Ko določite polja, ki jih potrebujete za spajanje pošte v programu Word 2007, je naslednji korak dokončanje seznama naslovov. To naredite tako, da ustvarite seznam zapisov, tako da vnesete podatke za vsako polje v vsakem zapisu. To se zgodi v pogovornem oknu Nov seznam naslovov. Ne pozabite, da so polja stolpci, zapisi pa vrstice.
Vnesite podatke prvega polja.
Pritisnite Tab za vstop v naslednje polje.
Nadaljujte z izpolnjevanjem podatkov in pritiskajte Tab za premikanje med polji.
Začnite nov zapis.
Ko pritisnete Tab na zadnjem polju v zapisu, se samodejno ustvari nov zapis in se doda v naslednjo vrstico. Nadaljujte z izpolnjevanjem podatkov!
Ko končate, preglejte svoje delo.
Vsako polje v katerem koli zapisu lahko urejate tako, da ga izberete z miško.
Če ste pomotoma dodali prazno polje na koncu, kliknite, da ga izberete in nato kliknite gumb Izbriši vnos. (Prazni zapisi se še vedno obdelujejo pri spajanju pošte, kar povzroči zapravljen papir.)
Kliknite V redu.
Pojavi se posebno pogovorno okno Shrani kot, ki vam omogoča, da svoj seznam naslovov shranite na disk.
Vnesite ime za seznam naslovov.
Najboljša so kratka in opisna imena. Uporabite tudi mapo, ki jo je za vas izbral Word.
Kliknite Shrani.
Seznam naslovov je zdaj shranjen na disk. To vam omogoča, da ga znova uporabite pri prihodnjih operacijah spajanja pošte.
Zdaj lahko nadaljujete z »Spojitev pošte Word 2007 — 4. korak: Vstavljanje polj v glavni dokument«.