Vsebina in vrste vsebine SharePoint Online

Ena od številnih odličnih funkcij, ki jih ponuja SharePoint Online, je možnost, da uporabniki ne samo naložijo dokumente, ampak tudi ustvarijo nov Wordov dokument neposredno iz knjižnice dokumentov, tako da na traku kliknete Dokumenti iz knjižničnih orodij in nato kliknete Novo. To dejanje odpre nov prazen dokument v programu Microsoft Word, ki bo shranjen v spletu, ko mu boste dali ime datoteke.

Večina novih uporabnikov SharePointa ne ve, da lahko dejansko »naložite« povezavo do dokumenta v drugi knjižnici ali ustvarite nove dokumente Microsoft Office, ki niso Word. V primeru prvega to odpravlja podvojene dokumente, ki bi lahko postali nočna mora za sinhronizacijo. Za slednje poenostavi ustvarjanje dokumentov, ki temeljijo na obrazcu.

Nalaganje povezave namesto datoteke omogočajo funkcije vsebine in vrst vsebine SharePoint. Zamislite si vsebino kot Wordov dokument, ki ste ga naložili, ali novo datoteko, ki ste jo ustvarili iz knjižnice dokumentov. Način, na katerega ste določili nastavitve za svoje dokumente, je vrsta vsebine.

Shranite eno različico dokumenta na več spletnih mestih SharePoint Online

Upravljate dve ločeni SharePointovi mesti in imate dokument, ki ga želite dati v skupno rabo med obema mestoma. Če ustvarite dva dokumenta za nalaganje enega za vsako spletno mesto, morate posodobiti dva dokumenta, ko se kaj spremeni. Da se izognete dodatnemu delu, lahko naložite en dokument na eno spletno mesto in »naložite« povezavo do dokumenta na drugem mestu. Če želite to narediti, sledite tem korakom:

V knjižnici dokumentov, kamor želite dodati povezavo, kliknite zavihek Knjižnica v meniju Orodja za knjižnico na traku.

Na traku kliknite Nastavitve knjižnice.

V razdelku Splošne nastavitve kliknite Napredne nastavitve.

V razdelku Dovoli upravljanje vrst vsebine izberite Da. Pomaknite se navzdol in kliknite V redu.

Pod Vrste vsebine vidite, da je dokument že naveden kot privzeta vrsta vsebine.

Kliknite povezavo Dodaj iz obstoječih vrst vsebine spletnega mesta pod vrsto vsebine dokumenta.

Na strani Dodaj vrste vsebine izberite Povezava do dokumenta pod poljem Razpoložljive vrste vsebine spletnega mesta:.

Kliknite gumb Dodaj na sredini, da dodate izbrano vrsto vsebine v polje Vrste vsebine za dodajanje: na desni.

Kliknite V redu.

Vrnjeni ste nazaj na stran z nastavitvami knjižnice dokumentov.

Zdaj, ko ste dodali povezave kot vrsto vsebine, jo poglejmo v akciji. Zapustite pogled nastavitev knjižnice in se vrnite v knjižnico dokumentov. Če želite to narediti, sledite tem korakom:

Kliknite zavihek Dokument v meniju Orodja za knjižnico na traku.

Kliknite ikono Nov dokument, da prikažete razpoložljive vrste vsebine. Izberite Povezava z dokumentom.

V oknu Nova povezava do dokumenta, ki se prikaže, vnesite ime dokumenta in URL.

Kliknite V redu.

Vrnjeni ste v knjižnico dokumentov.

Viola! Zdaj lahko vidite povezavo na seznamu, kot da bi bil pravi dokument v knjižnici. Ko posodobite izvirno datoteko, bo povezava vedno odprla najnovejšo različico datoteke, s katero je povezana.

Dodajte predlogo Excel v vrsto vsebine SharePoint Online

Želite ustvariti ne samo Wordove dokumente iz svoje knjižnice, ampak tudi Excelove datoteke. Datoteka Excel, ki jo želite uporabiti pri ustvarjanju novih Excelovih datotek, je predloga obrazca za račun, ki ste ga ustvarili. Če želite to doseči, morate najprej dodati predlogo računa kot novo vrsto vsebine v zbirki spletnih mest.

Drugi korak je, da nato v knjižnico dokumentov dodate to novo vrsto vsebine po korakih od 1 do 9 v prejšnjem razdelku, vendar zamenjate povezavo do dokumenta z novo predlogo obrazca Excel.

Če želite predlogo računa dodati kot novo vrsto vsebine v zbirko spletnih mest, sledite tem korakom:

Na nadrejenem spletnem mestu pojdite na Dejanja mesta→ Nastavitve mesta.

V razdelku Galerije kliknite Vrste vsebine spletnega mesta in kliknite Ustvari.

Poimenujte ga (predloga računa), po potrebi vnesite opis in izberite Vrsta vsebine dokumenta pod Izberi nadrejeno vrsto vsebine.

V razdelku Nadrejena vrsta vsebine izberite Dokument in izberite eno od obstoječih skupin ali ustvarite novo skupino za vašo novo vrsto vsebine in kliknite V redu.

V razdelku Nastavitve kliknite Napredno, izberite Naloži novo predlogo dokumenta, poiščite svojo predlogo in nato kliknite V redu.

Vaša nova predloga se zdaj prikaže kot možnost, ko ustvarite nove dokumente v knjižnici dokumentov.