Vytváranie kontingenčných tabuliek programu Excel pre prognózy predaja

Predpokladajme, že máte základnú líniu údajov o predaji a ste pripravení vytvoriť kontingenčnú tabuľku programu Excel a zoskupiť pole dátumu na predpovedanie predaja. Čo teraz?

Predpokladajme, že vaša tabuľka vyzerá ako na nasledujúcom obrázku.

Tabuľka zobrazuje predaj podľa dátumu a podľa obchodného zástupcu.

Problém je v tom, že nemusíte predpovedať predaj podľa obchodného zástupcu. A nemusíte predpovedať predaj podľa dní. V tomto prípade je hlavnou myšlienkou predpovedať predaj podľa mesiacov. Firmám môže byť jedno, kto predaj uskutočnil alebo v ktorý deň. Nechcú vedieť, koľko George Smith predal 24. februára. Chcú, aby ste im povedali, koľko váš predajný tím predá v januári 2017. Na to nepotrebujete denné údaje o predaji a nepotrebujete údaje predajcu.

Potrebujete vedieť mesačné súčty. S týmito informáciami môžete vytvoriť prognózu, ktorá je racionálna a dôveryhodná. Dostanete mesačné súčty, ale najprv musíte zostaviť kontingenčnú tabuľku.

Kliknite na jednu z buniek v tabuľke.

Keď Excel vytvorí kontingenčnú tabuľku, potrebuje vedieť, kde nájsť tabuľku, ktorá obsahuje nespracované údaje. Ak začnete výberom bunky v tejto tabuľke, Excel nájde jej hranice za vás.

Prejdite na kartu Vložiť na páse s nástrojmi a kliknite na ikonu kontingenčnej tabuľky v skupine Tabuľky.
Zobrazí sa tu zobrazené dialógové okno.

Tu poviete Excelu, ako nájsť základné údaje. V tomto prípade sú vaše údaje už na pracovnom hárku vo forme excelovej tabuľky.

Vyberte tlačidlo voľby Existujúci pracovný hárok, ak chcete, aby sa kontingenčná tabuľka objavila na rovnakom pracovnom hárku ako tabuľka.
Najmä počas počiatočného vývoja je užitočné uchovávať nespracované údaje a kontingenčnú tabuľku na rovnakom pracovnom hárku.

Kliknite do poľa úprav Odkaz na umiestnenie a potom kliknite na bunku hárka napravo od tabuľky alebo pod ňou. Kliknite na tlačidlo OK. Váš pracovný hárok sa bude podobať tomu, ktorý je tu zobrazený.

Dokončite definovanie kontingenčnej tabuľky pomocou tably Polia kontingenčnej tabuľky.

Keď Excel vytvorí kontingenčnú tabuľku, vytvorí ju napravo a nadol od bunky, ktorú vyberiete. Ak spustíte kontingenčnú tabuľku naľavo od zoznamu alebo nad ním, Excel sa vás opýta, či naozaj chcete tieto bunky prepísať.

Kliknite a presuňte pole Dátum predaja zo sekcie Polia do oblasti Riadky.
V závislosti od verzie Excelu, ktorú používate, môže Excel pridať pole Mesiaca spolu s dátumom predaja do oblasti Riadky. Ak áno, mesiac predaja uvidíte na pracovnom hárku ako pole riadkov novej kontingenčnej tabuľky.

Kliknite a presuňte pole Výnosy z predaja zo sekcie Polia do oblasti Hodnoty Σ.

Teraz máte kontingenčnú tabuľku, ktorá zobrazuje základnú líniu výnosov z predaja podľa dátumu predaja. Malo by to vyzerať ako tu uvedená kontingenčná tabuľka.

Jednotlivé dni môžete zobraziť kliknutím na rozbaľovacie pole vedľa názvu každého mesiaca.

Excel môže automaticky vložiť mesiac do riadkov kontingenčnej tabuľky. Ak ho tam nechcete, stačí kliknúť na Mesiac na table Polia kontingenčnej tabuľky v oblasti Riadky a pretiahnuť Mesiac späť nahor do sekcie Polia.

Medzitým je zvyčajne dobré správne naformátovať pole Hodnoty. Tu sa používa formát meny. Tu sú kroky:

Keď je tabla Polia kontingenčnej tabuľky viditeľná, kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky vedľa položky Súčet výnosov z predaja v oblasti Hodnoty Σ.

V kontextovej ponuke vyberte položku Nastavenia poľa hodnôt.

Kliknite na tlačidlo Formát čísla.

Vyberte formát meny.

Upravte počet desatinných miest.

Kliknutím na tlačidlo OK sa vrátite do dialógového okna Nastavenia poľa hodnôt a opätovným kliknutím na tlačidlo OK sa vrátite do pracovného hárka.

Ak používate Excel 2016, ktorý poskytuje automatické zoskupovanie podľa času, kontingenčná tabuľka by teraz mala vyzerať tak, ako je tu znázornené. V opačnom prípade budú riadky odrážať obdobia použité v zdroji údajov kontingenčnej tabuľky. Ak sa vám stále zobrazujú jednotlivé dátumy, napríklad namiesto mesiacov, v ďalšej časti nájdete informácie o usporiadaní jednotlivých dátumov do dlhších časových úsekov.

Pole Výnosy z predaja je teraz naformátované ako Mena.