Vrste polj in uporaba v zbirkah podatkov Access 2019

Ne pozabite, da je polje v Accessu 2019, kjer živijo vaši podatki. Vsako polje vsebuje en podatek, na primer priimek ali povprečje udarca. Ker je na svetu toliko različnih vrst informacij, Access ponuja različne vrste polj za njihovo shranjevanje . Pravzaprav vam Access daje na voljo naslednje vrste polj:

• Kratko besedilo
• Dolgo besedilo
• Številka
• valuta
• AutoNumber (ta vrsta podatkov se privzeto uporablja za polje začetnega ID-ja v kateri koli novi tabeli)
• Datum čas
• da/ne
• Iskanje in razmerje
• Obogateno besedilo
• Priponka
• Hiperpovezava
• Objekt OLE
• Izračunano
• Čarovnik za iskanje

Pravkar navedene vrste so tiste, ki so na voljo za polja, ki jih ustvarite poleg tega prvega polja – tiste, ki bodo vsebovale vaše podatke.

Za zdaj je dovolj, da povemo, da je prej omenjeno polje AutoNumber polje, ki vsebuje samodejno ustvarjeno številko, tako da je vsak zapis edinstven v tem, da ima edinstveno AutoNumber ali ID.

Za zdaj ne skrbite, da bi ugotovili, kaj je posamezna vrsta polj ali kaj počne na podlagi svojega imena – v kratkem bom pregledal vsako od njih. Kot lahko vidite, pa seznam zajema skoraj vse vrste podatkov, ki si jih lahko zamislite. In ne pozabite, da je vsako od njih mogoče obširno prilagoditi, kar ima za posledico polja, ki natančno ustrezajo vašim potrebam.

Prihajajoči označeni seznam predstavlja razpoložljive vrste polj in način njihove uporabe. Izvedeli boste tudi nekaj o tem, kako jih lahko prilagodite svojim posebnim potrebam:

• Kratko besedilo: shrani do 255 znakov besedila – črke, številke, ločila in vse kombinacije le-teh.
• Dolgo besedilo: To nadomesti vrsto polja Memo, ki ga najdemo v različicah 2010 in prejšnjih. Polje za dolgo besedilo vsebuje do 64.000 znakov informacij – to je skoraj 18 strani besedila. To je res veliko besedilno polje. Odličen je za splošne opombe, podrobne opise in vse ostalo, kar zahteva veliko prostora.

Številke v besedilnem polju niso številke za izračun; so le kup številk, ki visijo skupaj na polju. Bodite previdni na to dejstvo, ko načrtujete tabele v svoji zbirki podatkov – ne želite vnesti, recimo, vrednosti, ki jo nameravate uporabiti v polju za izračunavanje, ali izluščiti kakšne druge vrste informacij iz poročila in imeti to vrednost shranjena kot besedilo, zaradi česar je neuporabna kot številka. Če so podatki številčni, jih tako shranite.

Besedilna polja imajo eno nastavitev, ki jo morate vedeti: velikost. Ko ustvarite besedilno polje, želi Access vedeti, koliko znakov vsebuje polje. To je velikost polja . Če ustvarite polje z imenom First Name in naredite njegovo velikost 6, se Joseph prilega polju, ne pa Jennifer. Ta omejitev je lahko težava. Dobro splošno pravilo je, da je polje nekoliko večje, kot mislite, da ga potrebujete. Polje je enostavno narediti še večje na neki kasnejši točki, če je potrebno, vendar je potencialno nevarno, če ga zmanjšate.

• Številka: vsebuje resnične, zanesljive številke. Svojo pot do slave in bogastva lahko seštevate, odštevate in izračunavate s številskimi polji. Če pa delate z dolarji in centi (ali funti in pensi), namesto tega uporabite polje Valuta.
• Valuta: spremlja denar, cene, zneske računov itd. V Accessovi bazi podatkov se denar tukaj ustavi. V tem primeru veljajo tudi lira, marka in jen. Če ste razpoloženi za kakšno drugo vrsto številk, si oglejte polje Številka.
• Datum/čas: shrani čas, datum ali kombinacijo obeh, odvisno od oblike zapisa, ki ga uporabljate. Uporabite polje Datum/čas, da spremljate, kdaj ste živeli. Precej vsestranski, kajne?
• Da/Ne: drži Da/Ne, True/False in On/Off, odvisno od formata, ki ga izberete. Ko potrebujete preprost da ali ne, je to polje za uporabo.
• Iskanje in razmerje: če želite, da polje znotraj ene tabele dejansko prikazuje vsebino iz polja v drugi tabeli, izberite to kot vrsto polja. Takoj, ko izberete to vrsto polja, se odpre preprost čarovnik za iskanje, s katerim izberete tabelo in polje za iskanje po tem novem polju v vaši tabeli.
• Obogateno besedilo: Ali morate vsebino določenega polja oblikovati ravno tako? Izberite to vrsto polja in oblikovanje, uporabljeno za podatke v polju (z uporabo orodij za oblikovanje besedila na zavihku Domov), bo prikazano na zaslonu in v poročilih.
• Predmet OLE: s tipom podatkov OLE Object lahko povežete ali vdelate predmet – kot je Excelov delovni list ali Wordov dokument – ​​v Accessovo tabelo.
• Priloga: uporabite to vrsto polja, da zapisu priložite datoteke – Wordove dokumente, Excelove delovne liste, PowerPointove predstavitve ali katero koli drugo vrsto datoteke, vključno z grafiko (mogoče fotografijo prostovoljca, izdelka ali lokacije?).
• Hiperpovezava: zahvaljujoč tej vrsti polja Access razume in shrani poseben jezik povezav, zaradi katerega je internet tako močno mesto. Če uporabljate Access v omrežju vašega podjetja ali obsežno uporabljate internet, je ta vrsta polja za vas.
• Izračunano: uporabite to vrsto polja, če želite zadevno polje izpolniti z rezultatom formule, ki uporablja eno ali več drugih polj v isti tabeli. Na primer, v tabeli, ki vsebuje seznam vaših izdelkov, lahko druga polja vključujejo Cena in Popust. Če želite imeti tudi polje, ki izračuna novo ceno (cena, zmanjšana za popust), bi to naredili kot polje Izračunano. Ko to izberete kot vrsto polja, uporabite podmeni za izbiro vrste podatkov, ki bodo hranili rezultat, nato pa se prikaže pogovorno okno Expression Builder, prek katerega nastavite formulo.

Da bi vam pomagali začeti razmišljati o svoji zbirki podatkov in svojih podatkih ter si začeli predstavljati polja, ki bi jih lahko uporabili za nekatere običajne vrste podatkov, ta tabela predstavlja razčlenitev vrst polj in načinov, kako jih lahko uporabite.

Skupna polja za vsakodnevne mize

Vse vrste polj, navedene kot vzorci v tej tabeli, so v resnici besedilna polja, tudi tista za telefonske številke. To je zato, ker Access vidi njihovo vsebino kot besedilo in ne kot številko, ki bi jo lahko uporabili pri izračunu. (Oglejte si naslednjo tabelo za poimenovanje polj brez št.)

Prepovedani simboli

Seveda druga vrsta polja (navedena v stolpcu Vrsta) ni niti polje za kratko besedilo niti za dolgo besedilo – vidite tudi polje hiperpovezava. Ta vrsta podatkov se šteje tudi za besedilo, vendar tip podatkov Hyperlink shranjuje URL-je kot URL-je – ne le kot niz besedila in ločil.

Če vas vse to besedilo in številke zmede, ne pozabite, da računalniki mislijo, da obstaja razlika med številko (ki bi jo uporabili pri izračunu) in nizom števk, kot so števke, ki sestavljajo telefonsko številko. Ko gre za različne vrste besedilnih polj, je vprašanje, koliko besedila bo shranjenega v polju in ali potrebuje posebno oblikovanje, da bo pravilno delovalo v bazi podatkov.