Ustvarjanje in upravljanje opravil v Outlooku

V oknu Opravila v Outlooku lahko vidite, kaj morate storiti, kdaj morate to storiti in ali bi to morali storiti že pred časom. Na seznamu okna Naloge roki jasno kažejo, kako pametno se razbija bič in kako blizu ste izpolnjevanju ali zamudi rokov. Med opravili, ki jih dokončate, se prikaže siva črta. Zamujena opravila so prikazana rdeče.

Vnos opravila v okno Opravila

Outlook ponuja dva načina za vnos opravila v okno Opravila:

Hiter način: sledite tem korakom, da hitro vnesete opravilo:

1. Kliknite na vrhu okna, kjer piše »Kliknite tukaj, če želite dodati novo opravilo«.

2. Vnesite nekaj besed, da opišete nalogo.

3. Vnesite datum zapadlosti v polje Rok.

Če želite vnesti datum, ga vnesite sami ali odprite spustni koledar in tam izberite datum.

Počasnejši, a temeljit način: če želite nalogo pravilno nastaviti, sledite tem korakom:

1. Kliknite gumb Novo, pritisnite Ctrl+N ali izberite Dejanje –> Novo opravilo.

Vidite obrazec za opravilo. Ta obrazec vsebuje mesta, kamor lahko vnesete vse vrste informacij o vaši nalogi.

2. V obrazcu Naloga opišite nalogo.

3. Vnesite datum začetka in zapadlosti.

4. Opišite status naloge.

5. Dajte prednost nalogi.

6. Zapišite si zapiske o nalogi.

7. Ko končate z opisom opravila, kliknite gumb Shrani in zapri.

S klikom na gumb Ponavljanje v obrazcu za opravilo lahko vnesete nalogo, ki se vedno znova ponavlja. V pogovornem oknu Ponavljanje opravila opišite, kako pogosto se opravilo ponavlja. Outlook označuje ponavljajoča se opravila v oknu opravil z nenavadno ikono. Izgleda kot odložišče, na katerega je prilepljen kos toaletnega papirja.

Uporabite zavihek Podrobnosti v obrazcu za opravilo, da spremljate ure, ki jih delate na projektu, podjetja, v katerih delate, in koliko milj v svojem delu naberete.

Obravnavanje in upravljanje nalog

Ko pride čas za upravljanje nalog v oknu Opravila, bi morali biti strogi vodja opravil. Tukaj je nekaj nasvetov za ravnanje in upravljanje nalog:

• Označevanje opravila kot dokončanega: kliknite potrditveno polje poleg imena opravila v oknu Opravilo. Outlook potegne črto skozi dokončana opravila.

• Brisanje opravila: izberite opravilo in kliknite gumb Izbriši ali pritisnite Ctrl+D.

• Urejanje opravila: dvokliknite opravilo v oknu opravila, da odprete obrazec za opravilo in tam spremenite podrobnosti.

Outlook ponuja številne tehnike za iskanje opravil v prenatrpanem oknu opravil:

• Spreminjanje pogledov v oknu opravil: odprite spustni meni Trenutni pogled in izberite pogled, ki lahko najverjetneje prikaže opravilo, ki ga iščete.

• Kategorizirajte opravila: dodelite opravila kategorijam in izberite Po kategoriji v spustnem meniju Trenutni pogled, da razporedite opravila po kategorijah.

• Uporabite ukaz Najdi: če pride do najslabšega, se lahko vedno zatečete k ukazu Najdi, da poiščete zablodeno opravilo.