Eden najpomembnejših vidikov vsakega sistema je zaščita informacij in skladnost s pravili podjetja in vlade. Exchange Online iz storitve Office 365 je preprost za uporabo in upravljanje, vendar naj vas to ne zavede. Pod okriljem je Microsoft porabil ogromno truda, da bi vas zaščitil pred digitalnimi grožnjami in poskrbel, da ste neovirano skladni.
Arhiviranje in hramba z Exchange Online
Vsaka oseba ima svoj e-poštni predal in svoj sistem arhiviranja. Arhiv se v Outlooku prikaže kot drug nabiralnik.
Namen dodatne arhivske mape je shranjevanje starejše e-pošte na trajno mesto za shranjevanje. Svojo arhivsko mapo si lahko predstavljate kot podstrešje ali klet. Lahko greste tja, da pridobite stvari, če je potrebno, vendar je to res mesto za dolgoročno shranjevanje.
Velikost uporabniškega nabiralnika in arhiva sta odvisna od načrta SaaS. Nekateri načrti imajo največjo kapaciteto nabiralnika 25 gigabajtov, drugi pa imajo neomejeno zmogljivost arhiviranja.
Zaščita in nadzor informacij z Exchange Online
Ponudba Exchange Online vključuje nadzor proti virusom in neželeno pošto, ne da bi morali namestiti programsko opremo tretjih oseb ali zunanjo programsko opremo. Ko novo sporočilo prispe v Exchange Online, se pred dostavo v predvideni e-poštni nabiralnik pregleda glede tveganj.
Tehnologija, ki omogoča vso to zaščito, se imenuje Forefront. To je še en Microsoftov izdelek, ki deluje v zakulisju, da bi naredil okolje varno in varno. Ne skrbite – ni vam treba dodatno plačati ali celo vedeti, kako deluje. Kot končni uporabnik preprosto veste, da nekdo pazi na vas, da nehote ne prejmete neželene pošte ali datotek, okuženih z virusi.
Vlada je dodala veliko pravil in predpisov o korporativni e-pošti. Exchange Online omogoča izpolnjevanje teh pravil s funkcijami, kot so eDiscovery in zakoniti zadržki.
eDiscovery se nanaša na Electronic Discovery, kar preprosto pomeni, da je mogoče po elektronskih sporočilih iskati ustrezne komunikacije v primeru pravnega postopka. To morda ni velika stvar, a če ste v močno regulirani industriji ali vladni organizaciji, potem te funkcije pogosto zahteva stric Sam.