6 Bežné otázky programu Microsoft Access

Pre vaše potešenie a zábavu je tu šesť užitočných typov dotazov, ktoré môžete vykonať v programe Microsoft Access. Access 2019 ponúka niekoľko ďalších dotazov, ale toto sú bežné dotazy. Tie otázky sú dosť komplikované. Ak sa však stanete zbehlými v dopytovaní, budete vyzvaní, aby ste sa pozreli do systému pomoci v Accesse, kde nájdete rady týkajúce sa spúšťania typov dotazov, ktoré tu nie sú vysvetlené.

Microsoft Access 2019: Vyberte dotaz

Výberový dotaz je štandardný typ dotazu. Výberový dotaz zhromažďuje informácie z jednej alebo viacerých databázových tabuliek a zobrazuje informácie v údajovom hárku. Výberový dotaz je najbežnejší dotaz, primárny dotaz, východiskový bod pre väčšinu ostatných dotazov.

Microsoft Access 2019: Dopyt najvyššej hodnoty

Najvyššia hodnota dotazu je jednoduchý spôsob, ako zistiť, v rade alebo meny polia, najvyššie alebo najnižšie hodnoty. V mriežke dotazu zadajte názov poľa Číslo alebo Mena, o ktorom chcete vedieť viac; potom vyberte Vzostupne v rozbaľovacom zozname Zoradiť, ak chcete zoradiť hodnoty od najnižšej po najvyššiu, alebo Zostupne v rozbaľovacom zozname Zoradiť, ak chcete hodnoty zoradiť od najvyššej po najnižšiu. Nakoniec na karte Návrh (Nástroje dopytov) zadajte hodnotu do textového poľa Návrat alebo vyberte hodnotu z rozbaľovacieho zoznamu Návrat:

• Najvyššia alebo najnižšia podľa percenta: Zadajte alebo vyberte percento, aby ste našli napríklad najvyšších alebo najnižších 25 percent hodnôt. Ak chcete zadať percento, zadajte znak percenta (%) po zadaní a stlačte kláves Enter.
• Najvyššie alebo najnižšie podľa poradového čísla: Zadajte alebo vyberte číslo, aby ste našli napríklad prvých desať alebo najnižších desať hodnôt. Po zadaní čísla stlačte kláves Enter.

Môže sa to zdať neintuitívne, ale ak chcete zobraziť najvyššie hodnoty, musíte zoradiť pole, ktoré hodnotíte, v zostupnom poradí. Ak napríklad zoradíte zamestnancov podľa počtu predajov v zostupnom poradí, zamestnanci s najvyšším predajom sa zobrazia navrchu. Ak chcete zobraziť spodné hodnoty, zoraďte ich vo vzostupnom poradí.

Microsoft Access 2019: Súhrnný dotaz

Podobne ako dotaz s najvyššou hodnotou, aj súhrnný dotaz predstavuje spôsob získania kumulatívnych informácií o všetkých údajoch v poli. V poli, ktoré ukladá napríklad údaje o predaji v Kentucky, môžete nájsť priemernú sumu každého predaja, celkovú sumu všetkých predajov, celkový počet všetkých predajov a ďalšie údaje.

Ak chcete spustiť súhrnný dotaz, prejdite na kartu Návrh (Nástroje dopytov) a kliknite na tlačidlo Súčty. V mriežke dotazu sa zobrazí nový riadok s názvom Celkom. Otvorte rozbaľovací zoznam Celkom v poli, ktorého obsah chcete zhrnúť, a vyberte funkciu.

Súhrnné funkcie dotazov

Možnosti Zoskupiť podľa, Výraz a Kde v rozbaľovacom zozname Súčty slúžia na zahrnutie polí, na ktorých nevykonávate žiadnu funkciu:

• Zoskupiť podľa: Pre výber polí, pre ktoré sa majú zobraziť súčty.
• Výraz: Na vytvorenie vypočítavaného poľa.
• Kde: Na nastavenie kritérií (pole nemôžete zahrnúť do dotazu).

Microsoft Access 2019: Výpočtový dotaz

Výpočet dotaz je taký, v ktorom sú výpočty vykonávané ako časť dotazu. Môžete napríklad vypočítať daň z obratu z predaných položiek alebo sčítať čísla v dvoch poliach v tom istom zázname. Krása dotazu na výpočet spočíva v tom, že údaje sa prepočítavajú pri každom spustení dotazu. Ak sa zmenia údaje použité na výpočet, zmení sa aj výsledok výpočtu. Ak by ste výpočet zahrnuli do databázovej tabuľky, museli by ste údaje prepočítať sami pri každej zmene jednej z hodnôt. S dotazom na výpočet za vás Access urobí výpočet.

Ak chcete vytvoriť dotaz na výpočet, vytvorte nové pole v mriežke dotazu na uloženie výsledkov výpočtu; potom zadajte názov poľa a vzorec pre výpočet. Ak chcete vytvoriť dotaz na výpočet, postupujte podľa týchto krokov:

Vytvorte dotaz ako obvykle a nezabudnite zahrnúť polia, ktoré chcete použiť na účely výpočtu, do mriežky dotazu.

Do poľa Pole v prázdnom poli zadajte názov poľa Výpočet a za ním zadajte dvojbodku.
Na obrázku nižšie bolo zadané Medzisúčet:. Účelom nového poľa Medzisúčet je vynásobiť jednotkovú cenu Množstvom.

: Výpočtový dotaz.

Za dvojbodkou zadajte v hranatých zátvorkách ([] názov poľa, ktorého údaje použijete na výpočet.

Pri výpočte sa používajú údaje z polí Jednotková cena a Množstvo, preto sú ich názvy uvedené v hranatých zátvorkách: [Jednotková cena] a [Množstvo]. Uistite sa, že názvy polí ste napísali správne, aby ich Access rozpoznal.

Dokončite výpočet.
Ako to urobíte, závisí od toho, aký druh výpočtu robíte. Na obrázku vyššie bola zadaná hviezdička (*) na vynásobenie jedného poľa druhým. Rovnica vynásobí hodnoty v poliach Jednotková cena a Množstvo. Údaje z dvoch rôznych polí – vrátane vypočítaných polí – môžete pridať tak, že ich názvy vložíte do zátvoriek a spojíte ich znamienkom plus, napríklad: [SubTotal]+[Shipping Cost].

Niekedy nie sú výsledky dotazu v údajovom hárku správne naformátované. Ak chcete priradiť nový formát poľu, ktoré vytvoríte na účely vytvorenia výpočtového dotazu, kliknite pravým tlačidlom myši na pole v mriežke dotazu a vyberte Vlastnosti. Zobrazí sa hárok vlastností. Na karte Všeobecné kliknite na rozbaľovací zoznam Formát a vyberte správny formát pre svoje nové, ručne vytvorené pole.

Microsoft Access 2019: Odstrániť dotaz

Buďte opatrní pri spúšťaní odstraňovacích dopytov. Odstránenie dotaz odstráni záznamy a nedáva možnosť získať záznamy späť, ak si to rozmyslíte o ich odstránenie. Ak sa však odstraňovací dotaz používa šikovne, je to skvelý spôsob, ako vyčistiť záznamy z viac ako jednej databázovej tabuľky naraz. Pred spustením odstraňovacieho dotazu si zálohujte databázový súbor.

Ak chcete spustiť odstraňovací dotaz, spustite nový dotaz a na karte Návrh (Nástroje dopytov) kliknite na tlačidlo Odstrániť. Potom urobte, akoby ste spúšťali výberový dotaz, ale zacieľte na záznamy, ktoré chcete odstrániť. Nakoniec kliknutím na tlačidlo Spustiť spustite dotaz.

Záznamy môžete vymazať z viac ako jednej tabuľky, pokiaľ spolu tabuľky súvisia a ak ste pri prepojení tabuliek vybrali možnosť Kaskádové odstránenie súvisiacich záznamov v dialógovom okne Upraviť vzťahy.

Ak chcete zobraziť ukážku záznamov, ktoré sa odstránia pred spustením odstraňovacieho dotazu, prepnite sa do údajového hárka (kliknite na tlačidlo Zobraziť). Vidíš tie záznamy? Dotaz na vymazanie ich odstráni, ak kliknete na tlačidlo Spustiť.

Microsoft Access 2019: Aktualizačný dotaz

Aktualizačný dotaz je spôsob, ako sa dostať do databázy a aktualizácia záznamov v niekoľkých rôznych tabuliek všetko naraz. Aktualizačné dotazy môžu byť neoceniteľné, ale rovnako ako mazacie dotazy môžu mať nežiaduce následky. Pred spustením aktualizačného dotazu si zálohujte databázu; potom ho spustite podľa týchto krokov:

V zobrazení Návrh prejdite na kartu Návrh (Nástroje dopytov) a kliknite na tlačidlo Aktualizovať.

Do poľa s údajmi, ktoré je potrebné aktualizovať, zadajte text alebo hodnotu do riadku Aktualizovať do. Môžete dokonca zadať iný názov poľa v hranatých zátvorkách ([]).

To, čo zadáte do riadku Aktualizovať do, nahradí to, čo je v poli záznamov, ktoré zbierate.

Kliknite na tlačidlo Spustiť.
Ak chcete aktualizovať záznamy vo viac ako jednej tabuľke, musíte pri prepájaní tabuliek vybrať možnosť Kaskádová aktualizácia súvisiacich polí v dialógovom okne Upraviť vzťahy.