vášho stretnutia a budú vás rozptyľovať. Je pravdepodobné, že profesorovi Kellymu by sa táto funkcia páčila. Ale na druhej strane, ak by sa nestal jeho veselý rozhovor, neinšpiroval by ľudí v Microsofte, aby pridali túto funkciu.

Navrhujte ako profesionál s podporou umelej inteligencie PowerPointu

Priznajme si to. Nie všetci sme dostali talent na vytváranie prezentácií, ktoré zaujmú a upútajú pozornosť ľudí. Ak nie ste jedným z tých kreatívnych, vytvorenie prezentácie hodnej TED je mimo dosahu.

Máme dobré správy pre všetkých ľudí, ktorí majú problém s dizajnom! S pomocou umelej inteligencie (AI) je teraz možné vytvárať prezentácie v PowerPointe, ktoré majú nádych vysoko plateného marketingového guru.

V počítačovej alebo webovej verzii PowerPointu spustite novú prezentáciu. Stačí zapojiť detaily, ktoré chcete do snímky vyjadriť, a nestarajte sa o vzhľad a dojem. Po dokončení prejdite na kartu Návrh na páse s nástrojmi a kliknite na tlačidlo Návrhy nápadov. Technológia AI v Office 365 automaticky generuje niektoré nápady na dizajn, z ktorých si môžete vybrať.

Funkcia Nápady na dizajn v PowerPointe.

Hovorte namiesto písania s Office 365

Ako cloudová služba sú aplikácie Office v Office 365 postupom času inteligentnejšie. Strojové učenie a umelá inteligencia umožňujú aplikáciám balíka Office, ako sú Word, Excel, PowerPoint a Outlook, prispôsobiť sa tomu, ako pracujete, čo vám ušetrí čas a dokonca zlepší vaše písacie schopnosti.

Jednou z týchto spravodajských služieb je funkcia Diktovať, ktorá umožňuje diktovať text namiesto písania. V programe Microsoft Word je tlačidlo Diktovať na karte Domov na páse s nástrojmi. Ak používate Outlook, začnite nový e-mail, prejdite na kartu Správa a potom kliknite na tlačidlo Diktovať. Keď sa ikona Diktovať zmení na červenú, môžete začať hovoriť. Počas rozprávania sa v dokumente zobrazuje text. Len sa uistite, že máte zapnutý mikrofón a že hovoríte jasne a konverzačne.

Interpunkciu môžete vložiť vyslovením názvu interpunkcie. Napríklad na konci vety povedzte „bodka“ alebo „otáznik“ alebo „výkričník“. Ak chcete začať nový odsek, povedzte „nový odsek“.

Na čo čakáš? Vyskúšajte túto funkciu Microsoft 365!

Získajte handsfree pomocou Office 365 Read Aloud

Produktivita v Office 365 je navrhnutá tak, aby vyhovovala potrebám ľudí na celom svete s rôznymi schopnosťami. Dictate, Tell Me, ktorý poskytuje rýchly prístup k príkazom bez prepínania medzi rôznymi kartami na páse s nástrojmi, a Accessibility, ktorý bezproblémovo spolupracuje s čítačkami obrazovky, sú len niektoré z funkcií v Office 365, ktoré zvyšujú produktivitu a podporujú integráciu na pracovisku. .

Ďalšou šikovnou funkciou, ktorú nájdete v aplikáciách balíka Office, je funkcia Čítať nahlas vo Worde. Aj keď je funkcia Čítať nahlas ponúkaná ako jedna z možností vzdelávacích nástrojov v Office, ktorá je obzvlášť užitočná pre ľudí s dyslexiou, je skvelá na korektúry, pretože zvýrazňuje text pri čítaní každého slova.

Ako bonus pre ľudí, ktorých prvým jazykom nie je angličtina, je funkcia Čítať nahlas tiež skvelým nástrojom na učenie sa, ako sa slová vyslovujú.

Vyskúšajte túto funkciu a zistite, či ju môžete začleniť do svojho pracovného postupu. Tlačidlo Čítať nahlas sa nachádza na karte Kontrola v programe Microsoft Word.

Príjemné čítanie nahlas!

Cestovanie v čase s časovou osou systému Windows

Stalo sa vám niekedy, že strácate 30 minút hľadaním dokumentu, na ktorom ste pred pár dňami pracovali, no neviete si spomenúť, kde bol uložený? Alebo prechádzate históriou prehliadania, aby ste našli vyhľadávanie, ktoré ste vykonali pre projekt renovácie?

Ak máte túto nepríjemnú skúsenosť, budete radi, keď budete vedieť, že už nemusíte strácať čas takýmto spôsobom. Funkcia časovej osi vo Windowse 10 vám pomôže získať späť stratenú produktivitu tým, že vám umožní vidieť všetky vaše aktivity počas až 30 dní na jednej obrazovke.

Obrázok nižšie zobrazuje snímku obrazovky časovej osi systému Windows. Posuvník na pravej strane vám umožňuje prejsť do rôznych bodov v čase a zobraziť vašu aktivitu. Môžete tiež použiť vyhľadávacie pole na vyhľadávanie kľúčových slov vašich aktivít.

Funkcia časovej osi systému Windows.

Ak chcete aktivovať funkciu časovej osi systému Windows, kliknite na tlačidlo Zobrazenie úloh vedľa vyhľadávacieho panela Cortana alebo stlačte klávesy Windows a tab.

Takže pokračujte a pokračujte tam, kde ste skončili, pomocou časovej osi systému Windows. Možno sa nebudete môcť vrátiť v čase, ale aspoň sa môžete vždy vrátiť na časovej osi!