10 skratiek programu Microsoft Outlook 2019, ktoré sa oplatí vziať

Zdá sa, že žonglovanie s gombíkmi, kľúčmi a stuhami zaberie celý deň. Tento zoznam ponúka niektoré skratky programu Microsoft Outlook, ktoré vám môžu ušetriť čas a napätie.

Ako používať nástroj Microsoft Outlook New Items

Ak chcete vytvoriť novú položku v akomkoľvek module, v ktorom sa nachádzate, stačí kliknúť na nástroj na úplne ľavom konci pásu s nástrojmi. Názov a vzhľad tejto ikony sa zmení, keď zmeníte modul, takže sa z nej stane ikona Nová úloha v module Úlohy, ikona Nový kontakt v module Ľudia atď. Môžete tiež kliknúť na nástroj Nové položky napravo a rozbaliť ponuku Nové položky.

Keď vyberiete položku z ponuky Nové položky, ktorá je tu zobrazená, môžete vytvoriť novú položku v inom module Outlooku, než v ktorom sa nachádzate, bez zmeny modulov. Napríklad, možno odpovedáte na e-mail a chcete vytvoriť úlohu. Kliknite na tlačidlo Nové položky, vyberte položku Úloha, vytvorte úlohu a potom pokračujte v práci so svojím e-mailom.

Ponuka Nové položky vám umožňuje vytvárať nové moduly položiek iné ako aktívne.

Ako rýchlo odoslať súbor prostredníctvom e-mailu programu Microsoft Outlook

Súbor môžete odoslať prostredníctvom e-mailu programu Outlook iba niekoľkými kliknutiami myšou, a to aj v prípade, že program Outlook nie je spustený. Pri prezeraní súborov v Prieskumníkovi môžete označiť ľubovoľný súbor na odoslanie ktorémukoľvek príjemcovi e-mailu. Tu je postup:

Nájdite súbor v Prieskumníkovi súborov.

Kliknite pravým tlačidlom myši na súbor, ktorý chcete odoslať. Zobrazí sa ponuka.

Vyberte Odoslať. Zobrazí sa ďalšie menu.

Vyberte možnosť Príjemca pošty. Zobrazí sa formulár Nová správa. V poli Attached sa zobrazí ikona predstavujúca pripojený súbor.

Zadajte predmet súboru a e-mailovú adresu osoby, ktorej súbor posielate. Ak chcete k svojej správe pridať komentáre, napíšte ich do oblasti správy v okne.

Kliknite na Odoslať. Vaša správa sa dostane k príjemcovi.

Ako rýchlo odoslať súbor z akejkoľvek aplikácie balíka Microsoft Office

Akýkoľvek dokument balíka Office môžete odoslať e-mailom zo samotnej aplikácie balíka Office bez použitia e-mailového modulu programu Outlook. Tu je postup:

Otvorte dokument balíka Office v aplikácii, ktorá ho vytvorila, kliknite na kartu Súbor.

Vyberte možnosť Zdieľať. Zobrazí sa dialógové okno Zdieľať.

Kliknite na jedno z tlačidiel v časti Pripojiť namiesto toho kópiu: Dokument Word alebo PDF. Použite formát, ktorý je najvhodnejší pre daný podiel. Ak chcete, aby príjemca mohol súbor ľahko upravovať, použite dokument programu Word a ak si to neželáte, použite PDF. V programe Outlook sa zobrazí nový formulár správy.

Zadajte predmet súboru a e-mailovú adresu osoby, ktorej súbor posielate. Ak chcete do správy pridať komentáre, napíšte ich do textového poľa, kde je ikona súboru.

Kliknite na tlačidlo Odoslať. Vaša správa sa presunie do priečinka Pošta na odoslanie.

Ako zmeniť správu programu Outlook na schôdzu

Niekedy, keď ste si vymenili množstvo e-mailových správ o téme, zistíte, že by bolo rýchlejšie len pár minút hovoriť. E-mailovú správu môžete zmeniť na schôdzu kliknutím na tlačidlo Schôdza na karte Domov (v priečinku Doručená pošta s vybratou požadovanou správou). Tým sa otvorí formulár Nová schôdza, takže môžete nastaviť schôdzu na základe obsahu e-mailu.

Ako rýchlo nájsť niečo v programe Microsoft Outlook

Nazhromaždenie pomerne veľkej zbierky položiek v programe Outlook netrvá dlho, pričom ich prehliadanie môže trvať dlho, keď chcete nájsť jednu konkrétnu položku. Outlook môže vyhľadávať položky na váš príkaz, ak do poľa Hľadať v hornej časti každej obrazovky zadáte názov toho, čo hľadáte. Tým sa spustí rýchle vyhľadávanie, takže sa rýchlo dostanete k tomu, čo chcete.

Ako vrátiť späť chyby v programe Outlook

Ak ste nevedeli o príkaze Späť, je čas, aby ste si vypočuli dobrú správu: Keď urobíte chybu, môžete ju vrátiť späť stlačením kombinácie kláves Ctrl+Z alebo kliknutím na tlačidlo Späť na paneli s nástrojmi Rýchly prístup v ľavom hornom rohu. rohu obrazovky. Takže neváhajte experimentovať; najhoršie, čo musíte urobiť, je vrátiť späť! (Samozrejme, je lepšie, ak svoju chybu hneď odčiníte – skôr, ako urobíte príliš veľa vecí.)

Ako používať dialógové okno Prejsť na dátum v programe Outlook

Tu zobrazené dialógové okno Prejsť na dátum môžete použiť vo všetkých zobrazeniach kalendára. Prístup k nej získate kliknutím na tlačidlo Vlastnosti v pravom dolnom rohu skupiny Prejsť na na karte Domov. Prípadne môžete ako skratku stlačiť Ctrl+G.

Dialógové okno Prejsť na dátum.

Ak chcete napríklad preskočiť o 60 dní dopredu, stlačte Ctrl+G a zadajte 60 dní odteraz . Kalendár sa posunie dopredu o 60 dní od aktuálneho dátumu.

Ako pridať položky do zobrazení zoznamu programu Outlook

Mnoho zoznamov Outlooku má v hornej časti prázdne pole, do ktorého môžete zadať položku a vytvoriť pre tento zoznam novú položku. Keď uvidíte slová Kliknutím sem pridáte novú úlohu, je to presne to, čo robíte. Stačí kliknúť do poľa a zadať novú položku.

Ako odosielať opakované správy prostredníctvom e-mailu programu Microsoft Outlook

Ak máte správy, ktoré odosielate opakovane, uložte text ako rýchle časti, aby ste ušetrili čas. Ak ste napríklad písali článok o príslušenstve pre Outlook, mohli by ste poslať správu každej spoločnosti, s ktorou sa stretnete a vyrába veci pre Outlook. Správa môže znieť takto:

Momentálne píšem článok o programe Microsoft Outlook a rád by som zhodnotil váš produkt XXX na diskusiu v mojom článku. Mohli by ste mi prosím poslať tlačovú súpravu?

Keď nájdete na internete nového dodávateľa príslušenstva pre Outlook, postupujte takto:

Adresa vašej e-mailovej správy. Kliknite na e-mailovú adresu spoločnosti v prehliadači.

Kliknite na kartu Vložiť.

Kliknite do oblasti tela správy a potom kliknite na tlačidlo Rýchle časti.

Vyberte položku automatického textu, ktorú ste uložili. Zmeňte XXX na názov produktu.

Kliknite na tlačidlo Odoslať. Požiadavku môžete vybaviť za menej ako 30 sekúnd a môžete sa pustiť do ďalšej úlohy.

Ak chcete použiť túto funkciu, musíte najskôr uložiť textové bloky do Quick Parts:

V e-mailovej správe, schôdzke, zázname kontaktu, schôdzi alebo úlohe zadajte a vyberte text, ktorý chcete opakovane použiť.

Kliknite na kartu Vložiť.

Kliknite na tlačidlo Rýchle časti umiestnené v skupine Text.

Kliknite na položku Uložiť výber do galérie rýchlych častí. Môžete vytvárať skupiny textu Rýchlej časti na rôzne účely. Môžete napríklad vygenerovať úvodný text alebo záverečný text pre rôzne typy správ a potom tento text uložiť do galérie v časti Úvod alebo Závery.

Ako znova odoslať správu programu Outlook

Niekedy potrebujete pripomenúť niekomu, kto zabudol urobiť niečo, o čo ste ho požiadali. Môžete navrhnúť úplne novú správu, ktorá danej osobe pripomenie, koľkokrát ste jej to už pripomenuli. Ale je to rýchlejšie a jednoduchšie:

Prejdite do priečinka Odoslané položky.

Dvakrát kliknite na správu, ktorú ste odoslali naposledy.

Kliknite na položku Akcie.

Vyberte možnosť Znova odoslať túto správu. Môžete tiež pridať vetu: „V prípade, že sa vám to nedostalo, tu je ďalšia kópia.“