Ustvarjanje e-poštnega sporočila v Outlooku

V mnogih pogledih je elektronska pošta boljša od navadne papirne pošte (zaljubljenem ljubiteljem e-pošte je znana tudi kot polževa pošta ). E-pošta se dostavi veliko hitreje kot papirna pošta – skoraj v trenutku. (Hitra dostava je res priročna za rojstnodnevna voščila v zadnjem trenutku, če ste nagnjeni, da občasno zamudite pomemben datum.) E-pošta je tudi neverjetno poceni; pravzaprav je večino časa brezplačno.

Hiter in umazan način ustvarjanja sporočila

Ustvarjanje novega sporočila je noro enostavno. Verjetno lahko to ugotovite brez pomoči, vendar je tukaj namig: zaženite Outlook, kliknite gumb Novo, vnesite naslov v polje Za, zadevo v polje Zadeva, sporočilo v polju za sporočilo in kliknite Pošlji. (Tega si uspel, kajne? Je bilo to enostavno ali kaj?)

Počasen in popoln način ustvarjanja sporočila

Morda boste raje imeli bolj podroben pristop k ustvarjanju e-poštnega sporočila. Če imate jen za elegantno e-pošto – še posebej, če želite izkoristiti vse prednosti, ki jih Outlook lahko doda vašemu sporočilu – sledite tem korakom:

1. Kliknite gumb Pošta v podoknu za krmarjenje (ali pritisnite Ctrl+1).

Prikaže se E-poštni predal.

2. Izberite Datoteka—>Novo—>Poštno sporočilo (ali pritisnite Ctrl+N).

Prikaže se obrazec za novo sporočilo.

3. Kliknite besedilno polje Za in vnesite e-poštni naslov osebe, ki ji pošiljate svoje sporočilo.

Lahko tudi kliknete sam gumb Za, v imeniku poiščete ime osebe, ki ji pošiljate sporočilo, in nato kliknete V redu.

4. Kliknite besedilno polje Kp in vnesite e-poštne naslove oseb, ki jim želite poslati kopijo svojega sporočila.

Če pošiljate sporočila več osebam, ločite njihove naslove; lahko uporabite vejice ali podpičje.

5. V polje Zadeva vnesite zadevo sporočila.

Vaša tema je lahko precej dolga, vendar naj bo kratka. Hitra, ustrezna vrstica z zadevo povzroči, da nekdo želi prebrati vaše sporočilo; dolga ali čudna vrstica teme ne. (No, nikoli ne veš s čudno zadevo – vendar ne pošiljaj čudne e-pošte v pisarno, razen če to počnejo vsi.)

6. V besedilno polje vnesite besedilo svojega sporočila.

Če uporabljate Microsoft Word kot urejevalnik besedil, lahko Outlook nastavite tudi tako, da uporablja Word kot urejevalnik e-pošte. Vključite lahko oblikovanje, grafiko, tabele in vse trike, ki so na voljo v Wordu, da bo vaša e-pošta bolj privlačna.

Ko uporabljate Word kot urejevalnik e-pošte, ne naredite nič drugače – v Outlookovem obrazcu za e-pošto vidite le orodne vrstice Word, ko ustvarjate e-pošto. Za dodajanje oblikovanja svojemu e-pošti lahko uporabite vsa orodja, ki jih vidite. Če ste popolnoma doma z Microsoft Wordom, lahko preprosto ustvarite sporočila v Wordu in jih pošljete takoj, ne da bi odprli Outlook. Preprosto vnesite sporočilo v Word tako, da izberete Datoteka—>Pošlji—>Prejemnik pošte, vnesite naslov in zadevo ter kliknite Pošlji.

Bodite previdni, kako oblikujete e-pošto za pošiljanje ljudem v internetu. Vsi e-poštni sistemi ne morejo obdelovati grafike ali oblikovanega besedila, na primer krepke ali ležeče črke, zato lahko mojstrovina dopisne umetnosti, ki jo pošljete svoji stranki na internetu, pride kot neumnost. Če ne veste, kaj ima druga oseba na svojem računalniku, pojdite na grafiko. Ko pošiljate e-pošto svojim kolegom v isti pisarni ali če ste prepričani, da ima oseba, ki ji pošiljate, tudi Outlook, bi morali oblikovanje in grafika videti v redu.

7. Kliknite gumb Pošlji.

Vaša pošta je poslana v mapo V pošiljanju. Če ste v pisarniškem omrežju, vaša pošta samodejno preide iz mape V pošiljanju v mapo Prejeto osebe, ki ji pošiljate sporočilo. Če uporabljate spletno storitev, kot je MSN ali CompuServe, pritisnite F5, da pošljete e-poštno sporočilo.