Zaščita vaše zbirke podatkov Access 2003 kot datoteke MDE

Če ustvarite zbirko podatkov Access 2003 za druge ljudi – zlasti za ljudi, ki morda nimajo pojma o Accessu – boste morda želeli zakleniti svojo bazo podatkov, da preprečite drugim uporabnikom, da bi izvajali spremembe, ki bi jo lahko pokvarile. Dodate lahko varnost v obliki uporabniških imen in gesel, vendar je enostavnejša možnost, da svojo bazo podatkov spremenite iz datoteke MDB v datoteko MDE.

Datoteka MDE je enaka običajni datoteki baze podatkov Access MDB, z naslednjimi spremembami:

• Vsi postopki VBA so prevedeni - pretvorjeni iz človeku berljive kode (sicer bolj ali manj berljive) v format, ki ga razume samo računalnik. Ta sprememba uporabniku baze podatkov preprečuje branje ali spreminjanje vaše kode VBA.

• Nihče ne more ustvarjati obrazcev ali poročil ali spreminjati obstoječih (niti jih ne morete odpreti v pogledu načrta). Tudi uvoziti ne morete.

Ne pozabite shraniti kopije izvirne datoteke MDB! Če morate spremeniti svojo kodo VBA, obrazce ali poročila (ali ustvariti nova), morate uporabiti datoteko MDB in ne datoteko MDE. Datoteke MDE se najpogosteje uporabljajo za front-end bazo podatkov, ko aplikacijo razdelite na dve bazi podatkov (front end in back end).

Ustvarjanje datoteke MDE

Shranjevanje datoteke MDB kot datoteke MDE je enostavno. Sledite tem korakom:

1. Prepričajte se, da je vaša zbirka podatkov v obliki datoteke Access 2002/2003, tako da odprete bazo podatkov.

Oglejte si naslovno vrstico okna Database. (Če ni viden, pritisnite F11.) Če v naslovni vrstici piše »(format datoteke Access 2000)«, jo morate pretvoriti v najnovejšo obliko datoteke.

2. Izberite Orodja –> Pripomočki za bazo podatkov –> Ustvari datoteko MDE.

Access zapre bazo podatkov, da izvede pretvorbo. Nato vidite pogovorno okno Shrani MDE kot.

3. Določite mapo in ime datoteke za datoteko ter kliknite gumb Shrani.

Access ustvari novo datoteko MDE, originalno datoteko MDB pa pusti nedotaknjeno. Nato se odpre nova datoteka MDE.

Če Access pri ustvarjanju datoteke MDE naleti na težavo, se prikaže sporočilo z gumbom Pokaži pomoč. Kliknite gumb, da ugotovite, kaj je narobe.

Pozneje posodabljanje

Prej ali slej boste želeli narediti novo poročilo ali popraviti nadležno tipkarsko napako v obrazcu. Če želite narediti te vrste sprememb, se morate vrniti v datoteko MDB, ker v datoteki MDE ne morete spreminjati.

Če je datoteka MDE front-end datoteka, v njej ni shranjenih podatkov, lahko samo spremenite izvirno datoteko MDB in jo znova shranite kot datoteko MDE. Ker so vsi vaši podatki v zaledni bazi podatkov, ste pripravljeni.

Vendar, če vaša datoteka MDE vsebuje tabele, polne dragocenih informacij, je ne morete kar opustiti. Če za vnos in urejanje podatkov uporabljate datoteko MDE, ta datoteka vsebuje vaše posodobljene tabele. Izvirna datoteka MDB ima obrazce, poročila in kodo VBA, ki jih je mogoče urejati, vendar nima najnovejše različice podatkov, shranjenih v vaših tabelah. Ni problem.

Sledite tem korakom, da posodobite datoteko MDE:

1. Preimenujte datoteko MDE v datoteko varnostne kopije.

Na primer, dodajte današnji datum na konec imena datoteke (tik pred delom .mde). Ustvarili boste novo datoteko MDE, vendar ne želite izgubiti podatkov v tej datoteki.

2. Odprite izvirno datoteko MDB in naredite vse spremembe, ki bodo vsebovale obrazce, poročila in kodo VBA, ki jih želite.

Če nameravate narediti drastične spremembe, najprej naredite varnostno kopijo MDB.

3. Izberite Orodja –> Pripomočki za bazo podatkov –> Ustvari datoteko MDE in jo shranite kot datoteko MDE z imenom, ki ga je prvotno imela vaša datoteka MDE.

Zdaj imate posodobljeno datoteko MDE z novimi, izboljšanimi obrazci, poročili in postopki VBA, vendar s starimi podatki. Imate tudi posodobljeno datoteko MDB z novimi, izboljšanimi obrazci, poročili in kodo VBA (vendar zastarele tabele).

4. Izbrišite vse tabele iz te nove datoteke MDE.

V oknu Zbirka podatkov kliknite gumb Tabele na seznamu Predmeti, kliknite vsako tabelo na seznamu, ki se prikaže v desnem podoknu in nato pritisnite tipko Delete za vsako tabelo. Vsak izbris morate potrditi s klikom na gumb Da. Brisanje tabel se sliši nevarno, vendar ne pozabite, da imate vse te tabele varno shranjene v stari datoteki MDE.

5. Uvozite tabele iz stare datoteke MDE v novo.

Izberite Datoteka –> Pridobi zunanje podatke –> Uvozi in izberite ime, ki ste ga dali svoji stari datoteki MDE v 1. koraku.

Vidite pogovorno okno Uvozi predmete z zavihki za tabele, poizvedbe, obrazce, poročila in druge predmete.

6. Kliknite gumb Izberi vse z izbranim zavihkom Tabele in nato kliknite V redu.

Access uvozi vaše tabele iz izvirnega MDE v nove datoteke MDE in nadomesti starejše podatke v tabelah.

7. Uvozite vse poizvedbe ali makre v staro bazo podatkov MDE, ki ste jo ustvarili ali spremenili.

Ponovite koraka 5 in 6, vendar uporabite zavihke Poizvedbe in Makri v pogovornem oknu Uvozi objekte, da uvozite vse, kar se je spremenilo.

Če boste to počeli pogosto, razmislite o razdelitvi mize na sprednji in zadnji del. Z razdeljeno bazo podatkov vam ni treba znova uvoziti posodobljenih tabel: lahko jih preprosto pustite v nespremenjeni zaledni bazi podatkov.