Ustvarjanje enotnega seznama poslovnih stikov v Outlooku 2003

Baza poslovnih stikov se vedno spreminja, vendar lahko Outlook 2003 pomaga vzdrževati red. Ne glede na to, ali gre za stranke ali dobavitelje, ljudje prihajajo in odhajajo, telefonske številke se spreminjajo, ljudje napredujejo itd. Posodabljanje seznama stikov je izziv, ki se stopnjuje, ko upoštevate lokacijo. Pogosto je seznam razdeljen na obračunski sistem, nabavni oddelek in različne arhive vsakega prodajalca (Rolodex, žepni računalniki in celo vizitka, pozabljena v zgornjem predalu). Brez posodobljene baze podatkov ne morete dobro komunicirati s svojimi strankami.

Tukaj je nekaj možnih rešitev te težave:

• Uporabite svoj seznam stikov kot bazo podatkov o strankah in dobaviteljih. Posodobite vse informacije, ko jih prejmete, ko delate sami.

• Uporabite seznam stikov ene osebe kot seznam podjetij. Naj bo to pravilo podjetja: vse nove posodobitve, ki jih kdo prejme (kot so vizitka, telefonski klic z novimi informacijami ali e-pošta), gredo eni osrednji osebi za posodabljanje baze podatkov.

• Ustvarite javni seznam na strežniku Exchange in izberite osebo, ki bo skrbnik seznama. Uporabite lahko Business Contact Manager različice 2.0, ki je brezplačen dodatek za Outlook v izdajah Office Professional in Small Business. Poslovne stike in račune lahko delite kot en seznam z ostalimi v podjetju.

Takoj morate posodobiti spremembe naslova in dodati nove kontaktne podatke. Prva možnost je dobra, če delate sami. Druga možnost deluje, če nimate na voljo strežnika Exchange ali ne uporabljate upravitelja poslovnih stikov različice 2.0. Najboljša možnost je tretja, saj je seznam stikov na voljo celotni ekipi kadarkoli in kjer koli z dostopom do Outlooka. Nove stike preprosto vnesete v svoj seznam stikov, jih shranite in nato kot vCard pošljete skrbniku seznama stikov, kot sledi:

1. Odprite shranjeni stik.

2. Izberite Dejanja, Posreduj kot vCard.

Odpre se novo e-pošto s priloženo vCard.

3. Pošljite ga ohranjevalniku seznama stikov.

Skrbnik seznama stikov prejme e-pošto in lahko preprosto povleče in spusti vCard iz e-pošte na seznam stikov.

Če na ta način dodate stik, se samodejno zabeleži datum, ko je bil kontakt ustvarjen (z uporabo imena polja Ustvarjeno) in ohrani datum zadnje spremembe (z uporabo polja Spremenjeno). Pogled stikov lahko prilagodite tako, da vključuje polji Ustvarjeno in Spremenjeno, če želite spremljati te podatke.

Podatke za stik boste verjetno prejeli iz več virov, kot so notranji prodajni sistem, vsak prodajalec ali vodstvena ekipa. Povezovanje stika z osebo, ki ga je ustvarila, olajša sledenje.

Za sledenje tem informacijam lahko uporabite kategorije:

1. Ustvarite novo kategorijo za vsakega člana prodajne ekipe.

2. Vstavite nov stik na seznam.

3. Ko je kontakt odprt, kliknite gumb Kategorije.

Prikaže se pogovorno okno Kategorije.

4. Izberite kategorijo Ime pošiljatelja in shranite stik.

Stik je povezan z njegovim izvorom.