Typy polí a použitie v databázach Accessu 2019

Pamätáte si, že pole v Accesse 2019 je miestom, kde sú uložené vaše údaje. Každé pole obsahuje jeden údaj, ako napríklad Priezvisko alebo Batting Average. Pretože na svete existuje toľko rôznych druhov informácií, Access ponúka rôzne typy polí na ich uloženie . V skutočnosti vám Access ponúka nasledujúce typy polí:

• Krátky text
• Dlhý text
• číslo
• mena
• Automatické číslo (tento typ údajov sa štandardne použije na počiatočné pole ID v každej novej tabuľke)
• Dátum Čas
• Áno nie
• Vyhľadávanie a vzťah
• Bohatý text
• Príloha
• Hypertextový odkaz
• OLE objekt
• Vypočítané
• Sprievodca vyhľadávaním

Práve uvedené typy sú tie, ktoré sú k dispozícii pre polia, ktoré vytvoríte popri prvom poli – tie, ktoré budú obsahovať vaše údaje.

Nateraz stačí povedať, že spomínané pole Automatické číslo je pole, ktoré obsahuje automaticky vygenerované číslo, takže každý záznam je jedinečný v tom, že má jedinečné automatické číslo alebo ID.

Zatiaľ sa nemusíte obávať zisťovania toho, čo je každý typ poľa alebo čo robí na základe jeho názvu - čoskoro prejdem každé z nich. Ako však vidíte, zoznam zahŕňa takmer všetky typy údajov, ktoré si dokážete predstaviť. A pamätajte, že každý z nich môže byť značne prispôsobený, výsledkom čoho sú polia, ktoré presne zodpovedajú vašim potrebám.

Pripravovaný zoznam s odrážkami predstavuje dostupné typy polí a spôsob ich použitia. Dozviete sa tiež niečo o tom, ako ich môžete vyladiť, aby vyhovovali vašim špecifickým potrebám:

• Krátky text: Uloží až 255 znakov textu – písmen, číslic, interpunkcie a ľubovoľnej ich kombinácie.
• Dlhý text: Toto nahrádza typ poľa Memo, ktorý sa nachádza vo verziách 2010 a predchádzajúcich. Pole Dlhý text obsahuje až 64 000 znakov informácií – to je takmer 18 strán textu. Toto je skutočne veľké textové pole. Je to skvelé pre všeobecné poznámky, podrobné popisy a čokoľvek iné, čo vyžaduje veľa miesta.

Čísla v textovom poli nie sú čísla na výpočet; sú to len zhluky číslic visiacich spolu v poli. Pri navrhovaní tabuliek v databáze buďte na túto skutočnosť opatrní – nechcete napríklad zadať hodnotu, ktorú chcete použiť v poli Vypočítané, alebo extrahovať iný druh informácií zo zostavy a mať túto hodnotu. uložené ako text, čím sa stáva nefunkčným ako číslo. Ak sú údaje číselné, uložte ich tak.

Textové polia majú jedno nastavenie, o ktorom potrebujete vedieť: veľkosť. Keď vytvoríte textové pole, Access chce vedieť, koľko znakov pole obsahuje. To je veľkosť poľa . Ak vytvoríte pole s názvom Krstné meno a nastavíte jeho veľkosť 6, Joseph sa do poľa zmestí, ale nie Jennifer. Toto obmedzenie môže byť problémom. Dobrým všeobecným pravidlom je urobiť pole o niečo väčšie, ako si myslíte, že potrebujete. Je ľahké pole ešte zväčšiť neskôr, ak to potrebujete, ale je potenciálne nebezpečné ho zmenšiť.

• Číslo: Obsahuje skutočné, isté čísla. Svoju cestu k sláve a bohatstvu môžete sčítať, odčítať a vypočítať pomocou číselných polí. Ak však pracujete s dolármi a centmi (alebo librami a pencami), použite namiesto toho pole Mena.
• Mena: Sleduje peniaze, ceny, sumy faktúr atď. V databáze programu Access sa tu peniaze končí. Na to príde aj líra, marka a jen. Ak máte náladu na nejaké iné číslo, pozrite si pole Číslo.
• Dátum/čas: Ukladá čas, dátum alebo kombináciu oboch v závislosti od formátu, ktorý používate. Pomocou poľa Dátum/Čas môžete sledovať, kedy sa človek narodil. Celkom všestranné, však?
• Áno/Nie: Podrží Áno/Nie, Pravda/Nepravda a Zapnuté/Vypnuté v závislosti od zvoleného formátu. Keď potrebujete jednoduché áno alebo nie, toto je pole na použitie.
• Vyhľadávanie a vzťah: Ak chcete, aby pole v jednej tabuľke skutočne zobrazovalo obsah z poľa v inej tabuľke, vyberte to ako typ poľa. Hneď po výbere tohto typu poľa sa otvorí jednoduchý Sprievodca vyhľadávaním, prostredníctvom ktorého vyberiete tabuľku a pole, aby ste mohli vyhľadať toto nové pole v tabuľke.
• Formátovaný text: Potrebujete naformátovať obsah konkrétneho poľa? Vyberte tento typ poľa a formátovanie použité na údaje v poli (pomocou nástrojov na formátovanie textu na karte Domov) sa bude zobrazovať na obrazovke a v zostavách.
• Objekt OLE: Dátový typ Objekt OLE môžete použiť na prepojenie alebo vloženie objektu – napríklad pracovného hárka programu Excel alebo dokumentu programu Word – do tabuľky programu Access.
• Príloha: Tento typ poľa použite na pripojenie súborov – dokumentov programu Word, pracovných hárkov programu Excel, prezentácií programu PowerPoint alebo akéhokoľvek iného súboru vrátane grafiky (napríklad fotografie dobrovoľníka, produktu alebo miesta?) – k záznamu.
• Hypertextový odkaz: Vďaka tomuto typu poľa Access rozumie a ukladá špeciálny jazyk odkazov, vďaka ktorému je internet také silné miesto. Ak používate Access v sieti vašej spoločnosti alebo vo veľkej miere používate internet, tento typ poľa je pre vás.
• Vypočítané: Tento typ poľa použite, ak chcete príslušné pole vyplniť výsledkom vzorca, ktorý používa jedno alebo viacero ďalších polí v tej istej tabuľke. Napríklad v tabuľke, ktorá obsahuje zoznam vašich produktov, môžu ďalšie polia zahŕňať Cena a Zľava. Ak chcete mať aj pole, ktoré vypočítava novú cenu (Cena, mínus zľava), urobte z neho pole Vypočítané. Keď toto vyberiete ako typ poľa, pomocou podponuky vyberiete, aký typ údajov bude obsahovať výsledok, a potom sa zobrazí dialógové okno Tvorca výrazov, prostredníctvom ktorého nastavíte vzorec.

Aby sme vám pomohli začať premýšľať o vašej databáze a vašich údajoch a začať si predstavovať polia, ktoré by ste mohli použiť pre niektoré bežné typy údajov, táto tabuľka predstavuje rozpis typov polí a spôsobov, ako ich môžete použiť.

Spoločné polia pre každodenné tabuľky

Všetky typy polí uvedené ako príklady v tejto tabuľke sú skutočne textové polia, dokonca aj polia pre telefónne čísla. Je to preto, že Access vidí ich obsah ako text a nie ako číslo, ktoré by sa dalo použiť pri výpočte. (Pozrite si nasledujúcu tabuľku, kde nájdete názvy polí.)

Zakázané symboly

Samozrejme, ďalší typ poľa (uvedený v stĺpci Typ) nie je ani pole Krátky text ani Dlhý text – vidíte aj pole Hypertextový odkaz. Tento typ údajov sa tiež považuje za text, ale typ údajov Hyperlink ukladá adresy URL ako adresy URL – nielen ako reťazec textu a interpunkcie.

Ak vás celý tento text verzus čísla mätie, pamätajte, že počítače si myslia, že existuje rozdiel medzi číslom (ktoré by ste použili pri výpočte) a reťazcom číslic, ako sú číslice, ktoré tvoria telefónne číslo. Pokiaľ ide o rôzne druhy textových polí, ide o to, koľko textu bude v poli uložené a či potrebuje nejaké špeciálne formátovanie, aby správne fungovalo v databáze.