Ako sa pripojiť k Dynamics 365 pomocou Power BI Desktop

Power BI je možné použiť na pripojenie k takmer akémukoľvek zdroju údajov pod slnkom, takže môžete kombinovať údaje z externých zdrojov s údajmi z Dynamics 365. Tu zistíte, ako sa Power BI pripája k Dynamics 365 . Najprv sa však pozrime na to, ako sa Power BI pripája k údajom zo všeobecného hľadiska.

Power BI je monštrum, pokiaľ ide o možnosť pripojenia k zdrojom údajov všetkých tvarov a veľkostí. Všeobecné metódy pripojenia Power BI sú popísané v tomto zozname:

• Pripojte sa k súboru, ako je napríklad súbor Excel, súbor XML alebo textový súbor CSV (hodnoty oddelené čiarkou).
• Pripojte sa k databáze, ako je SQL Server, Oracle alebo IBM DB2 (a mnoho ďalších pomocou iných databázových konektorov).
• Pripojte sa k Azure (cloudové služby spoločnosti Microsoft) vrátane databáz SQL uložených v Azure.
• Pripojte sa k online službám vrátane služby Power BI, zoznamu SharePoint Online a – čo je pre naše účely najdôležitejšie – služieb Dynamics 365 (online).

Power BI sa dodáva s databázovými konektormi k databázam iných spoločností ako Microsoft, ako sú Oracle, IBM DB2, MySQL, PostgreSQL, Sybase, Teradata, SAP HANA, Snowflake, Amazon Redshift a ďalšie, ale niektoré konektory nie sú predvolene povolené, takže v Power BI možno ich budete musieť povoliť. Ak chcete povoliť konektor databázy, prejdite do časti Súbor → Možnosti a nastavenia → Možnosti → Funkcie ukážky. Potom môžete vidieť databázový konektor, ktorý ste povolili, v zozname dostupných databáz.

Pripája sa k súboru

Niekedy sa možno budete chcieť pripojiť k súboru, najmä ak do správy len pridávate nejaké externé informácie, ale vo všeobecnosti sú súbory dosť obmedzené. Súbor je zvyčajne výstupom správy, nie zdrojom správy. Súbory programu Excel sú niekedy skôr zdrojmi údajov než výstupmi zostáv, ale úložiská údajov sú lepšie umiestnené v systéme relačnej správy databáz (RDBMS). Databázy sú tam, kde je akcia. Databázy obsahujú tony tabuliek, z ktorých každá je plná údajov. Skutočné kúzlo sa ukáže, keď môžete spojiť súvisiace tabuľky pomocou dotazov SQL a môžete sumarizovať údaje pomocou klauzúl SQL GROUP BY.

Pripojenie k SQL View

SQL pohľadje SQL dotaz, ktorý bol uložený v databáze ako akási virtuálna tabuľka. Skvelým spôsobom, ako môžu koncoví používatelia pracovať s údajmi, je pre odborníka v oblasti IT vytvárať zobrazenia SQL, ktoré uskutočňujú náročnú prácu pri spájaní súvisiacich databázových tabuliek a priraďovaním alias názvov stĺpcov tajomných tabuliek k ľudsky čitateľným názvom polí – názvom údajových prvkov, ktoré končia. Inými slovami, používateľ môže ľahko pochopiť. Stĺpec v databáze sa môže volať EXPDELDT, ale zobrazenie SQL priradí tomuto poľu alias na niečo ako Expected_Delivery_Date. Zobrazenie SQL môže tiež vylúčiť polia, ktoré vaša organizácia nepoužíva. Napríklad pri objednávkach odberateľa nemusia vaši fakturanti zadávať žiadne údaje do poľa Údaje o očakávanom doručení, pretože sa vždy predpokladá, že dátum dodania je rovnaký ako dátum faktúry, takže v takom prípade

Pohľad SQL je prehľadnejší pohľad na údaje v databáze – jednoduchšie ako nahliadať do neupravených fyzických databázových tabuliek a snažiť sa pochopiť všetky tie podivné stĺpce údajov. (Pomôže vám tiež pochopiť, ako spájať tabuľky bez neúmyselného duplikovania riadkov.) Ide o používateľsky prívetivejšie zobrazenie, ku ktorému potom môžu koncoví používatelia pristupovať ako súčasť množiny údajov pomocou služby Power BI na vytváranie vlastných zostáv, grafov a tabúľ. Niektoré z týchto zobrazení SQL sú zabudované v aplikácii, z ktorej chcete získavať údaje, a niektoré môže napísať vaše IT oddelenie alebo IT konzultanti. Samozrejme, pretože Power BI sa dokáže pripojiť k databázam, môžete sa jednoducho pripojiť k zobrazeniam SQL obsiahnutým v týchto databázach.

Pripojenie Power BI k Dynamics 365

Pripojenie Power BI k Dynamics 365 je celkom uskutočniteľné. Priznajme si to: Microsoft vytvoril Power BI pre koncových používateľov, aby sa mohli pripojiť k kritickým údajom v ich organizáciách, a Dynamics 365 je dôležitým zdrojom informácií pre zákazníkov Microsoftu, ktorí používajú Dynamics 365 for Customer Engagement (CRM), financie a operácie. (ERP), Talent (ľudské zdroje) a ďalšie.

Pre Microsoft je tiež dôležité migrovať čo najviac svojich zákazníkov na Dynamics 365 (ak ho ešte nezačali používať), takže Microsoft nemôže zanedbávať pripojenie k Dynamics 365; je to najvyššia priorita. Keďže pripojenie k Dynamics 365 zo služby Power BI má takú vysokú prioritu, spoločnosť Microsoft sa to pokúsila zjednodušiť a poskytla na to niekoľko rôznych prostriedkov.

Podobne ako mnohé technológie spoločnosti Microsoft, aj tieto spôsoby pripojenia predstavujú určitý pohyblivý cieľ; nejaký nový kúsok technológie je vždy na obzore a nejaký iný kúsok je vždy na ceste von. Vždy sa informujte, či je pre váš cieľový zdroj údajov k dispozícii nový konektor.

Pripojenie Power BI k Dynamics 365 sa trochu komplikuje, keď začnete premýšľať o tom, že Dynamics 365 je skôr dáždnikom cloudových aplikácií, než jedinou aplikáciou. Každá z týchto aplikácií Dynamics 365 môže mať mierne odlišný preferovaný spôsob pripojenia. Aby sa veci ešte viac skomplikovali, jedna aplikácia môže mať viac ako jeden spôsob pripojenia k Power BI. Pripomeňme, že Power BI sa môže pripojiť priamo k databáze, môže sa pripojiť k Azure a môže sa pripojiť k iným službám, ako sú online služby Dynamics 365. Pozrime sa na niektoré z najjednoduchších a preferovaných spôsobov pripojenia Power BI k Dynamics 365.

Pripojenie Power BI k Business Central

Jedným z najrýchlejších a najjednoduchších spôsobov pripojenia aplikácie Power BI Desktop k Dynamics 365 je použitie možností služieb online, ktoré sa nachádzajú v okne Získať údaje softvéru. Napríklad nastavenie pripojenia k Business Central pomocou online služieb je hračka.

Ak chcete pripojiť Power BI Desktop k Dynamics 365 Business Central, postupujte takto:

V ponuke Power BI Desktop kliknite na položku Získať údaje na karte Domov.
Zobrazí sa okno Získať údaje.

Okno Získať údaje aplikácie Power BI Desktop.

Ak sa vo vašom systéme zobrazí rozbaľovacia ponuka, kliknutím na tlačidlo Viac otvorte okno Získať údaje.

Kliknite na Online služby v navigačnej ponuke na ľavej strane okna.
Zoznam online služieb sa zobrazí na pravej strane okna.

Zo zoznamu vyberte Microsoft Dynamics 365 Business Central a potom kliknite na žlté tlačidlo Pripojiť.
Zobrazí sa dialógové okno s výzvou na prihlásenie do Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Kliknite na tlačidlo Prihlásiť sa.

Použite rovnaké poverenia účtu, ktoré používate na prihlásenie pri spustení Dynamics 365 Business Central.
Toto je zvyčajne vaša pracovná e-mailová adresa.

Ak sa zobrazí výzva, zadajte svoje heslo (heslo už môže byť uložené ako súčasť prihlásenia do služieb Office 365, Dynamics 365 alebo Windows).

Kliknite na žlté tlačidlo Pripojiť.
Zobrazí sa okno Navigátor.

Teraz ste pripojení k Business Central.

Kliknite na položku Možnosti zobrazenia.

Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka. Pri výbere údajov začiarknite políčko Povoliť náhľady údajov, ak chcete vidieť niektoré riadky s údajmi načítanými na pravej strane okna.

Kliknite na priečinok Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Zobrazí sa zoznam spoločností (organizácií), ku ktorým máte prístup v Business Central.

Kliknite na názov spoločnosti (organizácie), ktorú chcete preskúmať.
Zobrazí sa zoznam dopytov, ako napríklad Chart_of_Accounts.

Kliknite na začiarkavacie políčko naľavo od názvu dopytu.
Ak ste povolili ukážky údajov, údaje získané týmto dotazom sa zobrazia v mriežke na pravej strane okna.

Kliknite na žlté tlačidlo Načítať.
Údaje sa načítajú do aplikácie Power BI Desktop.

V ponuke Power BI Desktop kliknite na položku Upraviť dotazy na karte Domov.

Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka.

Opäť vyberte Upraviť dotazy.
Zobrazí sa okno Power Query Editor.

Na sivej navigačnej table na ľavej strane okna Editora Power Query kliknite na šípku doprava (>), ak ešte nie je rozbalená.

Kliknite na názov dotazu, ktorý ste načítali na navigačnom paneli.
Načítané dáta sú viditeľné a pripravené na prácu.

Ako by ste mali pripojiť Power BI Desktop k inštanciám Dynamics 365 vašej organizácie, zvyčajne určuje vaše IT oddelenie, ktoré poskytne štandardný prístup a možno na ňom bude trvať. Kontaktujte svoje IT oddelenie, Help desk alebo správcu systému, aby ste sa uistili, že dodržiavate odporúčaný spôsob pripojenia.

Pripojenie Power BI k financiám a prevádzke

Prepojenie Power BI s Dynamics 365 for Finance and Operations (predtým Dynamics AX) je podobné ako pripojenie k Business Central (predtým Dynamics NAV). Môžete použiť online služby. Názov služby sa líši od služby používanej pre Business Central, pretože v konečnom dôsledku ide o úplne samostatnú aplikáciu. Spôsob prihlásenia sa tiež mierne líši.

Ak chcete pripojiť Power BI Desktop k Dynamics 365 for Finance and Operations, postupujte takto:

V ponuke Power BI Desktop kliknite na položku Získať údaje na karte Domov.
Ak sa vo vašom systéme zobrazí rozbaľovacia ponuka, možno budete musieť kliknúť na tlačidlo Viac.

Zobrazí sa okno Získať údaje.

Kliknite na Online služby na ľavej strane okna.
Zoznam online služieb sa zobrazí na pravej strane okna.

Zo zoznamu vyberte Microsoft Dynamics 365 (online) a potom kliknite na žlté tlačidlo Pripojiť.
Zobrazí sa dialógové okno s výzvou na zadanie webovej adresy URL rozhrania API vašej inštancie Dynamics 365 for Finance and Operations.

Výzva na pripojenie Dynamics 365 (online).

Inými slovami, chce adresu webovej stránky, ktorú prehliadate, keď ste prihlásení do služby Finance and Operations.

Zadajte požadovanú webovú adresu URL rozhrania API.
Adresu webovej stránky môžete vystrihnúť a vložiť zo svojho prehliadača; len nezabudnite odstrániť akýkoľvek text za dynamics.com a pridať nasledujúci text na adresu:

/api/data/v8 alebo /api/data/v8.1 alebo/api/data/v8.2 (v závislosti od čísla vašej verzie)

Kliknite na žlté tlačidlo OK.

Teraz ste pripojení k Dynamics 365 for Finance and Operations.

Dynamics 365 for Finance and Operations je cloudová aplikácia, riešenie Software as a Service (SaaS). To znamená, že vaše údaje sú uložené na serveroch spoločnosti Microsoft, nie na vašich vlastných serveroch, a máte k nim prístup cez internet. Microsoft však ustúpil požiadavkám zákazníkov a súhlasil, že ho ponúkne ako on-premise riešenie (aspoň zatiaľ). Niektoré organizácie z rôznych dôvodov stále odmietajú umiestňovať svoje ERP dáta do cloudu. Alternatívnou metódou pripojenia Power BI Desktop k Financie a operácie je priame pripojenie k databáze SQL, v ktorej sú uložené údaje financií a operácií. Toto je správny prístup, najmä pre lokálnu inštaláciu Dynamics 365 for Finance and Operations.

Ak chcete pripojiť Power BI Desktop priamo k databáze SQL, postupujte takto:

V ponuke Power BI Desktop kliknite na položku Získať údaje na karte Domov.
Ak sa zobrazí rozbaľovacia ponuka, kliknite na tlačidlo Viac.

Zobrazí sa okno Získať údaje.

Kliknite na položku Databáza v navigačnej ponuke na ľavej strane okna.
Na pravej strane okna sa zobrazí zoznam databázových konektorov.

Zo zoznamu vyberte SQL Server Database a kliknite na tlačidlo Pripojiť.
Zobrazí sa dialógové okno s výzvou na zadanie parametrov pripojenia k databáze SQL Server.

Kliknutím na položku Rozšírené možnosti rozbaľte okno.

Zadajte názov servera (a voliteľne aj názov databázy) servera SQL Server pre lokálnu inštaláciu Dynamics 365 for Finance and Operations.

Okno Pripojenie k databáze SQL Server Power BI Desktop.

Požiadajte správcu systému o názov servera a databázy. Názov databázy je zvyčajne AxDB.

Názov SQL Servera si môžete vyhľadať sami v rámci financií a operácií; Ak to chcete urobiť, z hlavnej ponuky vyberte Správa systému → → Nastavenie → Konfigurácia servera. Po tom všetkom by ste mali vidieť názov servera SQL v poli názvu inštancie AOS v novom okne, ktoré sa objaví.

Kliknite na žlté tlačidlo OK.

Teraz ste pripojení k serveru SQL Server.

Teraz môžete prehľadávať tabuľky a zobrazenia v Navigátore a potom načítať požadované údaje do tabuľky pamäte v aplikácii Power BI Desktop.

Ak načítate údaje do aplikácie Power BI Desktop, načítanie môže chvíľu trvať, ale lokálne načítanie údajov znamená, že spustenie zostavy je rýchlejšie.

Medzi významné možnosti, ktoré môžete upraviť pri pripájaní aplikácie Power BI Desktop k databázam servera SQL Server, patria:

• Režim dátového pripojenia: Nastavte na DirectQuery, ak nechcete načítať údaje do samotnej aplikácie Power BI Desktop, ale namiesto toho uprednostňujete dopytovanie údajov pri každom obnovení zostavy. DirectQuery sa odporúča, ak sa pripájate k veľmi veľkej množine údajov so stovkami tisíc riadkov údajov. Ďalšou výhodou DirectQuery je, že vaše údaje sú vždy čerstvé, zatiaľ čo ak toto nastavíte na Importovať, budete musieť importovať znova zakaždým, keď budete chcieť o svojom prehľade najaktuálnejšie informácie, za predpokladu, že sa základné údaje zmenili.
• Časový limit príkazu: Za normálnych okolností nechajte toto pole prázdne, ale ak sa vám zobrazí chyba časového limitu, zadajte hodnotu, ktorá poskytne serveru viac času na načítanie údajov pred jeho ukončením (inými slovami, časový limit vyprší). Časový limit je uvedený v počte minút.
• Príkaz SQL: Za normálnych okolností nechajte toto pole prázdne, pokiaľ presne neuvádzate, ktoré údaje z tohto pripojenia chcete (namiesto zobrazenia úplného zoznamu tabuliek a zobrazení v databáze). Ak sa sem rozhodnete niečo vložiť, musíte zadať platný príkaz SQL select.
• Zahrnúť stĺpce vzťahov: Za normálnych okolností by ste mali začiarknuť toto políčko, pretože ak tak urobíte, v Navigátore budete mať možnosť nechať systém vybrať súvisiace tabuľky po výbere tabuľky. Je to praktický spôsob, ako určiť, ktoré tabuľky budete potrebovať pre zostavu.

Ak chcete zistiť názov tabuľky, ktorá obsahuje údaje, ktoré hľadáte, aby ste mohli fungovať ako množina údajov pre vašu zostavu, môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na údaje v okne vo formulári v rámci Dynamics 365 for Finance and Operations. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka. Z ponuky vyberte Informácie o formulári → Správa → Zdroj údajov, aby ste videli názov tabuľky, v ktorej sú tieto údaje uložené.

Prepojenie Power BI s Dynamics 365 Customer Engagement (CRM), ktoré okrem iného zahŕňa aplikáciu Sales (pre automatizáciu predajných síl), aplikáciu Service (pre služby zákazníkom) a aplikáciu Marketing (pre automatizáciu marketingu). viac ako jedným spôsobom. Na pripojenie Power BI k Dynamics 365 Customer Engagement si môžete vybrať z nasledujúcich dvoch preferovaných spôsobov:

• Pripojte sa priamo k svojej online inštancii.
• Pripojte sa pomocou balíkov obsahu (kolekcie preddefinovaných zostáv a informačných panelov).