Glavna razlika med Office Web Apps in programsko opremo Microsoft Office je v tem, da zaženete Office Web App skozi okno spletnega brskalnika. Deluje tako: z brskalnikom obiščete spletno mesto, zaženete spletno aplikacijo, odprete datoteko in se lotite dela. Datoteke, s katerimi delate, so, tako kot sama spletna aplikacija, shranjene v internetu, ne v vašem računalniku. Vsa opravila se izvajajo prek spletnega brskalnika.
Če imate datoteke shranjene v internetu, lahko delate z datotekami kjer koli se lahko povežete z internetom. Ni vam treba biti v pisarni ali doma ali celo nositi prenosnika s seboj. Če lahko prideš na splet, se lahko lotiš dela. Shranjevanje datotek v internetu ponuja še eno veliko prednost: datoteke lahko delite z drugimi in pri njih sodelujete.