Vodenje evidenc z Outlook 2007 Journal

Časopis v Outlooku 2007 je lahko zelo koristen, ne glede na to, ali ga uporabljate redno ali redko. Ni se vam treba omejiti na snemanje dokumentov ali Outlookovih predmetov. Spremljate lahko pogovore, povpraševanje strank ali katero koli drugo transakcijo, pri kateri je kronologija pomembna. Če nastavite Dnevnik za samodejne vnose, ga lahko prezrete, dokler ne boste morali videti, kaj je zabeleženo. Prav tako lahko igrate kapitana zvezdne ladje in posnamete vse, kar počnete.

Včasih, ko želite najti dokument ali zapis pogovora, se ne spomnite, kako ste dokument imenovali ali kje ste ga shranili, vendar se spomnite, kdaj ste ustvarili ali prejeli predmet. V tem primeru lahko obiščete Dnevnik in preverite datum, ko se spomnite, da ste obravnavali predmet, in poiščete, kar morate vedeti.

Izdelava vnosov v dnevnik brez početja

Kateri je najlažji način za vpis v Dnevnik? Delati nič. Ko je dnevnik vklopljen, samodejno zabeleži kateri koli dokument, ki ga ustvarite, uredite ali natisnete v kateri koli aplikaciji Microsoft Office. Časopis tudi samodejno spremlja e-poštna sporočila, zahteve in odgovore na srečanja ter zahteve in odgovore na opravila.

Obstaja zank: Outlooku morate povedati, da želite vklopiti samodejno snemanje dnevnika. (Dobro, da ste se morali nekaj storiti.) Na srečo, če še niste aktivirali avtomatsko funkcijo snemanja Journal je, Outlook vas vpraša, ali želite vklopiti funkcijo za vsakič, ko kliknete ikono Journal.

Če želite vklopiti funkcijo samodejnega snemanja dnevnika, sledite tem korakom:

1. Izberite Orodja –> Možnosti.

Prikaže se pogovorno okno Možnosti.

2. Kliknite gumb Možnosti dnevnika.

Prikaže se pogovorno okno Možnosti dnevnika, ki ponuja potrditvena polja za vse vrste dejavnosti, ki jih lahko posnamete samodejno – in imena vseh ljudi, za katere lahko samodejno beležite transakcije, kot je e-pošta.

3. Kliknite potrditveno polje za elemente in datoteke, ki jih želite samodejno posneti, in za stike, o katerih želite, da se zabeležijo podatki.

Seznam oseb v polju Za te stike je enak seznamu oseb na vašem seznamu stikov.

Ko dodate imena na seznam stikov v modulu Stiki, ta imena niso nastavljena za samodejno beleženje v Dnevnik. Če želite, da jih Dnevnik spremlja, lahko to poveste na dva načina:

• Preverite imena v pogovornem oknu Možnosti dnevnika.

• Odprite zapis stika, kliknite zavihek Dnevnik in označite Samodejno beleži vnose v dnevnik za te stike.

4. Kliknite V redu.

Dnevnik takoj začne samodejno beležiti elemente in datoteke, ki ste jih izbrali za stike, ki ste jih poimenovali.

Ročno snemanje Outlookovega elementa v Dnevnik

Če ne želite obremenjevati svojega dnevnika s samodejnim snemanjem vsega, lahko izbrane elemente vnesete ročno – samo jih povlecite na ikono Dnevnika. Na primer, morda ne boste želeli beležiti vsake transakcije s potencialno stranko, dokler niste prepričani, da s to stranko poslujete. Ustrezna e-poštna sporočila lahko povlečete v Dnevnik in obdržite evidenco resnih poizvedb. Ko dejansko začnete poslovati z novo stranko, lahko nastavite samodejno snemanje.

Če želite ročno zabeležiti elemente v dnevnik, sledite tem korakom:

1. Izberite Pojdi –> Seznam map (ali pritisnite Ctrl+6).

Seznam map, ki vključuje majhno ikono za dnevnik, se prikaže v zgornji polovici podokna za krmarjenje.

2. Povlecite element, ki ga želite posneti (na primer e-poštno sporočilo), na ikono Dnevnika na seznamu map.

Prikaže se obrazec za vnos v dnevnik. Na dnu obrazca vidite ikono, ki predstavlja element, ki ga snemate, skupaj z imenom predmeta.

3. Izpolnite podatke, ki jih želite zapisati.

Nič vam ni treba snemati. Besedilno polje na dnu zaslona vam daje prostor za beleženje, če ga želite uporabiti.

4. Kliknite Shrani in zapri.

Postavka, ki ste jo zabeležili, se vnese v Dnevnik.