Uvozite novo taksonomijo po meri v SharePoint Online Term Store

Kot sistem za upravljanje vsebine SharePoint Online ponuja odlične zmožnosti upravljanja metapodatkov, ki so že pripravljene prek trgovine Term Store. Če vaša organizacija uporablja taksonomijo za organiziranje podatkov, lahko preprosto uporabite tisto, kar imate, tako da uvozite svojo taksonomijo po meri v Shrambo izrazov.

Če ste majhno podjetje, bi uporaba taksonomije za označevanje vsebine lahko pomenila boljše upravljanje tega, kako so stvari opisane v vašem podjetju, pa tudi pomaga pri izgradnji družbenega tkiva ali vaše organizacije.

Recimo, da od uporabnikov SharePointa zahtevate, da vnesejo določene informacije o datotekah, ki jih naložijo v knjižnico dokumentov. Za vsako datoteko morajo vnesti naslov, avtorja, poslovno enoto, občinstvo in temo. Taksonomijo lahko izkoristite tako, da lahko uporabnik, ko vnese metapodatke v polje Ciljna skupina, izbira med ključnimi besedami, ki so že v shrambi izrazov, na primer Interno ali Zunanje.

Če uporabnik izbere Interno, se prikažejo dodatne možnosti, med katerimi lahko izbira, odvisno od tega, ali je interno občinstvo namenjeno vodilnim ali vodstvenim delavcem. Pod Zadeva lahko uporabniki izbirajo med ključnimi besedami, kot so kadrovski, pravni ali IT. Uporabnikom lahko tudi dovolite, da vnesejo svoje ključne besede za opis teme.

Ko vidite, da se pojavlja vzorec pogosto uporabljenih ključnih besed, vam lahko kot skrbniku SharePoint Online signalizira, da te ključne besede premaknete v nabor glavnih izrazov. Ne samo to, ampak lahko vašo organizacijo spodbudi, da začne razmišljati o ustvarjanju novega imena za izdelek glede na to, katere besede ga najbolje opisujejo vašim ljudem in kaj jim te besede pomenijo.

Za uvoz taksonomije po meri v Shrambo izrazov sledite tem korakom:

V levem podoknu za krmarjenje v skrbniškem centru SharePoint Online kliknite Shramba izrazov.

Prepričajte se, da je vaše ime navedeno pod Skrbniki trgovin s termini.

V razdelku Vzorčni uvoz v desnem podoknu kliknite Ogled datoteke za uvoz vzorca.

Prenesite datoteko z vejicami ločenimi vrednostmi (.csv) in jo uredite v Excelu, da bo ustrezala vaši taksonomiji.

V Excelu razporedite izraze v hierarhije do sedem ravni globoko.

Shranite datoteko v izvirni obliki .csv.

Nazaj v shrambo izrazov iz skrbniškega centra SharePoint Online se pomaknite nad skupino, kamor želite naložiti nabor izrazov, in nato kliknite puščico, ki se prikaže na desni, da prikažete dodatne ukaze.

Izberite Uvozi nov nabor izrazov.

V oknu za uvoz nabora izrazov kliknite Prebrskaj.

Pomaknite se do datoteke .csv, ki ste jo shranili v 5. koraku, izberite datoteko in kliknite Odpri.

Vrnjeni ste nazaj v okno za uvoz nabora terminov.

Kliknite V redu.

Vrnjeni ste nazaj na portal SharePoint Online Administration Center, kjer boste videli nabor izrazov, ki ste ga pravkar uvozili, naveden pod skupino, ki ste jo izbrali v 6. koraku.