Ustvarjanje izračunanega polja z Access 2007

Izračunano polje je podatke iz drugega področja v Microsoft Access 2007 zbirko podatkov in opravi nekaj aritmetična da bi prišli do novih informacij. Dejansko lahko izračunano polje vzame podatke iz več kot enega polja in združi informacije, da ustvari popolnoma novo polje, če je to tisto, kar želite. Izvajate lahko preprosto aritmetiko, kot sta seštevanje in množenje, ali pa uporabite vgrajene funkcije Accessa, kot sta vsota in povprečje (povprečje), za težje izračune.

Prvi korak pri ustvarjanju izračunanega polja (znanega tudi kot izraz Accessa) v poizvedbo je vključitev tabel, ki vsebujejo polja, ki jih potrebujete za izračun. Access ne more izvleči številk iz zraka za izračun, zato se morate prepričati, da so polja, ki vsebujejo številke, prisotna v vaši poizvedbi.

Access uporablja posebno sintakso za gradnjo izračunanih polj. Izračunano polje ustvarite tako:

1. Kliknite prazen stolpec v vrstici Polje v mreži poizvedbe.

Stari dobri kazalec bo utripal v vrstici. Access postavi rezultate izračuna v isti položaj mreže kot sam izračun, tako da če se izračun nahaja v tretjem stolpcu vaše mreže poizvedbe, bodo rezultati izračuna tudi v tretjem stolpcu.

2. Vnesite ime za vaš izračun, ki mu sledi dvopičje (:).

Dostop se bo od zdaj naprej nanašal na ta izračun s tem, kar vnesete pred dvopičjem. Naj bo kratka in prijazna, na primer znesek ali davek, da se bo kasneje lažje sklicevati nanjo. Če izračunu ne poimenujete, bo Access kot ime postavil generični Expr (ki mu sledi številka). Nekako se mora imenovati, zakaj torej ne Expr1 ali Expr2, kajne?

3. Vnesite svoj izračun in po potrebi nadomestite imena polj z dejanskimi številkami.

V izračunih vam ni treba uporabljati izključno imen polj. Formule lahko vnesete tudi s številkami, kot je ta:

Davek: količina * Cena na enoto * .06

Če ime polja vsebuje več kot eno besedo, ga postavite v oglate oklepaje. Access vse drugo, kar najde v izračunu, obravnava kot konstanto (kar je matematični žargon, saj je to, kar je in se nikoli ne spremeni ). Če ime polja ne vsebuje presledkov, bo Access po vnosu imena polja namesto vas vstavil oglate oklepaje. Zato morate vedno uporabljati enobesedna imena polj – tako da vam ni treba vnašati teh prekletih oglatih oklepajev.

Pri ustvarjanju formul upoštevajte te splošne smernice:

• V formulo morate ročno vnesti imena polj in konstante. Ne morete kar povleči in spustiti stvari s seznama tabel.

• Ne skrbite, če vaš izračun preseže rob polja Polje. Access si še vedno zapomni vse, tudi če se ne prikaže na zaslonu.

• Če želite razširiti stolpec poizvedbe, usmerite kazalec miške na črto na desni strani tanke vrstice nad vnosom za izračun. Ko ga postavite tik nad črto, se kazalec spremeni v črto z vodoravno puščico skozi njo. Ko se to zgodi, kliknite in povlecite miško v desno. Ko to počnete, se stolpec širi glede na vaše gibanje. Če želite širino prilagoditi na pravo velikost, postavite miško tako, da velikost stolpca ustreza zgoraj opisanemu, nato dvokliknite!

• Če je izračun res, res, zelo dolg, pritisnite Shift+F2, medtem ko je kazalec nekje na izračunu.

• S tem se odpre pogovorno okno Zoom, tako da lahko preprosto vidite in urejate vse v pojavnem oknu.

Ko zaženete poizvedbo, ki vsebuje izračun, Access

• Ustvari podatkovni list, ki prikazuje polja, ki ste jih navedli

• Za vsako izračunano polje doda nov stolpec